THÀNH CÔNG VỀ MẶT QUẢN LÝ CỦA MICROSOFT VÀ NHỮNG ĐÓNG GÓP CẢI TIẾN QUẢN TRỊ CỔ ĐIỂN
Tuesday, 6. January 2009, 02:33:26
Giới thiệu về Microsoft
Microsoft là một công ty phần mềm được sáng lập năm 1975 bởi hai chàng trai trẻ Bill Gates và Paul Allen mới ở đầu tuổi 20. Công ty khoảng 57.000 nhân viên trên hơn 90 quốc gia trên thế giới, trụ sở chính đặt tại ở Redmond, Washington, Mỹ. Microsoft nổi tiếng với hệ điều hành Microsoft Windows , Windows Server, Windows Live, Internet Explorer, Window Office. Ngoài ra Microsoft còn phát triển bộ bách khoa toàn thư Encarta, mạng truyền hình cáp MSNBC (cùng với NBC) và những sản phẩm giải trí khác ở nhà như Xbox và MSN TV (trước đây là WebTV)... Trị giá thị trường Microsoft khoảng 275 tỷ USD, doanh thu năm tài chính vừa rồi đạt 50 tỷ USD. Điều gì đã giúp Microsoft tăng trưởng liên tục trong hơn 30 năm để từ một công ty nhỏ trở thành một tập đoàn phần mềm lớn nhất thế giới. Trong bài luận nhỏ này ta sẽ tìm hiểu những bí quyết thành công về mặt quản lý của Microsoft và rút ra một số góp ý về mặt quản lý cho các công ty tin học của Việt Nam.
Chiến lược của Microsoft
Để duy trì vị trí thống trị của mình, Microsoft luôn tìm cách làm cho sản phẩm đạt tiêu chuẩn của thị trường và làm sao cho nó lỗi thời trước khi đối thủ kịp làm điều đó. Microsoft luôn luôn đặt lòng tin vào người dùng và coi họ là những người trọng tài, người phán quyết duy nhất và cuối cùng đối với số phận các sản phẩm của mình. Nhu cầu của khách hàng cũng được nghiên cứu thường xuyên để nhanh chóng điều chỉnh các sản phẩm của mình. Các báo cáo đúc rút kinh nghiệm được đưa ra sau mỗi sản phẩm. Ðồng thời, Microsoft tạo ra một phạm vi thử nghiệm rộng rãi sản phẩm với đông đảo người dùng để hoàn thiện sản phẩm của mình. Ví dụ bản Windows 95 bêta, Microsoft từng lấy ý kiến của hơn 400.000 khách hàng. Tại Microsoft, tất cả các nhân viên đều dùng thử sản phẩm của hãng. Việc này giúp kiểm tra, đánh giá nhằm đưa ra các điều chỉnh, sửa lỗi và khắc phục những thiếu sót nhằm đưa ra những sản phẩm tốt nhất có thể tới tay người tiêu dùng. Microsoft cũng đặt nhiệm vụ trọng tâm là liên tục tạo ra và cải tiến nâng cấp các phiên bản phần mềm sao cho chúng ngày càng thân thiện hơn, hiệu quả cao hơn và hấp dẫn hơn đối với người sử dụng. Bằng cách loại bỏ chính sản phẩm của mình bằng các phiên bản mới phát triển nhiều tính năng ưu việt hơn, Microsoft đã giữ chân được khách hàng của mình trước những đối thủ cung cấp những sản phẩm cùng loại.
Microsoft luôn đặt mục tiêu chiếm lĩnh toàn bộ 100% thị phần sản phẩm mà nó đang bước vào. Tuy nhiên, đó phải là thị phần của số đông người dùng - thị phần toàn cầu. Để thực hiện điều đó, Microsoft chú trọng phát triển những sản phẩm mà mọi máy tính trên thế giới đều cần đến. Đó là hệ điều hành, phần mềm văn phòng, phần mềm giải trí, phần mềm lập trình, phần mềm mạng … Phương châm của Microsoft là hướng tới các lợi ích lâu dài bằng cách chiếm lấy toàn bộ thị phần trên những thị trường chiến lược trong thời gian ngắn. Giá sản phẩm lúc đầu được hạ xuống một mức thấp nhất có thể được nhằm thúc đẩy sức mua lên. Encarta, Access, Excel, Word có mức giá khởi điểm 99 $. Đồng thời, Microsoft cũng khéo léo sử dụng chính sách phân biệt giá. Rất nhiều phiên bản của cùng một sản phẩm được phát với các mức giá khác nhau đáp ứng được các nhu cầu đa dạng của người dùng và giúp tối ưu doanh thu cho Microsoft. Nhiều công ty không thể cạnh tranh bởi những giá thấp như vậy với Microsoft, và thị phần chính đã bị Microsoft thao túng. Đây là một chiến lược khôn ngoan của Microsoft phù hợp đặc thù của ngành công nghệ phần mềm: sản phẩm là thông tin. Sản phẩm thông tin đòi hỏi tốn khá cao để tạo ra chúng nhưng lại tốn phí rất thấp trong khâu phân phối do chi phí cận biên để phân phối sản phẩm là rất nhỏ.
Để thu được 500 USD?
Tập đoàn Than và Khoáng sản Việt Nam bán 5 tấn than đá.
Nông dân ở Đồng bằng Sông Cửu Long bán 2 tấn gạo.
Trung Quốc bán chiếc xe gắn máy trọng lượng 100 kg.
Hãng Sony bán chiếc tivi trọng lượng 10 kg.
Hãng Nokia bán chiếc điện thoại trọng lượng 0,1 kg.
Hãng Intel bán con chip máy tính trọng lượng 0,01 kg.
Hãng Microsoft bán một phần mềm trọng lượng 0 kg.
Mục tiêu chiếm lĩnh thị trường toàn cầu cũng được thể hiện ở mọi quyết định, trong mọi cuộc họp, trong mọi khâu từ phân tích, thiết kế đến sản xuất. Bên cạnh đó, Microsoft cũng đầu tư rất nhiều vào nghiên cứu phát triển. Hoạt động đó tiêu tốn hàng năm khoảng 25% tổng doanh thu của Microsoft. Khoản chi khổng lồ này giúp Microsoft tăng cường chất lượng của sản phẩm, dự báo trước được các nhu cầu của xã hội và chuẩn bị tốt nguồn lực để nắm bắt cơ hội và chiếm lĩnh những thị trường tiềm năng. Xét về lâu dài, với việc chiếm được thị trường trong tương lai, công ty sẽ thu được những lợi nhuận khổng lồ thừa đủ đền bù mọi chi phí trong cuộc chiến giành giật thị trường. Ðôi khi Microsoft có thể rút lui ra khỏi thị trường, hoặc do thị trường đang co lại, hoặc là do sự cạnh tranh không còn đáng với cái nỗ lực của họ hoặc vô số các lý do khác. Nhưng một điều có tính nguyên tắc là Microsoft sẽ không bao giờ rút lui ra khỏi thị trường chiến lược chủ chốt.
Nhóm
Microsoft thường được nhắc đến như một tập đoàn khổng lồ sẵn sàng nghiền nát những gì cản trở nó trên đường tiến. Tuy nhiên, những công ty lớn thường kém năng động hoặc chậm thay đổi để thích nghi với những xu hướng biến đổi nhanh chóng của ngành công nghệ thông tin. Kết quả là các công ty lớn thường trì trệ, tăng trưởng chậm hơn các công ty nhỏ. Microsoft lại là ngoại lệ, mặc dù có quy mô khá lớn nhưng công ty lại tăng trưởng như những công ty nhỏ và hoạt động khá linh hoạt. Vậy bí quyết nằm ở đâu?
Rõ ràng là nếu xét hiệu suất công việc thì nhóm làm việc nhỏ là cách tổ chức tốt nhất. Các nhóm làm việc nhỏ thường có nhiều sáng tạo trong công việc, dễ đổi mới, tăng tốc độ phát triển sản phẩm, giảm chi phí và nhanh chóng cải tiến chất lượng. Về mặt tổ chức, Microsoft chia công ty thành những nhóm nhỏ có các chức năng độc lập với nhau: thiết kế, thử nghiệm, tiếp thị, kinh doanh. Mỗi nhóm tập hợp những thành viên có kinh nghiệm và chuyên môn khác nhau cùng làm việc hay giải quyết một công việc chung. Đó có thể là việc nâng cấp sản phẩm hay phát triển sản phẩm mới. Nhà quản trị chuyển những yêu cầu và thách thức về sản phẩm cho các nhân viên được tổ chức thành nhiều nhóm. Các nhóm được xây dựng dựa trên cơ sở các thành viên học tập lẫn nhau, từ các nhóm khác và từ lỗi lầm đã sai phạm . Hoạt động của các nhóm được đồng bộ với nhau bởi một trung tâm điều phối. Mỗi nhóm có một sản phẩm rõ ràng và một thời gian giới hạn để hoàn thành công việc. Hầu hết các nhiệm vụ phát triển chính đều đặt tại trụ sở chính của Microsoft nên việc trao đổi trực tiếp và việc giải quyết trở vấn đề phát sinh trở nên dễ dàng hơn. Trước kia, quy trình phát triển được làm theo kiểu tuần tự. Mỗi phần của công việc phải thực hiện xong hoàn toàn rồi mới được chuyển tiếp tới các phần việc khác. Và cứ tiếp tục cho đến khi mọi chức năng hoàn thành theo thứ tự định sẵn. Tại Microsoft, các nhóm làm việc song song, các phần của công việc được thực hiện đồng thời. Nhờ đó cắt giảm tối đa thời gian phát triển sản phẩm, nhanh chóng đưa sản phẩm ra thị trường trước các đối thủ cạnh tranh. Các nhóm chia sẻ sự hiểu biết trong quản lý đề án, cùng sử dụng những công cụ dùng chung. Nhờ đó Microsoft tiết kiệm được chi phí phát triển và nâng cao chất lượng sản phẩm. Việc sử dụng các công cụ dùng chung, các giao diện tương tự nhau giúp khách hàng dễ dàng và nhanh chóng sử dụng được các sản phẩm của Microsoft. Nhờ thế giảm bớt nhu cầu và chi phí cho nhân viên trợ giúp khách hàng .
Cấu trúc tổ chức được thiết kế theo nhóm dự án là hợp lý, vừa sát với công việc lại rất dễ dàng đổi mới khi cần thiết. Thời gian hoàn thành và chi phí cho một sản phẩm được cải thiện đáng kể. Công ty dành mọi ưu tiên tối đa về thời gian và nguồn lực, phương tiện cho các nhóm. Trong công ty chỉ có vài bộ phận như bộ phận làm nhiệm vụ thư tín-điện thoại, thông tin quản lý hay trung tâm quảng cáo, luật để đảm bảo sự hiện diện của công ty như một bức tranh thống nhất. Các bộ phận này được quản lý bởi một trung tâm điều hành, theo dõi sự phối hợp giữa các nhóm trong công ty mẹ. Từng nhóm tự kiểm soát công việc của mình trong dự án dưới sự định hướng của các mục tiêu chung do công ty đề ra.
Tuyển dụng và động viên
Trong ngành công nghệ thông tin phát triển như vũ bão, yếu tố con người là yếu tố quyết định tới thành công của doanh nghiệp. Hiểu được điều đó, Microsoft đã chú trọng vào việc thu hút và giữ chân những nhân viên tài giỏi nhất. Chính sách tuyển dụng người tài bao giờ cũng được đặt lên hàng đầu tại Microsoft. Công ty cố gắng thuê những người thông minh nhất, nằm trong số 5% thông minh nhất hành tinh trong lĩnh vực chuyên môn của họ. Microsoft chỉ tuyển những người có năng lực thực sự, có niềm say mê, sáng tạo trong công việc. Rất nhiều người trong số những người được tuyển vào làm việc tại Microsoft đều tốt nghiệp từ các trường đại học và cao đẳng tốt nhất, nổi tiếng nhất, một số khác thì được đào tạo theo chuyên ngành máy tính tốc độ cao. Họ dần được bổ nhiệm vào những vị trí quan trọng chủ chốt, bởi vì tố chất thông minh giúp họ có thể nắm bắt được lỗi lầm sớm nhất và sẽ bắt kịp với cách làm việc hiệu quả hơn trong công việc. Do vậy tiết kiệm thời gian trong hoạt động của chính mình và tiết kiệm thời gian, tiền bạc cho công ty. Ðược nhận vào Microsoft, có thể ai đó đã tự hào là một nhân tài rồi đấy. Nhưng chưa phải là đã yên vị, còn phải biết cố gắng liên tục. Cứ 6 tháng một lần, mọi người phải trải qua các cuộc đánh giá hiệu quả làm việc. Kết quả đánh giá sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc thăng tiến nghề nghiệp của bạn, mức lương, số cổ phiếu được phân phối. Để làm việc được ở Microsoft bạn phải là một người thông minh, luôn biết cống hiến hết sức lực và tài năng của mình cho công việc của hãng, và bù vào đó bạn cũng được đền đáp một cách xứng đáng.
Lương không phải là điều hấp dẫn nhất tại Microsoft. Thực tế, tiền lương Microsoft trả cho nhân viên kém các công ty khác đến 15%. Nhưng không sao, cái quan trọng là thu nhập từ cổ phiếu với giá ưu đãi mà tổng trị giá lên đến 25 tỷ USD. Quyền được mua cổ phiều rất quan trọng trong việc giữ mọi người ở lại công ty. Có một thực tế là hơn 5000 nhân viên Microsoft đã trở thành các triệu phú thông qua hoạt động cổ phiếu - một điều chưa từng có ở bất kỳ một công ty nào trên thế giới.
Microsoft đã hấp dẫn các nhân viên bởi môi trường làm việc thân thiện, sôi động, khuyến khích và tạo mọi điều kiện cho sự tiến bộ mọi mặt và nhất là thành công của mỗi người. Ða số mọi người đang làm tại Microsoft đều từng là những học sinh thông minh nhất, học giỏi nhất ở trường phổ thông hay các trường đại học. Khi rơi vào môi trường sôi động ở Microsoft, xung quanh toàn là những người giỏi hơn, thông minh hơn, mỗi người đều cảm thấy thoả mãn vì mình có thể học tập được nhiều hơn và chính môi trường cạnh tranh chất lượng càng giúp cho họ phấn đấu vươn lên. Microsoft cũng cho phép văn phòng làm việc của mỗi cá nhân được sắp xếp theo ý riêng của họ. Họ có thể bày biện văn phòng của mình để ứng với các nhu cầu đặc biệt. Tất cả mọi người đều có không gian riêng tư của mình. Họ có thể đóng cửa lại, bật nhạc lên, điều chỉnh ánh sáng và làm việc. Điều đó có nghĩa là văn phòng làm việc tạo cho họ cảm giác như đang ở nhà. Tinh thần nhân viên luôn phấn chấn, thoải mái trong công việc. Nhiều văn phòng ở Microsoft đều có cửa sổ, kích cỡ toà nhà nhỏ giúp cho duy trì được môi trường thân thiện hơn. Ở Microsoft không có việc quy định giờ làm việc với các nhà lập trình và điều hành. Chỉ một số vị trí cần làm đúng giờ như nhân viên hỗ trợ kỹ thuật, nhân viên tiếp tân của toà nhà. Các nhân viên có thể chọn giờ làm việc của mình nhưng phải có những khoảng thời gian xác định hàng ngày. Mọi người có thể bắt đầu vào những thời gian khác nhau và làm việc theo những giờ khác nhau mỗi ngày. Liệu điều này có dẫn đến mọi người làm việc ít hơn không? Ngược lại phần lớn mọi người đều làm ít nhất 10h ngày. Nhân viên được đánh giá dựa trên công việc họ phải hoàn thành.
Những cải tiến của Microsoft so với quản trị cổ điển
Quan điểm quản trị lâu đời nhất và được ứng dụng rộng rãi nhất chính là quản trị cố điển. Nó gồm 3 nhánh chính: quản trị quan liêu, quản trị khoa học và quản trị hành chính. Bối cảnh hình thành các lý thuyết quản trị này là vào cuối thế kỷ 19, đầu thế kỷ 20. Lúc này sản xuất đang bước vào giai đoạn đầu cách mạng khoa học kỹ thuật. Hàng hóa được sản xuất theo công nghiệp quy mô lớn: sản xuất đại trà, thị trường rộng lớn, hàng hóa có tiêu chuẩn nhất định … Do đó, quản trị cổ điển ra đời để đáp ứng đòi hỏi nâng cao năng suất, chất lượng hàng hóa, giảm giá thành nhằm tối đa hóa hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, do cách tiếp cận khác nhau nên giữa các học thuyết của quản trị cổ điển có những điểm khác biệt.
Quản trị quan liêu được thực hiện dựa trên các quy tắc, một hệ thống cấp bậc, một sự phân công lao động rõ ràng và các thủ tục được miêu tả chi tiết. Nó chỉ rõ bảy đặc điểm mong muốn của tổ chức:
1. Các quy tắc: hướng dẫn chính thức cho hành vi người lao động
2. Tính khách quan: dựa trên các quy tắc để đối xử khách quan với người lao động
3. Phân công lao động: phân chia công việc thành các nhiệm vụ đơn giản và chuyên môn hóa hơn
4. Cơ cấu cấp bậc: một cấu trúc theo cấp bậc sắp xếp các công việc theo thẩm quyền ở mỗi cấp. Quyền hành tăng dần ở mỗi cấp bậc cao hơn cho đến cấp quản trị cao nhất.
5. Cơ cấu quyền hành: xác định rõ ai có thẩm quyền ra các quyết định quan trọng tại các cấp bậc
6. Cam kết nghề nghiệp suốt đời
7. Hợp lý về mặt kỹ thuật: sử dụng hiệu quả các nguồn lực hiện có do cùng hướng tới các mục tiêu chung của tổ chức.
Lợi ích lớn nhất của quản trị quan liêu là tính hiệu quả và sự nhất quán. Nó phát huy hiệu lực tốt nhất khi quản lý các công việc có chu trình nhất định thông qua các quy tắc và thủ tục. Tuy nhiên, nó thiều linh hoạt và thường chậm trễ trong quá trình ra quyết sách. Nó chỉ phù hợp trong môi trường ổn định, ít thay đổi.
Quản trị khoa học lại tập trung vào lao động cá nhân và các máy móc họ sử dụng. Tư tưởng của nó được Taylor chỉ ra ở 4 điểm chính:
1. Phát triển khoa học thay thế phương pháp kinh nghiệm cũ cho từng yếu tố công việc của mỗi người.
2. Tuyển chọn một cách khoa học, huấn luyện, dạy và bồi dưỡng công nhân
3. Lựa chọn và huấn luyện công nhân một cách khoa học và phát triển tinh thần hợp tác, thay vì khuyến khích những nỗ lực cá nhân riêng lẻ và trả lương theo sản phẩm
4. Phân chia công việc giữa nhà quản trị và công nhân để mỗi bên làm tốt nhất công việc phù hợp riêng với họ, nhờ đó sẽ gia tăng hiệu quả.
Ưu điểm của quản trị theo khoa học là thay thế làm việc theo kinh nghiệm bằng các nguyên lý có tính khoa học. Xem trọng phân công lao động, dự đoán được kết quả và chủ động trong công việc, đề cao kiểm soát và làm việc theo nhóm. Tuy nhiên, nó cũng có nhược điểm là bỏ qua nhu cầu xã hội và xem nhẹ các mối quan hệ ngoài công việc, quá xem trọng quản trị ở cấp tác nghiệp mà bỏ qua khía cạnh tổng quát.
Quản trị hành chính tập trung vào việc nghiên cứu nhà quản trị và những chức năng cơ bản của quản trị. Nó nhấn mạnh tới tiến trình và những cấu trúc chính thức trong tổ chức, định hướng cho nhân viên nhận biết rõ công việc và cách thức thực hiện để đạt được mục tiêu của tổ chức. Nó được Fayol phát triển thông qua 14 nguyên tắc quản trị.
1. Phân công lao động
2. Quyền hành
3. Kỷ luật
4. Thống nhất mệnh lệnh
5. Thống nhất chỉ huy
6. Đặt lợi ích của cá nhân dưới lợi ích chung.
7. Thù lao
8. Tập trung hóa
9. Chuỗi quyền hành
10. Trật tự
11. Công bằng
12. Sự ổn định nhân viên và công việc
13. Sáng tạo
14. Tinh thần đồng đội
Ngoài ra, Fayol cũng đã phân chia lĩnh vực hoạt động trong một tổ chức kinh doanh thành 6 nhóm:
1. Kỹ thuật hay sản xuất
2. Thương mại
3. Tài chính
4. Quản lý tài sản và nhân viên
5. Kế toán
6. Các hoạt động tổng quát, bao gồm các công việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, phối hợp và kiểm tra.
Đây là sự phân tích đầu tiên về quản trị theo kiểu này. Đóng góp của Fayol cho sự phát triển quản trị là rất lớn. Nó là nền tảng cho quản trị hiện đại. Hạn chế của học thuyết này là quan điểm quản trị cứng rắn, phù hợp với tổ chức ổn định, ít chú ý đến con người và xã hội nên dễ dẫn tới xa rời thực tế.
Các phân nhánh của quản trị cổ điển hiện nay vẫn còn được áp dụng hiệu quả trong một số lĩnh vực. Cả ba đều nhấn mạnh vào những khía cạnh chính thức của tổ chức, mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận, công việc và quá trình tổ chức. Cách làm việc theo kinh nghiệm được thay thế bằng cách làm việc theo khoa học. Xem trọng phân công lao động, sự phân cấp quyền hành, các quy tắc và các quyết định để tối đa hiệu quả sản xuất. Tuy nhiên, mối quan hệ xã hội và không chính thức của nhân viên bị xem nhẹ. Tổ chức phân cấp chặt chẽ cứng nhắc không phản ứng linh hoạt với môi trường biến đổi. Ngày nay, các công ty từ bỏ cách quản lý theo cấp bậc, tức là cấu trúc quản lý theo kiểu mệnh lệnh và kiểm soát. Dẫn đầu xu hướng này là những công ty công nghệ cao dựa vào các chuyên viên thiết kế phần mềm, những công nhân trí thức vốn tự tiến hành công việc của mình mà không cần ai giám sát. Trong phong trào này Microsoft là người đi tiên phong và có nhiều cải tiến hữu ích.
Microsoft có cấu trúc tổ chức, nhân lực và văn hóa chống quan liêu nhưng lại có cơ cấu rõ ràng. Cơ cấu được xác định linh hoạt dựa trên các báo cáo chính thức về công việc thực hiện dự án. Trọng tâm quản lý hướng vào tiến trình công việc thay vì hướng vào tổ chức, con người, nhà quản trị như quản trị cổ điển. Công ty có thể quản lý được hàng loạt các giai đoạn phát triển do các nhóm nhỏ thực hiện và liên kết chặt chẽ với khách hàng. Microsoft hoạt động dựa trên cách nhóm làm việc mà trong đó các thành viên học hỏi lẫn nhau và học hỏi các nhóm khác. Các nhóm chia sẻ với nhau những kiến thức về quản lý, giám sát chất lượng, phát triển sản phẩm cũng như các công cụ dùng chung khác. Chia sẻ và chuẩn hóa giúp tiết kiệm thời gian, chi phí xây dựng và thử nghiệm. Sản phẩm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng và tận dụng tối đa tài nguyên và nguồn lực để phát triển. Các công việc được thực hiện song song chứ không theo trình tự như quản lý cổ điển. Nhờ đó giảm bớt thời gian phát triển sản phẩm, nhanh chóng đưa sản phẩm mới ra thị trường, đáp ứng được tốc độ phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin. Các công cụ dùng chung thường là thông tin: các giải pháp, các module mã lệnh … Khác với cổ điển, tài nguyên khi sử dụng thì mất đi. Tài nguyên tri thức khi sử dụng không những mất đi mà nó còn sản sinh thêm. Kế hoạch làm việc rất chặt chẽ về mặt thời gian và các nhóm phải có báo cáo tiến độ vào các thời điểm đã xác định. Việc khắc phục các thiếu sót phải được thực hiện ngay không chậm trễ. Tuy nhiên, việc kiểm tra, kiểm soát của nhà quản lý lại được giảm bớt. Thay vào đó Microsoft sử dụng các giám sát đặc biệt như các bản báo cáo cá nhân hàng ngày, bản báo cáo sơ lược theo định kỳ hàng tháng về tiến triển của đội. Việc kiểm soát cũng thiên về sản phẩm và hiệu quả công việc, kết hợp các đánh giá và điểm chuẩn định tính.
Môi trường làm việc được bố trí cẩn thận, có tính toán kỹ lưỡng nhằm giúp nhân viên thoải mái trong công việc. Hạn chế được stress, giảm bớt những áp lực của ngành công nghệ thông tin. Khác với quản trị cổ điển, lương được Microsoft trả dựa theo hiệu quả làm việc, chất lượng sản phẩm và độ hài lòng của khách hàng. Lương cũng không phải là yếu tố quan trọng để động viên nhân viên ở Microsoft. Lương nhìn chung trả thấp hơn so với các đối thủ cùng ngành, mức độ chệnh lệch giữa các vị trí cùng và khác cấp cũng không quá chênh lệch. Thay vào đó là chế độ thưởng và quyền mua cổ phiếu của công ty. Trong một ngành nhiều biến động về nhân lực và dễ xảy ra việc thất thoát nguồn lực chất xám, chính sách này của Microsoft tỏ ra rất hiệu quả. Nhân viên cảm thấy Microsoft có một phần là của mình, gắn liền với sự phát triển của Microsoft. Do đó động viên được nhân viên hết mình làm việc cho công ty và thu hút, giữ chân được nhân tài cho Microsoft.
Kết luận
Với chiến lược đúng đắn, tuyển dụng cẩn thận và động viên khuyến khích nhân viên hợp lý, tổ chức làm việc theo nhóm hiệu quả đã giúp Microsoft có những bước tiến nhanh và vững chắc so với các đối thủ cùng ngành. Microsoft là một công ty thành công về mặt quản lý nhờ việc áp dụng sáng tạo có cải tiến các học thuyết quản trị cổ điển, đặc biệt là thuyết quản trị khoa học của Taylor và thuyết quản trị hành chánh của Fayol. Những cải tiến các học thuyết trên phù hợp với ngành công nghiệp phần mềm là nhân tố quan trọng giúp Microsoft duy trì địa vị thống trị toàn cầu của mình trong lĩnh vực công nghệ phần mềm. Việc nghiên cứu thành công của Microsoft dưới góc độ quản lý rất hữu ích cho các công ty Việt Nam, đặc biệt là các công ty tin học trong giai đoạn hội nhập toàn cầu và tranh ngày càng khắc nhiệt như hiện nay.
Microsoft là một công ty phần mềm được sáng lập năm 1975 bởi hai chàng trai trẻ Bill Gates và Paul Allen mới ở đầu tuổi 20. Công ty khoảng 57.000 nhân viên trên hơn 90 quốc gia trên thế giới, trụ sở chính đặt tại ở Redmond, Washington, Mỹ. Microsoft nổi tiếng với hệ điều hành Microsoft Windows , Windows Server, Windows Live, Internet Explorer, Window Office. Ngoài ra Microsoft còn phát triển bộ bách khoa toàn thư Encarta, mạng truyền hình cáp MSNBC (cùng với NBC) và những sản phẩm giải trí khác ở nhà như Xbox và MSN TV (trước đây là WebTV)... Trị giá thị trường Microsoft khoảng 275 tỷ USD, doanh thu năm tài chính vừa rồi đạt 50 tỷ USD. Điều gì đã giúp Microsoft tăng trưởng liên tục trong hơn 30 năm để từ một công ty nhỏ trở thành một tập đoàn phần mềm lớn nhất thế giới. Trong bài luận nhỏ này ta sẽ tìm hiểu những bí quyết thành công về mặt quản lý của Microsoft và rút ra một số góp ý về mặt quản lý cho các công ty tin học của Việt Nam.
Chiến lược của Microsoft
Để duy trì vị trí thống trị của mình, Microsoft luôn tìm cách làm cho sản phẩm đạt tiêu chuẩn của thị trường và làm sao cho nó lỗi thời trước khi đối thủ kịp làm điều đó. Microsoft luôn luôn đặt lòng tin vào người dùng và coi họ là những người trọng tài, người phán quyết duy nhất và cuối cùng đối với số phận các sản phẩm của mình. Nhu cầu của khách hàng cũng được nghiên cứu thường xuyên để nhanh chóng điều chỉnh các sản phẩm của mình. Các báo cáo đúc rút kinh nghiệm được đưa ra sau mỗi sản phẩm. Ðồng thời, Microsoft tạo ra một phạm vi thử nghiệm rộng rãi sản phẩm với đông đảo người dùng để hoàn thiện sản phẩm của mình. Ví dụ bản Windows 95 bêta, Microsoft từng lấy ý kiến của hơn 400.000 khách hàng. Tại Microsoft, tất cả các nhân viên đều dùng thử sản phẩm của hãng. Việc này giúp kiểm tra, đánh giá nhằm đưa ra các điều chỉnh, sửa lỗi và khắc phục những thiếu sót nhằm đưa ra những sản phẩm tốt nhất có thể tới tay người tiêu dùng. Microsoft cũng đặt nhiệm vụ trọng tâm là liên tục tạo ra và cải tiến nâng cấp các phiên bản phần mềm sao cho chúng ngày càng thân thiện hơn, hiệu quả cao hơn và hấp dẫn hơn đối với người sử dụng. Bằng cách loại bỏ chính sản phẩm của mình bằng các phiên bản mới phát triển nhiều tính năng ưu việt hơn, Microsoft đã giữ chân được khách hàng của mình trước những đối thủ cung cấp những sản phẩm cùng loại.
Microsoft luôn đặt mục tiêu chiếm lĩnh toàn bộ 100% thị phần sản phẩm mà nó đang bước vào. Tuy nhiên, đó phải là thị phần của số đông người dùng - thị phần toàn cầu. Để thực hiện điều đó, Microsoft chú trọng phát triển những sản phẩm mà mọi máy tính trên thế giới đều cần đến. Đó là hệ điều hành, phần mềm văn phòng, phần mềm giải trí, phần mềm lập trình, phần mềm mạng … Phương châm của Microsoft là hướng tới các lợi ích lâu dài bằng cách chiếm lấy toàn bộ thị phần trên những thị trường chiến lược trong thời gian ngắn. Giá sản phẩm lúc đầu được hạ xuống một mức thấp nhất có thể được nhằm thúc đẩy sức mua lên. Encarta, Access, Excel, Word có mức giá khởi điểm 99 $. Đồng thời, Microsoft cũng khéo léo sử dụng chính sách phân biệt giá. Rất nhiều phiên bản của cùng một sản phẩm được phát với các mức giá khác nhau đáp ứng được các nhu cầu đa dạng của người dùng và giúp tối ưu doanh thu cho Microsoft. Nhiều công ty không thể cạnh tranh bởi những giá thấp như vậy với Microsoft, và thị phần chính đã bị Microsoft thao túng. Đây là một chiến lược khôn ngoan của Microsoft phù hợp đặc thù của ngành công nghệ phần mềm: sản phẩm là thông tin. Sản phẩm thông tin đòi hỏi tốn khá cao để tạo ra chúng nhưng lại tốn phí rất thấp trong khâu phân phối do chi phí cận biên để phân phối sản phẩm là rất nhỏ.
Để thu được 500 USD?
Tập đoàn Than và Khoáng sản Việt Nam bán 5 tấn than đá.
Nông dân ở Đồng bằng Sông Cửu Long bán 2 tấn gạo.
Trung Quốc bán chiếc xe gắn máy trọng lượng 100 kg.
Hãng Sony bán chiếc tivi trọng lượng 10 kg.
Hãng Nokia bán chiếc điện thoại trọng lượng 0,1 kg.
Hãng Intel bán con chip máy tính trọng lượng 0,01 kg.
Hãng Microsoft bán một phần mềm trọng lượng 0 kg.
Mục tiêu chiếm lĩnh thị trường toàn cầu cũng được thể hiện ở mọi quyết định, trong mọi cuộc họp, trong mọi khâu từ phân tích, thiết kế đến sản xuất. Bên cạnh đó, Microsoft cũng đầu tư rất nhiều vào nghiên cứu phát triển. Hoạt động đó tiêu tốn hàng năm khoảng 25% tổng doanh thu của Microsoft. Khoản chi khổng lồ này giúp Microsoft tăng cường chất lượng của sản phẩm, dự báo trước được các nhu cầu của xã hội và chuẩn bị tốt nguồn lực để nắm bắt cơ hội và chiếm lĩnh những thị trường tiềm năng. Xét về lâu dài, với việc chiếm được thị trường trong tương lai, công ty sẽ thu được những lợi nhuận khổng lồ thừa đủ đền bù mọi chi phí trong cuộc chiến giành giật thị trường. Ðôi khi Microsoft có thể rút lui ra khỏi thị trường, hoặc do thị trường đang co lại, hoặc là do sự cạnh tranh không còn đáng với cái nỗ lực của họ hoặc vô số các lý do khác. Nhưng một điều có tính nguyên tắc là Microsoft sẽ không bao giờ rút lui ra khỏi thị trường chiến lược chủ chốt.
Nhóm
Microsoft thường được nhắc đến như một tập đoàn khổng lồ sẵn sàng nghiền nát những gì cản trở nó trên đường tiến. Tuy nhiên, những công ty lớn thường kém năng động hoặc chậm thay đổi để thích nghi với những xu hướng biến đổi nhanh chóng của ngành công nghệ thông tin. Kết quả là các công ty lớn thường trì trệ, tăng trưởng chậm hơn các công ty nhỏ. Microsoft lại là ngoại lệ, mặc dù có quy mô khá lớn nhưng công ty lại tăng trưởng như những công ty nhỏ và hoạt động khá linh hoạt. Vậy bí quyết nằm ở đâu?
Rõ ràng là nếu xét hiệu suất công việc thì nhóm làm việc nhỏ là cách tổ chức tốt nhất. Các nhóm làm việc nhỏ thường có nhiều sáng tạo trong công việc, dễ đổi mới, tăng tốc độ phát triển sản phẩm, giảm chi phí và nhanh chóng cải tiến chất lượng. Về mặt tổ chức, Microsoft chia công ty thành những nhóm nhỏ có các chức năng độc lập với nhau: thiết kế, thử nghiệm, tiếp thị, kinh doanh. Mỗi nhóm tập hợp những thành viên có kinh nghiệm và chuyên môn khác nhau cùng làm việc hay giải quyết một công việc chung. Đó có thể là việc nâng cấp sản phẩm hay phát triển sản phẩm mới. Nhà quản trị chuyển những yêu cầu và thách thức về sản phẩm cho các nhân viên được tổ chức thành nhiều nhóm. Các nhóm được xây dựng dựa trên cơ sở các thành viên học tập lẫn nhau, từ các nhóm khác và từ lỗi lầm đã sai phạm . Hoạt động của các nhóm được đồng bộ với nhau bởi một trung tâm điều phối. Mỗi nhóm có một sản phẩm rõ ràng và một thời gian giới hạn để hoàn thành công việc. Hầu hết các nhiệm vụ phát triển chính đều đặt tại trụ sở chính của Microsoft nên việc trao đổi trực tiếp và việc giải quyết trở vấn đề phát sinh trở nên dễ dàng hơn. Trước kia, quy trình phát triển được làm theo kiểu tuần tự. Mỗi phần của công việc phải thực hiện xong hoàn toàn rồi mới được chuyển tiếp tới các phần việc khác. Và cứ tiếp tục cho đến khi mọi chức năng hoàn thành theo thứ tự định sẵn. Tại Microsoft, các nhóm làm việc song song, các phần của công việc được thực hiện đồng thời. Nhờ đó cắt giảm tối đa thời gian phát triển sản phẩm, nhanh chóng đưa sản phẩm ra thị trường trước các đối thủ cạnh tranh. Các nhóm chia sẻ sự hiểu biết trong quản lý đề án, cùng sử dụng những công cụ dùng chung. Nhờ đó Microsoft tiết kiệm được chi phí phát triển và nâng cao chất lượng sản phẩm. Việc sử dụng các công cụ dùng chung, các giao diện tương tự nhau giúp khách hàng dễ dàng và nhanh chóng sử dụng được các sản phẩm của Microsoft. Nhờ thế giảm bớt nhu cầu và chi phí cho nhân viên trợ giúp khách hàng .
Cấu trúc tổ chức được thiết kế theo nhóm dự án là hợp lý, vừa sát với công việc lại rất dễ dàng đổi mới khi cần thiết. Thời gian hoàn thành và chi phí cho một sản phẩm được cải thiện đáng kể. Công ty dành mọi ưu tiên tối đa về thời gian và nguồn lực, phương tiện cho các nhóm. Trong công ty chỉ có vài bộ phận như bộ phận làm nhiệm vụ thư tín-điện thoại, thông tin quản lý hay trung tâm quảng cáo, luật để đảm bảo sự hiện diện của công ty như một bức tranh thống nhất. Các bộ phận này được quản lý bởi một trung tâm điều hành, theo dõi sự phối hợp giữa các nhóm trong công ty mẹ. Từng nhóm tự kiểm soát công việc của mình trong dự án dưới sự định hướng của các mục tiêu chung do công ty đề ra.
Tuyển dụng và động viên
Trong ngành công nghệ thông tin phát triển như vũ bão, yếu tố con người là yếu tố quyết định tới thành công của doanh nghiệp. Hiểu được điều đó, Microsoft đã chú trọng vào việc thu hút và giữ chân những nhân viên tài giỏi nhất. Chính sách tuyển dụng người tài bao giờ cũng được đặt lên hàng đầu tại Microsoft. Công ty cố gắng thuê những người thông minh nhất, nằm trong số 5% thông minh nhất hành tinh trong lĩnh vực chuyên môn của họ. Microsoft chỉ tuyển những người có năng lực thực sự, có niềm say mê, sáng tạo trong công việc. Rất nhiều người trong số những người được tuyển vào làm việc tại Microsoft đều tốt nghiệp từ các trường đại học và cao đẳng tốt nhất, nổi tiếng nhất, một số khác thì được đào tạo theo chuyên ngành máy tính tốc độ cao. Họ dần được bổ nhiệm vào những vị trí quan trọng chủ chốt, bởi vì tố chất thông minh giúp họ có thể nắm bắt được lỗi lầm sớm nhất và sẽ bắt kịp với cách làm việc hiệu quả hơn trong công việc. Do vậy tiết kiệm thời gian trong hoạt động của chính mình và tiết kiệm thời gian, tiền bạc cho công ty. Ðược nhận vào Microsoft, có thể ai đó đã tự hào là một nhân tài rồi đấy. Nhưng chưa phải là đã yên vị, còn phải biết cố gắng liên tục. Cứ 6 tháng một lần, mọi người phải trải qua các cuộc đánh giá hiệu quả làm việc. Kết quả đánh giá sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc thăng tiến nghề nghiệp của bạn, mức lương, số cổ phiếu được phân phối. Để làm việc được ở Microsoft bạn phải là một người thông minh, luôn biết cống hiến hết sức lực và tài năng của mình cho công việc của hãng, và bù vào đó bạn cũng được đền đáp một cách xứng đáng.
Lương không phải là điều hấp dẫn nhất tại Microsoft. Thực tế, tiền lương Microsoft trả cho nhân viên kém các công ty khác đến 15%. Nhưng không sao, cái quan trọng là thu nhập từ cổ phiếu với giá ưu đãi mà tổng trị giá lên đến 25 tỷ USD. Quyền được mua cổ phiều rất quan trọng trong việc giữ mọi người ở lại công ty. Có một thực tế là hơn 5000 nhân viên Microsoft đã trở thành các triệu phú thông qua hoạt động cổ phiếu - một điều chưa từng có ở bất kỳ một công ty nào trên thế giới.
Microsoft đã hấp dẫn các nhân viên bởi môi trường làm việc thân thiện, sôi động, khuyến khích và tạo mọi điều kiện cho sự tiến bộ mọi mặt và nhất là thành công của mỗi người. Ða số mọi người đang làm tại Microsoft đều từng là những học sinh thông minh nhất, học giỏi nhất ở trường phổ thông hay các trường đại học. Khi rơi vào môi trường sôi động ở Microsoft, xung quanh toàn là những người giỏi hơn, thông minh hơn, mỗi người đều cảm thấy thoả mãn vì mình có thể học tập được nhiều hơn và chính môi trường cạnh tranh chất lượng càng giúp cho họ phấn đấu vươn lên. Microsoft cũng cho phép văn phòng làm việc của mỗi cá nhân được sắp xếp theo ý riêng của họ. Họ có thể bày biện văn phòng của mình để ứng với các nhu cầu đặc biệt. Tất cả mọi người đều có không gian riêng tư của mình. Họ có thể đóng cửa lại, bật nhạc lên, điều chỉnh ánh sáng và làm việc. Điều đó có nghĩa là văn phòng làm việc tạo cho họ cảm giác như đang ở nhà. Tinh thần nhân viên luôn phấn chấn, thoải mái trong công việc. Nhiều văn phòng ở Microsoft đều có cửa sổ, kích cỡ toà nhà nhỏ giúp cho duy trì được môi trường thân thiện hơn. Ở Microsoft không có việc quy định giờ làm việc với các nhà lập trình và điều hành. Chỉ một số vị trí cần làm đúng giờ như nhân viên hỗ trợ kỹ thuật, nhân viên tiếp tân của toà nhà. Các nhân viên có thể chọn giờ làm việc của mình nhưng phải có những khoảng thời gian xác định hàng ngày. Mọi người có thể bắt đầu vào những thời gian khác nhau và làm việc theo những giờ khác nhau mỗi ngày. Liệu điều này có dẫn đến mọi người làm việc ít hơn không? Ngược lại phần lớn mọi người đều làm ít nhất 10h ngày. Nhân viên được đánh giá dựa trên công việc họ phải hoàn thành.
Những cải tiến của Microsoft so với quản trị cổ điển
Quan điểm quản trị lâu đời nhất và được ứng dụng rộng rãi nhất chính là quản trị cố điển. Nó gồm 3 nhánh chính: quản trị quan liêu, quản trị khoa học và quản trị hành chính. Bối cảnh hình thành các lý thuyết quản trị này là vào cuối thế kỷ 19, đầu thế kỷ 20. Lúc này sản xuất đang bước vào giai đoạn đầu cách mạng khoa học kỹ thuật. Hàng hóa được sản xuất theo công nghiệp quy mô lớn: sản xuất đại trà, thị trường rộng lớn, hàng hóa có tiêu chuẩn nhất định … Do đó, quản trị cổ điển ra đời để đáp ứng đòi hỏi nâng cao năng suất, chất lượng hàng hóa, giảm giá thành nhằm tối đa hóa hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, do cách tiếp cận khác nhau nên giữa các học thuyết của quản trị cổ điển có những điểm khác biệt.
Quản trị quan liêu được thực hiện dựa trên các quy tắc, một hệ thống cấp bậc, một sự phân công lao động rõ ràng và các thủ tục được miêu tả chi tiết. Nó chỉ rõ bảy đặc điểm mong muốn của tổ chức:
1. Các quy tắc: hướng dẫn chính thức cho hành vi người lao động
2. Tính khách quan: dựa trên các quy tắc để đối xử khách quan với người lao động
3. Phân công lao động: phân chia công việc thành các nhiệm vụ đơn giản và chuyên môn hóa hơn
4. Cơ cấu cấp bậc: một cấu trúc theo cấp bậc sắp xếp các công việc theo thẩm quyền ở mỗi cấp. Quyền hành tăng dần ở mỗi cấp bậc cao hơn cho đến cấp quản trị cao nhất.
5. Cơ cấu quyền hành: xác định rõ ai có thẩm quyền ra các quyết định quan trọng tại các cấp bậc
6. Cam kết nghề nghiệp suốt đời
7. Hợp lý về mặt kỹ thuật: sử dụng hiệu quả các nguồn lực hiện có do cùng hướng tới các mục tiêu chung của tổ chức.
Lợi ích lớn nhất của quản trị quan liêu là tính hiệu quả và sự nhất quán. Nó phát huy hiệu lực tốt nhất khi quản lý các công việc có chu trình nhất định thông qua các quy tắc và thủ tục. Tuy nhiên, nó thiều linh hoạt và thường chậm trễ trong quá trình ra quyết sách. Nó chỉ phù hợp trong môi trường ổn định, ít thay đổi.
Quản trị khoa học lại tập trung vào lao động cá nhân và các máy móc họ sử dụng. Tư tưởng của nó được Taylor chỉ ra ở 4 điểm chính:
1. Phát triển khoa học thay thế phương pháp kinh nghiệm cũ cho từng yếu tố công việc của mỗi người.
2. Tuyển chọn một cách khoa học, huấn luyện, dạy và bồi dưỡng công nhân
3. Lựa chọn và huấn luyện công nhân một cách khoa học và phát triển tinh thần hợp tác, thay vì khuyến khích những nỗ lực cá nhân riêng lẻ và trả lương theo sản phẩm
4. Phân chia công việc giữa nhà quản trị và công nhân để mỗi bên làm tốt nhất công việc phù hợp riêng với họ, nhờ đó sẽ gia tăng hiệu quả.
Ưu điểm của quản trị theo khoa học là thay thế làm việc theo kinh nghiệm bằng các nguyên lý có tính khoa học. Xem trọng phân công lao động, dự đoán được kết quả và chủ động trong công việc, đề cao kiểm soát và làm việc theo nhóm. Tuy nhiên, nó cũng có nhược điểm là bỏ qua nhu cầu xã hội và xem nhẹ các mối quan hệ ngoài công việc, quá xem trọng quản trị ở cấp tác nghiệp mà bỏ qua khía cạnh tổng quát.
Quản trị hành chính tập trung vào việc nghiên cứu nhà quản trị và những chức năng cơ bản của quản trị. Nó nhấn mạnh tới tiến trình và những cấu trúc chính thức trong tổ chức, định hướng cho nhân viên nhận biết rõ công việc và cách thức thực hiện để đạt được mục tiêu của tổ chức. Nó được Fayol phát triển thông qua 14 nguyên tắc quản trị.
1. Phân công lao động
2. Quyền hành
3. Kỷ luật
4. Thống nhất mệnh lệnh
5. Thống nhất chỉ huy
6. Đặt lợi ích của cá nhân dưới lợi ích chung.
7. Thù lao
8. Tập trung hóa
9. Chuỗi quyền hành
10. Trật tự
11. Công bằng
12. Sự ổn định nhân viên và công việc
13. Sáng tạo
14. Tinh thần đồng đội
Ngoài ra, Fayol cũng đã phân chia lĩnh vực hoạt động trong một tổ chức kinh doanh thành 6 nhóm:
1. Kỹ thuật hay sản xuất
2. Thương mại
3. Tài chính
4. Quản lý tài sản và nhân viên
5. Kế toán
6. Các hoạt động tổng quát, bao gồm các công việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, phối hợp và kiểm tra.
Đây là sự phân tích đầu tiên về quản trị theo kiểu này. Đóng góp của Fayol cho sự phát triển quản trị là rất lớn. Nó là nền tảng cho quản trị hiện đại. Hạn chế của học thuyết này là quan điểm quản trị cứng rắn, phù hợp với tổ chức ổn định, ít chú ý đến con người và xã hội nên dễ dẫn tới xa rời thực tế.
Các phân nhánh của quản trị cổ điển hiện nay vẫn còn được áp dụng hiệu quả trong một số lĩnh vực. Cả ba đều nhấn mạnh vào những khía cạnh chính thức của tổ chức, mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận, công việc và quá trình tổ chức. Cách làm việc theo kinh nghiệm được thay thế bằng cách làm việc theo khoa học. Xem trọng phân công lao động, sự phân cấp quyền hành, các quy tắc và các quyết định để tối đa hiệu quả sản xuất. Tuy nhiên, mối quan hệ xã hội và không chính thức của nhân viên bị xem nhẹ. Tổ chức phân cấp chặt chẽ cứng nhắc không phản ứng linh hoạt với môi trường biến đổi. Ngày nay, các công ty từ bỏ cách quản lý theo cấp bậc, tức là cấu trúc quản lý theo kiểu mệnh lệnh và kiểm soát. Dẫn đầu xu hướng này là những công ty công nghệ cao dựa vào các chuyên viên thiết kế phần mềm, những công nhân trí thức vốn tự tiến hành công việc của mình mà không cần ai giám sát. Trong phong trào này Microsoft là người đi tiên phong và có nhiều cải tiến hữu ích.
Microsoft có cấu trúc tổ chức, nhân lực và văn hóa chống quan liêu nhưng lại có cơ cấu rõ ràng. Cơ cấu được xác định linh hoạt dựa trên các báo cáo chính thức về công việc thực hiện dự án. Trọng tâm quản lý hướng vào tiến trình công việc thay vì hướng vào tổ chức, con người, nhà quản trị như quản trị cổ điển. Công ty có thể quản lý được hàng loạt các giai đoạn phát triển do các nhóm nhỏ thực hiện và liên kết chặt chẽ với khách hàng. Microsoft hoạt động dựa trên cách nhóm làm việc mà trong đó các thành viên học hỏi lẫn nhau và học hỏi các nhóm khác. Các nhóm chia sẻ với nhau những kiến thức về quản lý, giám sát chất lượng, phát triển sản phẩm cũng như các công cụ dùng chung khác. Chia sẻ và chuẩn hóa giúp tiết kiệm thời gian, chi phí xây dựng và thử nghiệm. Sản phẩm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng và tận dụng tối đa tài nguyên và nguồn lực để phát triển. Các công việc được thực hiện song song chứ không theo trình tự như quản lý cổ điển. Nhờ đó giảm bớt thời gian phát triển sản phẩm, nhanh chóng đưa sản phẩm mới ra thị trường, đáp ứng được tốc độ phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin. Các công cụ dùng chung thường là thông tin: các giải pháp, các module mã lệnh … Khác với cổ điển, tài nguyên khi sử dụng thì mất đi. Tài nguyên tri thức khi sử dụng không những mất đi mà nó còn sản sinh thêm. Kế hoạch làm việc rất chặt chẽ về mặt thời gian và các nhóm phải có báo cáo tiến độ vào các thời điểm đã xác định. Việc khắc phục các thiếu sót phải được thực hiện ngay không chậm trễ. Tuy nhiên, việc kiểm tra, kiểm soát của nhà quản lý lại được giảm bớt. Thay vào đó Microsoft sử dụng các giám sát đặc biệt như các bản báo cáo cá nhân hàng ngày, bản báo cáo sơ lược theo định kỳ hàng tháng về tiến triển của đội. Việc kiểm soát cũng thiên về sản phẩm và hiệu quả công việc, kết hợp các đánh giá và điểm chuẩn định tính.
Môi trường làm việc được bố trí cẩn thận, có tính toán kỹ lưỡng nhằm giúp nhân viên thoải mái trong công việc. Hạn chế được stress, giảm bớt những áp lực của ngành công nghệ thông tin. Khác với quản trị cổ điển, lương được Microsoft trả dựa theo hiệu quả làm việc, chất lượng sản phẩm và độ hài lòng của khách hàng. Lương cũng không phải là yếu tố quan trọng để động viên nhân viên ở Microsoft. Lương nhìn chung trả thấp hơn so với các đối thủ cùng ngành, mức độ chệnh lệch giữa các vị trí cùng và khác cấp cũng không quá chênh lệch. Thay vào đó là chế độ thưởng và quyền mua cổ phiếu của công ty. Trong một ngành nhiều biến động về nhân lực và dễ xảy ra việc thất thoát nguồn lực chất xám, chính sách này của Microsoft tỏ ra rất hiệu quả. Nhân viên cảm thấy Microsoft có một phần là của mình, gắn liền với sự phát triển của Microsoft. Do đó động viên được nhân viên hết mình làm việc cho công ty và thu hút, giữ chân được nhân tài cho Microsoft.
Kết luận
Với chiến lược đúng đắn, tuyển dụng cẩn thận và động viên khuyến khích nhân viên hợp lý, tổ chức làm việc theo nhóm hiệu quả đã giúp Microsoft có những bước tiến nhanh và vững chắc so với các đối thủ cùng ngành. Microsoft là một công ty thành công về mặt quản lý nhờ việc áp dụng sáng tạo có cải tiến các học thuyết quản trị cổ điển, đặc biệt là thuyết quản trị khoa học của Taylor và thuyết quản trị hành chánh của Fayol. Những cải tiến các học thuyết trên phù hợp với ngành công nghiệp phần mềm là nhân tố quan trọng giúp Microsoft duy trì địa vị thống trị toàn cầu của mình trong lĩnh vực công nghệ phần mềm. Việc nghiên cứu thành công của Microsoft dưới góc độ quản lý rất hữu ích cho các công ty Việt Nam, đặc biệt là các công ty tin học trong giai đoạn hội nhập toàn cầu và tranh ngày càng khắc nhiệt như hiện nay.
WIDGETIZE