Truth, Right Here, Right Now..

加入北外 SIFE 团队了，开了一次会。议定了 grant 申请的一个项目。

在项目的目标之外，我的额外目标是，用现代科技协助这个团队进行有效的沟通，发现问题，并找出更有效的方式。简单说，就是数字化团队交流。

目前我所了解的组织情况:

决策流程:

多数决策制定是通过线下会议。线下会议由短信召集，不定期，大多是针对具体问题。会议人员出席率一直较高，但并不是每次都人员齐备。无定期的状态发布会或例会。没有会议记录，没有固定日程，机动性大。

数字化状况:

成员都有手机，可上网，有邮箱，熟悉日常网络应用。之前，大家的线上交流解决方案是 QQ 群加一个不为外人道的邪门关键字的百度贴吧。没有过线上会议。大部分成员使用 Windows 系统，通过 web 界面使用邮箱。

组织状况:

组织比较松散，成员相对固定，之前有成员中途由于联系不畅而无法继续参与的个例。我现在基本不了解其财务信息。

做了一点分析，目前发现的问题:

1.人员到齐率直接决定了会议的有效性和质量，而这一点无法完全保证。包括一种特殊情况，个人可能无法

2.会议记录的缺乏使缺席人员只能通过他人口述获取信息，失真可能性大。甚至需要从几个人口中/短信获取全部信息，效率会降低。

3.无例会／日程无法使成员感受项目进度，参与感降低。

4.线上交流不畅。QQ 群常出现严重的信息丢失，百度贴吧无保密性，且易被 spam。

5.一个不太明确的感觉是，是会议效率并不高。

针对问题的解决思路:

1.出席率仅仅对线下会议有影响，可以考虑使用线上交流替代一些，个人作息时差不影响线上交流。当然，大决策或者需要 brainstorm 的场合有必要进行线下会议。

2.线上会议更容易有会议记录。线下会议可以回头再总结要点，不必专人记录。

3.召开例会或者安排日程并不现实，何况机动性很高，可以考虑定期的状况通报短信。当然，在网上建立日常交流机制是更高效廉价的解决方法。

4.寻找使用一种新形式进行日常线上交流。基本要求: 稳定，保密性相对较高。

5.由于仅仅参加了一次会议，这仅仅是个人一个模糊的感觉。或许写下来的东西更有条理? 如果这个符合我个人体验的假设普遍成立，那么日常在线上进行文字交流会大大提高效率。

其他需要考量的因素:

1.大部分成员并不是电脑专业人士，也不希望为之学习太多专业知识。对线上交流方式的要求:技术门槛低。且多数成员反映并不愿意使用专门软件进行交流。

2.除我以外，没有人有线上会议的经历。对网络会议的陌生会导致各种技术和态度上的问题出现。

3.我是 Linux 用户，线上交流必须跨平台进行。

4.由于资源紧张，团队目前没有网络服务器资源和相关支持，更没有资金购买软件。

综上所述，解决方案是建立一套日常交流的线上平台和一套网络会议平台。

最终解决方案(暂定):

日常交流平台

在考察了 Microsoft OneNote / Novell GroupWise / 腾讯商务QQ / eGroupWare / Google Group / 网上论坛 / 邮件列表 / WikiPad 等几种线上合作系统之后，发现符合众多标准的只有 邮件列表 和 Google Group。由于我国网络环境的限制，google 及相关服务常常无法访问，选定邮件列表作为日常交流平台。它符合所有提到的标准－免费，技术门槛低，无须复杂操作，跨平台，有详细交流记录存档。最大的障碍来自于学校硬件－－网络稳定性极差，附加原因包含校内打印场所的病毒猖獗。

网络会议平台

使用习惯和是进行网络会议的阻力之一。我倾向于使用 IRC 作为网络会议平台，但对其他成员似乎有些难度。如果有必要进行线上会议则可以先使用 QQ 群。而更大的阻力来自于组织内部的会议习惯，成员未必希望将会议转为线上召开。可以提议作尝试，根据反馈再做决定。

对我来说，目前任务是:

1.通过测试和搜索，找到一个稳定的，免费的邮件列表服务提供商。建立日常交流用邮件列表。

2.继续寻找稳定易用跨平台的网络会议系统。

3.观察线上交流状况，倾听反馈，及时发现问题。


Ps.没有跟女服务员有效的沟通，我们一个劲说很热，她的回应是"我已经把空调调到最高。。。（沉默）" $^%#$@$#
同样的对话发生了3次。不是我败坏她，我真的觉得她在搜索高的反义词。。。。。。

So, it's time 4 everything, dude.