Software de Gestión

En la era de las redes sociales, algunos de los llamados “gurus” del tema han previsto la posible muerte del correo electrónico. Sin embargo, éste sigue siendo el único requisito fundamental, solicitado en todas las redes sociales y demás sitios web para afiliarse.

La practicidad del correo electrónico no sólo está en el hecho de que todo internauta tiene uno. Principalmente, la ventaja es que desde la bandeja de entrada de un servicio, por ejemplo, Gmail, se pueden enviar correos electrónicos a cuentas de Gmail, Yahoo, AOL, Hotmail o incluso a dominios personalizados y cuentas empresariales.

Mientras, los buzones de mensajes de las redes sociales funcionan exclusivamente dentro de esa red.

Por ello, aprender a lograr la mayor eficiencia en el uso del correo electrónico es fundamental para la comunicación.

Secretos de redacción:

- Sé breve: En el caso de los correos electrónicos, mientras menos, mejor. Un enorme texto explicando algo que se pudo decir en dos párrafos probablemente sea una prueba insuperable para muchos. Al final, el mensaje no llegará.

- Especifica qué necesitas y para cuando: Al hacer solicitudes por correo electrónico es importante dejar claros estos detalles para evitar retrasos en las tareas que deben ser realizadas.

- Si es posible o pertinente, indica quién debe hacer qué: Entre los mensajes que circulan en el interior de la empresa, muchos de ellos están destinados a asignación de labores. Si no se especifica la persona a cargo de un proyecto, es muy probable que se sobreentienda que alguien más lo hará.

- Si el correo debe ser muy largo, desglosa: coloca intertítulos y párrafos cortos. Si es necesario, puedes usar negritas, subrayados o colores no muy fuertes para brindar un apoyo gráfico que haga que los lectores no se aburran o distraigan y puedan comprender la idea en segmentos.

- Especifica si envías archivos adjuntos: Si una pieza muy importante de información está siendo enviada en un archivo adjunto es fundamental mencionarlo en el correo electrónico. Si no, y dependiendo de la interfaz gráfica del servicio de correo que utilice, es posible que el receptor no se percate de que el correo viene con adjuntos y no los revise.



Secretos de Gestión

La administración del correo electrónico a menudo quita demasiado tiempo. Aunque existe más de un software para la gestión de mensajes, algunos tips optimizarán esta labor y dejarán más tiempo para hacer inventario, facturación o cualquier otra función realmente empresarial.

- No acumules: Así como pasa en muchas casas u oficinas, el correo electrónico también es un lugar en el que guardamos cosas “que pueden servir luego”, y a las que jamás volvemos hasta que necesitamos eliminar algo para tener más espacio.

- Busca herramientas: Un software que te ayude a hacer una adecuada administración de tus correos y simplifique la revisión te ahorrará bastante tiempo para ocuparte de tareas de oficina como tu facturación o control de inventario. Herramientas gratuitas como Nutshellmail, utilidades cotidianas como Outlook o el simple uso de carpetas o etiquetas para catalogar correos son más que suficiente para lograrlo.

- Establece horarios: En lugar de ocupar todo el día respondiendo correos, establece dos o tres momentos del día para ocupar en esta tarea. A menos que se trate de algo urgente o muy esperado, apégate a las horas designadas para ver el correo.

- Jerarquiza: Algunos correos son más importantes que otros. Márcalos y responde primero. Luego ocupa tu tiempo en aquellos que son menos importantes o cuyo lapso de respuesta es mayor.

- Lee completamente: El hacer scanning de un texto hace que, por ejemplo, respondamos ofreciendo más información de la que se nos solicita, simplemente por no haber leído bien.