Chia sẻ kiến thức tin học

Bạn gia nhập một đội, nhóm, diễn đàn trực tuyến hay thành viên của một website, tất nhiên bạn phải cung cấp địa chỉ mail... Thế nhưng một số website “xấu” thường lợi dụng việc này để tung thư rác, các quảng cáo. Hậu quả là hộp mail của bạn thường bị tắc nghẽn vì đầy thư rác. Làm sao đây?

Trước hết, bạn hãy kiểm tra thao tác remove địa chỉ mail của mình khỏi danh sách nhận mail đã đúng theo yêu cầu của diễn đàn, tổ chức hay website đó chưa, tránh việc vội vã kết luận họ là website “xấu”. Các yahoo group thì có thao tác remove tên bạn khỏi thành viên group. Các diễn đàn hoặc website tin tức thì thường bạn chỉ cần không đánh dấu vào dòng “nhận các bản tin hoặc các thông báo” của diễn đàn trong phần thông tin tài khoản cá nhân.

Còn nếu bạn đã chắc chắn rằng mình đã làm đúng mà vẫn bị quấy rối, hãy đưa địa chỉ mail mà bạn không muốn nhận thư vào danh sách thư rác, thư bị lọc và nhờ các chương trình chống thư rác cản hộ. Cụ thể cách thức tiến hành như sau:

Yahoo Mail

Đăng nhập vào hộp thư Yahoo, vào Options (nằm bên phải ở phía hơi trên màn hình). Bạn bật chế độ gác Spam bằng cách click Spam Protection trong phần Mail Option theo tuần tự ba bước:

Bước đầu tiên, khởi động Spam Guard. Xác định xem Spam Guard sẽ làm gì khi gặp thư rác. Yahoo Mail cho bạn hai chọn lựa là chép thư Spam vào thư mục Bulk hoặc xóa ngay lập tức. Thư trong Bulk sẽ tồn tại 30 ngày trước khi bị xóa (theo mặc định).

Bước thứ hai, xác định thao tác kèm theo khi bạn dùng chức năng Mark Spam hoặc Not Spam khi muốn xác định một thư có phải là thư rác hay không. Khi bạn chọn Mark Spam, chương trình sẽ tự động add địa chỉ email của người gửi mà bạn vừa đánh dấu vào danh sách block addresses và sẽ hành động theo như thao tác bạn định trong bước 1 mỗi khi gặp thư có địa chỉ nằm trong danh sách block addresses. Not Spam sẽ đưa mail trong Bulk vào Inbox.

Bước thứ ba chỉ là xác định bạn có muốn ngăn chặn việc hiển thị hình ảnh hay không. Đây đơn thuần chỉ là lý do bảo mật.

Sau khi đã bật Spam Guard, bạn có thể vào “block addresses” cũng trong phần Mail Option để thêm vào danh sách của địa chỉ mail mà mình không muốn nhận hoặc có thể sử dụng chức năng Mark Spam. Vậy là bạn đã thoát khỏi phiền toái.

Trong Gmail

Cũng đăng nhập vào Gmail, vào phần Settings, bạn chuyển đến phần Filter và click vào Create new fillter. Công cụ lọc này dựa trên năm đặc tính của thư gửi tới: From, To, Subject, Has the words, Doesn’t have. Nếu thấy thư có đặc tính nằm trong bộ lọc, thư đó sẽ nằm trong danh sách và thi hành theo những thao tác mà bạn sẽ xác lập. Để định những thao tác nào sẽ thi hành với thư nằm trong bộ lọc, bạn tiếp tục click vào Next, và chọn thao tác Skip the Inbox (đưa vào mục Spam), Star it (đánh sao), Apply the Label (đưa thư vào nhãn), Forward to (chuyển tiếp thư tới địa chỉ mail nào đó), Delete it (xóa).

Như vậy bạn chỉ cần tạo một bộ lọc (fillter) có dòng From là địa chỉ email của người mà bạn không muốn nhận rồi chọn thao tác thi hành là xóa thì sẽ không bao giờ thấy mail của người đó trong hộp thư của bạn.

Bạn cũng có thể dùng chức năng Report Spam trong Inbox để xác định thư là thư rác và không nhận trong các lần sau. Gmail cũng có một bộ lọc thư rác được cập nhật liên tục các địa chỉ phát tán thư rác.

Trong mail Client như Outlook Express (OE) hoặc Microsoft Outlook (MO).

Qui tắc: Dùng Message Rule để chặn tất cả các thư có địa chỉ gửi từ... thiết lập như sau:

Trong MO, bạn vào Tools -> Rules and Alerts -> New Rules -> chọn Start From A blank Rule và chọn Check message when thay arrive -> Next -> đánh dấu From People or distribution list và click vào People or distribution list ở ô bên dưới, tiếp tục gõ địa chỉ email mà bạn muốn chặn vào dòng From -> Ok rồi click vào Next chọn tiếp vào dòng Deleted it. Nếu bạn muốn có một sự loại trừ trong luật lọc mail của mình thì nhấn next và chọn điều kiện để loại trừ (tức là những mail cũng từ địa chỉ đó nhưng có thêm một điều kiện thì không nằm trong danh sách bị lọc). Click vào Finish nếu bạn nghĩ rằng đã đủ.

Như vậy bạn sẽ không bao giờ bị các mail tại địa chỉ trên làm phiền.

Trong OE cũng tương tự, bạn cũng vào Tools -> Message Rules và theo các bước tương tự như trên.

Một điều cần lưu ý là khi bạn dùng mail client tức là bạn download mail từ một máy chủ mail nào đó về. Điều đó có nghĩa là trên thực tế hộp thư của bạn vẫn nhận được các “mail rác” này, nhưng bạn không download về máy mà thôi. Cách thức để chặn Mail rác triệt để nhất vẫn là thiết lập các bộ lọc ngay từ trên máy chủ. Điều này yêu cầu phải có sự can thiệp của bộ phận công nghệ thông tin của công ty bạn.

Chúc bạn thành công và thoát khỏi được những phiền toái.

1, Tôi đã thực hiện một bài kiểm tra về tính năng chống Spam của Gmail. Bốn tháng trước tôi thường xuyên sử dụng địa chỉ Gmail của tôi để đăng ký một số dịch vụ như nhận thư báo tin mới, sử dụng nó trên các form và chia sẻ trên những diễn đàn, blog và các cuộc thảo luận online. Tôi muốn các spam bị tiêu diệt hết và điều đó chính xác đã bắt đầu xảy ra. Hàng ngày tôi nhận được khoảng 20 thư rác. Tôi biết rằng số lượng đó là ít nhưng đối với một người không bao giờ nhìn thấy spam trong hộp thư như tôi thì số lượng đó cũng là đáng kể.

Tôi đã từng thực hiện kiểm tra một lần trước đây với Yahoo! Mail, và sau đó mất rất nhiều thời gian để tống khứ tất cả đống thư rác đó. Tôi sẽ chia sẻ bí quyết của mình với các bạn: Đầu tiên bạn nên có 3 địa chỉ e-mail (trên hotmail, yahoo mail và gmail chẳng hạn). Với 3 địa chỉ mail này bạn sẽ sử dụng vào 3 mục đích khác nhau: một mail dùng với bạn bè, người thân; một mail dùng cho việc liên hệ khách hàng và công việc của bạn; còn lại là địa chỉ chuyên để “bắt” spam. Hãy nhớ rằng càng ít dùng mail công khai bao nhiêu thì càng ít có spam bấy nhiêu.

2, Nếu bạn muốn sử dụng mail riêng tư và thương mại của bạn với những trang mà bạn vào (trong trường hợp nó đòi hỏi bạn phải chia sẻ địa chỉ mail) thì bạn nên kiểm tra lại phần Privacy Policy (những điều khoản về sự riêng tư). Bạn không phải nghiên cứu về các điều khoản đó nhưng xem qua nó sẽ giúp bạn có được nhiều thông tin về website đó. Nếu trong các điều khoản không có sự riêng tư hay website không có Privacy Policy thì nên nghi ngờ hay và chắc chắn rằng site đó sẽ chia sẻ thông tin của bạn. Rất nhiều site đòi hỏi hợp pháp hóa bằng địa chỉ mail và cũng có Privacy Policy nhưng sau đó vẫn bán thông tin của bạn. Vì vậy đừng bao giờ đặt niềm tin vào Privacy Policy quá nhiều, chỉ cần có ấn tượng tốt về nó là được.

Điều tốt nhất về việc quản lý các mail spam là bạn có thể nghiên cứu xem làm thế nào để một ai đó có thể lấy được địa chỉ mail của bạn, nếu biết được điều đó thì bạn có thể giảm tới mức thấp nhất lượng spam và quản lý hòm thư của mình một cách an toàn. Bất cứ site nào mà bắt nhập vào địa chỉ mail mà bạn cảm thấy nghi ngờ thì hãy sử dụng địa chỉ mail bắt spam.

3, Địa chỉ mail riêng tư của bạn nên dùng cho các nguồn đáng tin cậy như trên diễn đàn, các cuộc thảo luận bạn thường xuyên tham gia. Bạn chỉ nên dùng địa chỉ này trên các website mà bạn tin tưởng và truy cập hằng ngày hoặc thường xuyên vào. Điạ chỉ mail riêng của bạn nên dùng để đăng nhập vào các form (chỉ những website bạn muốn có thông tin). Nó cũng nên dùng để đăng ký nhận những mail thông tin mà bạn quan tâm. Nó sẽ là mail được dùng nhiều nhất, trong các cuộc giao tiếp hằng ngày. Đây là địa chỉ mail bạn nên chia sẻ với gia định, bạn bè và đồng nghiệp.

4, Địa chỉ mail thương mại dùng cho các hoạt động giao dịch kinh doanh. Thực tế mail thương mại không nên là các mail miễn phí. Nó sẽ là địa chỉ thư điện tử cho các công ty, các website hay tên các hoạt động kinh doanh của bạn (ví dụ như: @.tên_công_ty_của_bạn.com). Nếu bạn không có công ty, hoạt động kinh doanh hoặc website riêng thì nên dùng điạ chỉ e-mail miễn phí và biến nó thành mail dùng cho các mục đích chuyên nghiệp. Chẳng hạn đặt mail này vào trong resume (sơ yếu lí lịch)... Nhưng chỉ nên dùng với các nguồn cực kỳ đáng tin cậy. Bạn chỉ nên chia sẻ địa chỉ mail thương mại của mình với các cá nhân bạn hay liên hệ hoặc kinh doanh. Ví dụ: bạn không nên cho các nhân viên chăm sóc khách hàng trong công ty biết địa chỉ mail của mình, nhưng bạn có thể cho lãnh đạo công ty biết. Đây là địa chỉ mail chọn lọc của bạn. Trong một số trường hợp bạn có thể chia sẻ địa chỉ mail này cho nhân viên chăm sóc khách hàng, nhưng phải đáng tin cậy và có sự đánh giá tốt.

Ví dụ: nếu công ty có kế hoạch gửi cho bạn thông tin nhạy cảm qua e-mail, chẳng hạn như tiền, tài khoản khách hàng. Khi đó mail thương mại của bạn có thể dùng để đăng nhập vào các website bạn sẽ dùng thẻ tín dụng, nhưng phải có độ tin cậy cao và nổi tiếng. Email này chỉ nên dùng với các đối tác bạn tin tưởng, không chia sẻ hay gửi quảng cáo trở lại cho bạn. Bạn chỉ nên dùng email này để lấy thông tin của các công ty liên quan hay các thông tin ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động kinh doanh của bạn. Đừng bao giờ công bố rộng rãi địa chỉ e-mail này trên bất kỳ website, diễn đàn, hội thảo hay bất kỳ phương tiện công cộng nào.

5, Địa chỉ mail bắt spam nên dùng bất cứ lúc nào bạn cảm thấy nghi ngờ, như khi bạn không tin tưởng website đó hoặc site không cung cấp cho bạn các thông tin mong muốn. Nhiều website có các sản phẩm, chương trình hay dịch vụ bạn mong muốn. Nhưng để đăng ký hay gửi yêu cầu tới họ, bạn phải nhập địa chỉ e-mail (mà hầu hết phải là e-mail hợp lệ và được kiểm chứng). Do đó bạn nên có một địa chỉ email bắt spam cho các nguồn không đáng tin cậy. Dùng địa chỉ email bắt spam này, bạn có thể dễ dàng đăng ký tại bất kỳ website nào trong khi dùng một email hợp lệ để đăng nhập và kiểm chứng tính chất xác thực của địa chỉ email.

6, Dùng thành phần Report Spam trong email client của bạn. Hầu hết email client trực tuyến và thậm chí bây giờ là phần mềm (cài đặt cục bộ) đều có thành phần Report Spam để block các mail phát tán về sau này từ một người gửi nào đó. Sử dụng tốt thành phần này cũng khá quan trọng bởi nó sẽ giúp giữ cho hòm thư của bạn tránh khỏi các thư không mong muốn. Địa chỉ mail duy nhất mà bạn phải lo lắng về việc nhận spam là mail cá nhân và mail thương mại, mail bắt spam không phải là tài khoản bạn sử dụng hàng ngày mà bạn chỉ dùng nó khi cần xác nhận một địa chỉ mail.

Nếu bạn thực hiện theo đúng những bước trên, bạn sẽ không phải nhận bất cứ thư rác nào vào tài khoản email thương mại. Nhưng nếu chẳng may vẫn có spam nào đó lọt qua, hãy chắc chắn sử dụng tính năng Report Spam để có thể ngăn chặn được việc phát tán trong tương lai. Sử dụng ngay lập tức tính năng Report Spam khi vừa nhận được spam để không bị trì hoãn hay bỏ sót bất cứ một thông báo spam nào. Trong địa chỉ email cá nhân, bạn sẽ nhận được spam hay thư không mong muốn, khi đó bạn cũng phải dùng tính năng Report Spam. Nếu bạn sử dụng Report Spam chỉ trong vài tháng và có cách quản lý email tốt thì hiếm khi hoặc có thể là không bao giờ bạn nhận được spam.

Nếu chẳng may nhận được thư rác, hãy dùng Report Spam trong email client của bạn. Nó sẽ nhanh chóng loại trừ bất cứ email không mong đợi nào cho bạn. Thực hiện theo các bước trên là cách thiết yếu để giữ được một hòm thư sạch sẽ. Quản lý tốt địa chỉ email là trách nhiệm của bạn và bạn nên biết rõ bạn sẽ bạn chia sẻ thông tin với ai khi đưa ra các địa chỉ email. Hầu hết mọi người chỉ dùng một địa chỉ email cho tất cả các hoạt động của mình và tất nhiên điều này không phải là lựa chọn tốt nhất. Bạn nên dùng ít nhất 3 email theo các bước như trên. Bạn có thể đơn giản chỉ đăng nhập một tài khoản, email cá nhân hay email thương mại và hầu hết chỉ phải nhận email từ các đối tượng mong muốn.

Bạn có thể chỉ gửi mail từ các tài khoản mail cá nhân hay thương mại. Trong Gmail bạn sẽ thấy có tính năng tự động forward lại địa chỉ người gửi cả khi bạn không vào tài khoản, còn đối với Yahoo thì bạn phải dùng tài khoản trả phí mới có được tính năng đó. Vì thế bạn hoàn toàn có thể sắp xếp việc sử dụng các địa chỉ email một cách hợp lý nhất và tiện lợi nhất. Bạn có thể dùng địa chỉ hotmail làm bộ bắt spam vì dung lượng của nó ít mà tính năng cũng không cao. Đây chỉ là gợi ý còn dùng như thế nào là tùy bạn.

Hiện tại tôi trả tiền cho một tài khoản Yahoo! Mail và dùng nó như là mail thương mại. Tôi dùng Gmail cho địa chỉ mail cá nhân và dùng hotmail làm mail bắt spam. Do tôi đã thiết lập một chế độ tự động forward trong Yahoo! Mail nên khi nhận được một mail (thường là mail thương mại) nó sẽ tự động forward tới Gmail (địa chỉ mail tôi đã thiết lập) mà tôi hay sử dụng. Vậy là thậm chí cả khi tôi không hay vào địa chỉ Yahoo! tôi cũng có thể biết được là có mail của ai gửi đến thông qua việc tự động forward giữa 2 hòm thư. Còn địa chỉ Hotmail thì rất hiếm khi tôi đăng nhập vào, chỉ khi nào cần kiểm chứng một email hay đăng nhập để tài khoản đó không bị đóng. Việc tiếp cận chủ động này đã giữ cho hộp thư của tôi sạch sẽ hằng năm và bây giờ tôi chắc chắn nó sẽ giúp bạn trong cuộc chiến chống lại spam.

Ant Onaf - chủ sở hữu và là người sáng lập website Journal Home. Ông cũng là nhà quản trị web hoàn hảo, nhà tiếp thị internet, biên tập nội dung và tư vấn viên IT.

TT - Bạn cần chuyển gấp cho bạn bè một tập tin phim, kích thước lớn (khoảng vài trăm MB đến 1GB) cho một người thân ở xa.

Bạn muốn chia sẻ phim ảnh với bạn bè qua Internet nhưng tiền thì hạn chế mà các dịch vụ upload thì quá chậm và dung lượng không cao?

Với Pando, bạn có thể thỏa mãn phần nào ý muốn của mình.

Pando giới thiệu đến khách hàng một dịch vụ chuyển file qua email, với kích thước upload lên đến 1GB. Thực chất Pando là một dịch vụ trung chuyển tập tin. Thông tin bạn cần chuyển đi sẽ được mã hóa và chuyển lên máy chủ, nén lại rồi lưu trữ trên đó.

Phía kia người nhận sẽ nhận được một bức thư do Pando gửi, nội dung là email của bạn, trong đó tập tin kèm theo chính là một chìa khóa để bạn thực hiện kết nối với tập tin gốc trên máy chủ.

Để dùng Pando, bạn đăng nhập website http://www.pando.com/beta/ và tải bản “beta free” về máy. Pando Free yêu cầu bạn cung cấp một email để chứng thực và đăng ký tài khoản. Việc đăng ký tài khoản có thể thực hiện trực tuyến sau khi bạn tiến hành cài đặt Pando vào máy tính.

Khi click vào nút “send new” để bắt đầu sử dụng, bạn sẽ thấy màn hình gồm một giao diện cho phép “Browse” đến tập tin cần chuyển đi. Bạn cũng có thể chuyển đi cả một thư mục. Và tổng dung lượng chuyển không vượt quá 1GB.

Để nhận tập tin này, máy người thân hoặc bạn bè của bạn cũng phải cài đặt Pando. Để tải tập tin này về bạn chỉ cần tải tập tin gửi kèm theo email về máy tính và thực thi nó bằng Pando. Sau đó theo như hướng dẫn chương trình để tải tập tin chính thức về. Tập tin email sẽ có dạng là <name>.<ext>.panda, trong đó <name>.<ext> chính là tên của tập tin mà bạn gửi.