Welcome to VIETNEED GROUP

Những công việc mà hai bộ phận này thực hiện không khác nhau lắm, và người ta có thể nghĩ rằng những nhân viên làm việc tại hai bộ phận này hẳn phải giữ được một mức độ tôn trọng và tin cậy lẫn nhau nào đó. Nhưng thực tế thì không hẳn như vậy. Cả hai bên chưa bao giờ tìm cách để làm thân với nhau.
Gần đây, tôi có tham gia một số buổi họp giữa hai bộ phận PR và marketing của công ty và vô cùng ngạc nhiên khi thấy họ thiếu tinh thần hợp tác với nhau. Người ta có thể dễ dàng cho rằng những khác biệt về tính cách khiến họ khó có thể làm việc với nhau. Còn tôi, tôi lại tin rằng về bản chất hai công việc này có một cái gì đó khó tương hợp với nhau. Có lẽ đã đến lúc chúng ta cần quan tâm đến điều này và tìm một giải pháp cho vấn đề.

Theo tôi, quảng cáo và PR có điểm giống nhau nhưng cũng có mặt khác nhau. Đây không phải là quan điểm phổ biến nhưng tôi tin rằng nó cần được xem xét nghiêm túc trong thời đại tốc độ và chuyên môn hóa này.

Trước tiên, tôi phải thừa nhận rằng những người lãnh đạo hai bộ phận này đều là những người có năng lực xứng đáng. Họ có khả năng truyền thông và thuyết phục tuyệt vời.

Trong thế kỷ vừa qua, bộ phận PR tập trung phần lớn nỗ lực nhằm tìm cách gây ảnh hưởng tới báo chí và thực hiện các hoạt động quảng bá hấp dẫn. Edward Bernays đã trở thành ông tổ của ngành PR hiện đại khi ông tổ chức một chiến dịch quảng cáo bài bản cho chuyến lưu diễn tại Mỹ của công ty vũ công ba lê Nga nổi tiếng Ballet Russes vào năm 1915, và quảng bá thành công cho các thương hiệu hàng đầu như General Motors và Procter & Gamble.

Tuy nhiên, ngành quảng cáo thì không có người khai sinh ra. John Powers được xem là siêu sao viết quảng cáo đầu tiên vào năm 1880 khi ông được thuê viết quảng cáo cho John Wanamaker, một trong những nhà doanh nghiệp đầu tiên sáng lập ra ngành kinh doanh bán lẻ quần áo nam giới, và sau đó được xem là "cha đẻ của quảng cáo trung thực". J. Walter Thompson đưa ra khái niệm giám đốc phụ trách khách hàng (quảng cáo) vào năm 1885, và Ernest Elmo Calkins đề xướng vai trò chỉ đạo nghệ thuật (art direction) vào năm 1895.

Những nhân vật xuất chúng trong ngành quảng cáo và PR có rất nhiều điểm giống nhau. Họ đều là những người bán hàng bậc thầy trong thời đại marketing đại chúng lúc bấy giờ, với khả năng tạo ra các thông điệp (message) bằng bất cứ phương tiện cần thiết nào nhằm tạo dấu ấn đối với khách hàng và sau cùng giúp bán được sản phẩm.

Đó cũng là thời đại có sự hợp tác thực sự trong lĩnh vực marketing. Cả hai bên quảng cáo và PR đều có mặt trong các buổi gặp gỡ lớn với khách hàng và cùng nhau giải quyết các vấn đề, thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh và xây dựng mối quan hệ bền vững. Cả hai đều nhận được chỉ đạo rơ ràng từ một nguồn và sử dụng mọi phương tiện có trong tay để cùng nhau giải quyết vấn đề.

Tuy nhiên, từ đó đến nay đã có nhiều thay đổi xảy ra. Công việc kinh doanh ngày càng trở nên phức tạp. Các tổ chức trở nên cồng kềnh hơn. Con người cũng tiến bộ nhanh hơn. Và người tiêu dùng càng có nhiều quyền lựa chọn. Phải chăng tất cả những điều này đòi hỏi cần phải có một nỗ lực thống nhất hơn để đơn giản hóa và cải tiến việc truyền thông trong nội bộ và với bên ngoài?

Tuy nhiên, đối với nhiều công ty thì lại xảy ra điều ngược lại. Tôi đã thấy ngày càng có nhiều cuộc chiến giành ảnh hưởng giữa hai bộ phận PR và quảng cáo trong nội bộ các công ty khi cả hai đều muốn tìm cách tranh giành địa vị và kinh phí. Ngành PR được chia thành hai lĩnh vực lớn: Quảng bá công ty và quảng bá sản phẩm. Đây là hai lĩnh vực rất khác nhau và cần được vận hành riêng biệt. Quảng cáo, vốn là một bộ phận của marketing, thì báo cáo trực tiếp với giám đốc marketing. Trong khi đó, bộ phận PR lại không làm điều này.

Theo tôi, nên tách chức năng PR ra làm đôi, với các chuyên viên phụ trách riêng về quảng bá công ty và quảng bá sản phẩm. Chuyên viên phụ trách quảng bá sản phẩm cần báo cáo trực tiếp với bộ phận marketing. Ý tưởng này đã gây ra tranh cãi và làm nhiều giám đốc marketing và giám đốc điều hành cảm thấy khó chịu. Tuy nhiên, nó đã có hiệu quả rất lớn đối với một số công ty nhỏ và vừa.

Do đó, tôi cho rằng đã đến lúc các công ty khác, đặc biệt là những công ty có kinh phí lớn, nên bắt đầu thử nghiệm xem sao. "Chúng ta cần có cái nhìn mới đối với thực tiễn sinh động và hãy để cho việc tranh luận nảy sinh"
SASA TRAN

Từ những bữa tiệc nhỏ trong gia đình cho đến những yến tiệc lớn đều cần có người đứng ra tiên liệu sẽ cần bao nhiêu thực phẩm, trang trí thế nào, khách mời ra sao,… Công việc của người tổ chức sự kiện cũng như vậy.
Dưới đây là vài lời khuyên cho những bạn muốn thử sức với nghề này:

1. Tận dụng tối đa những khả năng của bạn:

Để có thể thành công trong nghề này bạn chắc chắn phải là người có tính sáng tạo cao, tổ chức tốt, thông minh và có khả năng giao tiếp. Những sự kiện được tổ chức thường ở nơi tập trung đông người, vì vậy bạn phải có kỹ năng lắng nghe để biết khách hàng cần gì mà không được để họ nhắc lại đến hai lần.

2. Lên kế hoạch tổ chức một sự kiện là như thế nào?

Hầu hết các sự kiện đều phải làm theo từng bước cơ bản sau: gửi giấy mời, nhận thư trả lời của khách, lên kế hoạch cho bữa tiệc (thường là hình thức buffet - ăn uống tự chọn), trang trí tiệc và một vài hình thức giải trí (ca nhạc sống). Người tổ chức sự kiện là người biết tập hợp lại tất cả các bước đó theo trình tự cho hợp lý và vừa lòng quan khách.

Một kế hoạch chi tiết bạn cần làm đó là chọn ngày, quyết định mời ai, ngân sách, lên khung chương trình, làm việc với nhà cung cấp dịch vụ (thực phẩm, đồ uống và giải trí) và tìm địa điểm để tổ chức.

3. Tìm kiếm kinh nghiệm:

Cách tốt nhất để học cách tổ chức sự kiện một cách chi tiết đó là tự tổ chức một bữa tiệc nhỏ cho sinh nhật bạn hay những sự kiện trong gia đình.

Hoặc tham gia với tư cách là một tình nguyện viên cho những sự kiện gây quỹ hay hội hè của các tổ chức phi lợi nhuận. Đó không những là cơ hội để đúc rút kinh nghiệm mà còn là nơi giúp bạn mở rộng thêm nhiều mối quan hệ, một lợi thế rất lớn đối với nghề này.

4. Lưu giữ tài liệu cho việc quảng cáo:

Bạn cần lưu giữ lại mọi hình ảnh về những sự kiện bạn đã tổ chức cũng như một vài sự kiện bạn tham gia với vai trò như người đồng tổ chức. Đó là những tư liệu để giúp bạn quảng cáo với khách hàng cho thấy khả năng của bạn.

5. Chọn ra điểm mạnh của bản thân:

Khi bắt đầu công việc kinh doanh này, bạn nên quan tâm tới loại sự kiện nào bạn có thể tổ chức thành công nhất để làm điểm mạnh. Nếu bạn có tài thu hút sự chú ý của đám đông bạn có thể lo được dễ dàng những sự kiện từ thiện hay hội hè.

6. Phát triển quan hệ với những nhà cung cấp dịch vụ:

Mối quan hệ quan trọng nhất bạn cần “xây dựng” khi là một nhà tổ chức sự kiện đó là quan hệ với những nhà cung cấp dịch vụ cho việc tổ chức sự kiện. Có rất nhiều công ty cung cấp các sản phẩm và dịch vụ như nhà cung cấp thực phẩm, nhà cung cấp hoa, nhà cho thuê các trang thiết bị, các khách sạn, người chụp ảnh,… Tạo mối quan hệ thân thiết với họ bạn sẽ có nguồn cung cấp hàng ổn định và nhờ đó bạn sẽ được giảm phần trăm vì là khách hàng thân thiết. Hơn nữa, làm việc với những chốn thân quen, bạn sẽ yên tâm hơn, không lo kế hoạch của mình bị phá giữa chừng.

Thời gian gần đây, sự xuất hiện ngày càng nhiều những lá thư đề nghị tư vấn về truyền thông trên Web site doanh nghiệp, thôi thúc tôi cần viết một vài điều về chủ đề đang được quan tâm này. Bài viết này không đưa ra những kỹ thuật cụ thể để tích hợp truyền thông vào Web site để truyền tải thông điệp của doanh nghiệp với người đọc, mà cung cấp cái nhìn tổng quan về việc sử dụng Web site vào việc truyền thông cho doanh nghiệp.

Làm gì để Web site của bạn trở thành một phương tiện quảng bá thân thiện?

Để thu hút cánh truyền thông, những nhân viên PR phải cạnh tranh rất gay gắt, mỗi ngày của họ bị rút đi như bị đánh cắp. Nếu kế hoạch PR bị từ chối bởi giới báo chí thì thông điệp không thể truyền tải tới cộng đồng mục tiêu dù nó có quan trọng và có lợi đến mấy.

Ngày nay, PR trực tuyến được mô tả như một cách thức giao tiếp với công chúng nhanh chóng, hiệu quả, thay thế cho các cuộc viếng thăm giữa giới báo chí và nhân viên PR của doanh nghiệp. Nhân viên PR thiết lập một site riêng cho họ, tại đó tập hợp các thông tin cho phép cánh nhà báo có thể tìm kiếm các ý tưởng, tài liệu cho những câu chuyện của họ. Đây là một cách để giới thiệu doanh nghiệp với giới truyền thông, tuy nhiên công việc PR trực tuyến không chỉ dừng lại ở việc tạo một Web site tốt, mà phải liên tục nghiên cứu, phân tích và triển khai nội dung sao cho đạt được mục đích truyền thông. Những việc sau đây nhằm giúp cho bộ phận PR có thể triển khai công việc PR trực tuyến tốt hơn.
Lên kế hoạch

Mọi Site tốt đều phải có kế hoạch tốt trước khi triển khai bất cứ hoạt động nào, hãy xây dựng một kế hoạch dài hạn thay vì chỉ làm một Web site cho có. Tuyệt đối không tạo một trang tin điện tử với mục đích chỉ đưa thông tin. Nếu doanh nghiệp có một mục đích, hãy bắt đầu với phát triển nội dung của site dựa trên mục đích đó. Chẳng hạn, bạn muốn site của công ty trở thành một trang tin chuyên về công nghệ, marketing.

Hãy để việc xây dựng Site cho những người chuyên nghiệp. Bạn hãy trao đổi với bộ phận CNTT và tư vấn cho họ các kế hoạch của bạn. Bạn nên nhớ, bộ phận CNTT suy nghĩ xây dựng Web site như những người làm công nghệ, độc giả của bạn không phải là những người chuyên sâu công nghệ, điều quan trọng trong cuộc họp là gợi ý cho họ cách tích hợp công việc thiết kế Website và viết nội dung để hài hoà trong việc truyền tải thông điệp của doanh nghiệp tới người đọc.

Xây dựng một Web nội dung

Thông thường các doanh nghiệp tại Việt Nam thường cố gắng xây dựng một Web nội dung để thân thiện với khách hàng, tuy nhiên bạn hãy làm Web thân thiện với cả giới truyền thông và khách hàng.

Khi tạo nội dung cho Web site, bạn nên đưa về một cấu trúc chuẩn. Nếu không thể thuê chuyên gia tư vấn, bạn hãy tham khảo các trang thông tin điện tử nước ngoài như BBC, NYTimes, CNBC, hoặc chuẩn Dublin Core tại Wikipedia. Phải chắc chắn nội dung của bạn luôn theo một cấu trúc chung và chính xác, đồng thời luôn sẵn sàng để cập nhật vào những trang tương tự Digg một cách dễ dàng, đơn giản và chính xác.
Luôn giữ các đoạn văn ngắn gọn và sử dụng đánh dấu đầu dòng khi có thể. Các nhà báo có thể hiểu hơn nếu nội dung rõ ràng.

Tránh việc tạo trang chủ của Site như để trình diễn tất cả những công nghệ tiên tiến nhất, tuyệt đối không sử dụng những công nghệ đòi hỏi người đọc phải tải chương trình đọc về. Trong một số trường hợp, quá nhiều những điều trên sẽ giảm đi tính truyền thông, tệ hơn nữa, có thể làm giảm khả năng đọc hiểu.

Mặc dù các Site đều cố gắng nhắm đến người đọc mục tiêu của mình, tuy nhiên nhiều Site không có một nơi dành cho truyền thông. Bạn hãy tạo một nút định hướng trên cùng của trang chủ và trỏ đến trang dành cho truyền thông với tên Tin tức, Truyền thông hoặc Công bố báo chí. Ví dụ như IDG Việt Nam, iGURU Việt Nam.

Mục tin tức không nên chỉ có thông tin liên quan đến công ty, kinh doanh, sản phẩm hoặc dịch vụ của nó, mà còn cung cấp những thông tin quan trọng cho giới báo chí như các bài phát biểu, trình bày, hình ảnh, lý lịch trích ngang của ban lãnh đạo, … Nếu những điều này không có trong phòng tin tức, doanh nghiệp có thể tạo liên kết tới chúng.

Điều quan trọng không được bỏ qua là chức năng tìm kiếm theo từ khoá. Chúng ta đều biết các phóng biên rất ít thời gian, họ luôn phải hoàn thành bài viết theo mức khoán hàng tuần. Việc cung cấp các tuỳ chọn tìm kiếm theo ngày tháng, danh bạ sản phẩm hoặc từ khoá sẽ giúp họ tìm hiểu về doanh nghiệp nhanh hơn.

Làm nổi bật trên Site những thông tin của người phát ngôn của doanh nghiệp. Tại đây bao gồm các thông tin lý lịch và hình ảnh của đội ngũ quản trị và quản lý, những thông tin được phép cung cấp cho truyền thông, công chúng. Nếu không được phép, doanh nghiệp nên đưa ra người được chỉ định là phát ngôn viên. Những ý tưởng dưới đây giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng bài phát biểu cho giới truyền thông:

* Xây dựng uy tín cho người phát ngôn. Cá tính là điều các nhà báo rất quan tâm.
* Giúp nhà báo bằng việc phát biểu những thông tin nhạy cảm, quan trọng, đặc biệt có giá trị với giới báo chí. Một kiến thức sâu rộng về tình hình tài chính doanh nghiệp, công nghệ, … sẽ cuốn hút các nhà báo.
* Người đại diện doanh nghiệp nên nêu bật các dự báo về ngành hoạt động của doanh nghiệp.
* Nói những vấn đề liên quan đến công ty trong quyền hạn của người phát ngôn.
* Trở thành một nhà lãnh đạo bằng việc chia sẻ những kiến thức về lĩnh vực hoạt động tới truyền thông
* Người đại diện cũng nên đủ hiểu biết để giải thích về các sự kiện tin tức, cố gắng truyền tải một hình ảnh có giá trị tới cánh nhà báo trong giới hạn cho phép.


Cuối cùng, bộ tài liệu hướng dẫn cho truyền thông nên dễ truy nhập trên Web site. Các tài liệu quan trọng của bộ hướng dẫn có thể là hồ sơ doanh nghiệp, báo cáo về lĩnh vực kinh doanh, báo cáo hoạt động, các câu hỏi thường gặp, thông cáo báo chí, giới thiệu doanh nghiệp, hướng dẫn sử dụng sản phẩm, báo cáo hàng năm và hình ảnh.

Những điều khác cần nhớ

Tạo một danh sách phát ngôn viên của doanh nghiệp để giới truyền thông có thể dễ dàng liên hệ. Thông tin liên hệ bao gồm tên, chức vụ, địa chỉ email và số điện thoại.

Doanh nghiệp có thể tạo một trang cho phép các nhà báo đăng ký. Tại đây cho phép giới báo chí đưa ra các chủ đề họ đang quan tâm để từ đó có thể cung cấp thông tin tới họ một cách nhanh chóng.

Mỗi doanh nghiệp nên chỉ định một quản lý cao cấp quản trị nội dung Web site, người này định hướng cho Web site, về mục đích và nội dung.

Một điều doanh nghiệp Việt Nam thường không để ý, đó là đo lường những người truy nhập. Thông qua việc phân tích hành vi người đọc, doanh nghiệp sẽ có kiến thức, hiểu về người đọc, điều này giúp cung cấp những thông tin người đọc đang quan tâm. Từ đó cải tiến chất lượng nội dung để Web site trở thành một kênh truyền thông hiệu quả hơn cho doanh nghiệp.Làm gì để Web site của bạn trở thành một phương tiện quảng bá thân thiện?