Skip navigation.

THE RED VIOLIN

The life's beauty

Tổ chức sự kiện: những việc chẳng ngờ

1. Đầu năm nay, một công ty tư vấn mới thành lập tổ chức hội thảo nhằm giới thiệu hoạt động của mình. Cho rằng việc này đơn giản, công ty không thuê dịch vụ bên ngoài mà tự đứng ra lo liệu. Do đặt chỗ ở một khách sạn sang nhất nhì ở Sài Gòn nên mọi thứ cần thiết cho hội thảo đã được sắp đặt chu đáo. Nhưng điều mà công ty không dự liệu trước là tính học thuật quá sâu của hội thảo - nhiều giáo sư, tiến sĩ lên đọc những bài tham luận dài lê thê - khiến người nghe khó tiếp thu,
trong khi đó thời gian dành cho phần thảo luận lại không còn. Hội thảo kéo dài đến hơn một giờ chiều, khách tham dự bỏ về gần hết, buổi tiệc trưa của công ty xem như thất bại. Vậy là chi hơn trăm triệu đồng để quảng bá hình ảnh công ty nhưng hiệu quả lại không đạt như mong muốn. Có thể công ty cho rằng một hội thảo được tổ chức trang trọng - thuê địa điểm đắt tiền, nhiều bài phát biểu “nặng ký”, chiêu đãi ăn trưa - sẽ hấp dẫn khách mời. Trong khi đó khách tham dự lại muốn đặt câu hỏi và tranh luận để hiểu sâu về đề tài. Lẽ ra, công ty nên báo cho diễn giả biết trước về đối tượng khách tham dự, đồng thời kiểm soát được thời gian trình bày của các diễn giả để không rơi vào tình thế bị động.

2. Cũng có những “sự cố” xảy ra ngoài ý muốn của doanh nghiệp hay nhà tổ chức chỉ vì không rành “luật lệ”. Đầu tiên là chuyện xin phép tổ chức họp báo, vốn đã được cơ quan quản lý quy định rất rõ: thời gian cấp phép cho doanh nghiệp Việt Nam là một ngày, doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài là bảy ngày. Ai lo tổ chức họp báo cho doanh nghiệp nước ngoài mà không nắm quy định này, cứ đợi đến sát ngày mới xin phép thì không chừng phải rơi vào cảnh... hoãn họp! Kế đến là việc treo băng rôn quảng cáo cho sự kiện. Nếu có công ty tổ chức sự kiện nào hứa với khách hàng là sẽ treo băng rôn ít nhất trong một tuần, tại hơn 20 địa điểm “đắc địa” trong thành phố thì chỉ là… hứa hão!

Bởi vì thời gian treo băng rôn tối đa thường chỉ được phép năm ngày và chỉ được treo ở 20 địa điểm.

3. Thông thường, khi tổ chức họp báo, giới thiệu sản phẩm, lễ trao giải thưởng… doanh nghiệp thường nhắm đến các tiêu chuẩn “sao” của khách sạn. Khách sạn càng nhiều sao càng được xem là tối ưu về điều kiện tổ chức, tiện nghi, phục vụ… Đã có doanh nghiệp tổ chức hội nghị khách hàng tại một khách sạn hàng đầu ở TPHCM, thư mời phát đi rồi mới biết nơi tổ chức không chứa nổi số khách mời. Lẽ ra, nếu cẩn thận thăm dò trước, có thể doanh nghiệp sẽ được cung cấp những số liệu cụ thể hơn. Chẳng hạn, nếu lượng khách mời vượt quá 500 người thì tại TPHCM chỉ có các khách sạn Equatorial, Sheraton và Park Hyatt là có khán phòng đủ rộng; ở Hà Nội thì có khách sạn Melia và Deawoo. Các khách sạn khác dù có nhiều “sao” nhưng sức chứa chỉ tối đa 300-400 người. Nhiều doanh nghiệp đã “sốc” khi làm chương trình mang tính chất giao lưu cộng đồng tại các sân vận động, nhà thi đấu, câu lạc bộ… Hệ thống máy lạnh kém, ánh sáng chập chờn, âm thanh lúc được lúc mất, an ninh lỏng lẻo, vệ sinh không đảm bảo… Có nơi lại không cho thời gian dàn dựng và chạy thử chương trình, vì tiền thuê địa điểm chỉ được tính cho thời gian diễn. Muốn được việc, doanh nghiệp phải bóp bụng trả thêm từ một nửa đến nguyên giá thuê, cho thời gian dàn dựng và diễn tập này.

4. Sự phối hợp không đồng bộ giữa các bộ phận làm chương trình cũng là một nguyên nhân gây trục trặc. Người mẫu không thể diễn khi sân khấu cứ được thiết kế theo kiểu… đủng đỉnh. Ca sĩ sẽ chịu trận nếu người phụ trách âm thanh không có sự chuẩn bị chu đáo trước giờ diễn. Ánh sáng trong thiết kế sân khấu cũng vậy, phải thật hoàn hảo ngay từ buổi diễn tập để đạo diễn sắp xếp đội hình người mẫu: cô mặc trang phục màu sậm thì đứng ở nơi có ánh sáng nhiều; trang phục sáng xuất hiện ở chỗ tối hơn; người mẫu diễn trang phục màu đỏ thì không đượcđể đèn xanh “đánh” vào… Người dẫn chương trình (MC) cũng có khi gây ra những cảnh “dở khóc dở cười”. Thông thường, bên làm chương trình sẽ gửi bài nói của MC trước vài ngày để MC đọc và tập dượt cho nhuần nhuyễn. Nhưng cũng có khi lu bu quá nên quên, hoặc do MC quá tự tin vào khả năng của mình nên không cần xem trước. Đã có trường hợp MC chỉ nhận bài nói của mình trước vài giờ, thậm chí ngay khi chương trình bắt đầu. Kết quả là nội dung một đàng, dẫn chương trình đi một nẻo!

Vấn nạn “sao” cũng làm đau đầu giới tổ chức sự kiện không kém. “Sao” thì có nhiều chương trình mời chào, hoặc tự mình làm cao nên thường không đến đúng giờ khiến ban tổ chức khốn khổ tìm cách “chữa cháy” chương trình. Quản lý các “sao” hoặc phải thật mềm mỏng, hoặc phải đúng người, đúng giới, “sao” mới chịu nghe. Ở một chương trình thời trang theo phong cách hoài cổ, đạo diễn yêu cầu người mẫu phải búi tóc cao để phù hợp với chiếc áo dài có những họa tiết về cảnh làng quê xưa. Lúc tập thì không có vấn đề gì, do chưa phải mặc trang phục diễn. Đến buổi diễn thử, trong đội hình người mẫu mười mấy người tự nhiên có hai cô tách ra đi làm đầu riêng - cô thì tóc duỗi, cô kia tóc xõa rẽ ngôi giữa. Lý do là vì tóc búi làm khuôn mặt các cô… không hợp với trang phục diễn! Dù đạo diễn đã cố giải thích rằng diễn thời trang cần nhất là làm toát lên ý tưởng bộ trang phục nhưng các cô vẫn không nghe. Nếu không kịp thời gọi ông bầu đến thì chương trình đã có nguy cơ bị gián đoạn.

5. Trong tay luôn có bảng danh mục công việc cần làm để nắm bắt tình trạng công việc và thời gian hoàn tất. Ngoài ra, cũng không thể thiếu bảng tiến độ công việc, cũng như phải nghĩ đến các phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết sự cố xảy ra một cách an toàn và nhanh chóng nhất. Đó là những tâm niệm cơ bản của người làm nghề tổ chức sự kiện, cũng như doanh nghiệp muốn tự đứng ra làm chương trình cho mình. Quan trọng hơn hết, không được xem nhẹ bất cứ công việc nào, dù là rất nhỏ như chọn bài hát làm nhạc dạo đầu cho chương trình, đặt lẵng hoa trên bàn tiếp tân… Có việc tưởng chừng đơn giản như chuẩn bị khay và khăn cho phần nghi lễ trao tặng quà, nhưng vì người tổ chức không kiểm tra kỹ, đến lúc xuất hiện trên sân khấu thì chỉ thấy chiếc khay trơ trụi với phần quà mà lại thiếu tấm khăn phủ! Những việc linh tinh này phải được liệt kê chi tiết trong bản danh mục công việc cần làm và phải phân công cụ thể cho từng người chịu trách nhiệm.

Ở một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, người ta sẽ tính đến các giải pháp xử lý khủng hoảng. Theo đó, người tổ chức sẽ dự đoán những tình huống xấu nào có thể xảy ra, cách giải quyết cụ thể từng trường hợp ra sao… Làm như thế sẽ hay hơn là chỉ cố gắng làm một chương trình hoàn thiện theo kiểu tránh không để xảy ra một sơ suất nào. Trên thực tế, đây là điều không thể, có khi còn tác dụng ngược, bởi càng cố chu tất mặt này thì lại dễ sơ hở mặt khác.

Đối với mỗi người, kinh nghiệm học được là do tự mình rút tỉa từ những vấp váp của bản thân trong cuộc sống, nhưng đôi khi ta cũng học được qua câu chuyện của người khác. Biết để không phải đi vào vết xe đổ.

Học cách tạo lập và sử dụng các mối quan hệ Việt Nam 2006: Những sự kiện Marketing nổi bật

Comments

Anonymous 25. October 2007, 08:24

Anonymous writes:

Hi chi,



Cong ty em sap to chuc su kien thang 11 toi. Em co the hoi chi mot vai kinh nghiem lien quan den event duoc khong? email em biet nick chat cua chi nha ph.haiha@gmail.com. thanks chi nheiu.

Anonymous 2. January 2008, 15:20

Anonymous writes:

hi`1 cần MC alo mot câu nhe! luôn luôn đáp ứng. 0912340109 - Vân

Anonymous 25. February 2008, 04:49

SooN writes:

Hãy quảng cáo các dịch vụ chuyên nghiệp của Quý Vị tại:
SapKhaiTruong.com /SooN.vn
(trang web đang hoàn thiện - xim mời qua tạm http://www.tactjsc.com.vn)

Thanks
SooN

Anonymous 15. March 2008, 06:20

Anonymous writes:

em dang lam mot khoa luan tot nghiep ve su kien. neu khong qua bi mat thi chi giup do em voiiiiiiiiii!email cua em ne: vuloan32gmail.com

Anonymous 24. April 2008, 02:58

kimlien.svm@gmail.com writes:

can thong tin gi gọi toi nhe! 0983384883. cam on!

Anonymous 24. April 2008, 03:01

Anonymous writes:

thong tin day du ve 500 cty duoc bau chon lon nhat viet nam đầy dủ: tên cty, dia chi, so dt, fax. ten tong gd, .. ban can thi goi Lien nhe:0983384883

Anonymous 12. May 2008, 09:55

Anonymous writes:

"thong tin day du ve 500 cty duoc bau chon lon nhat viet nam đầy dủ: tên cty, dia chi, so dt, fax. ten tong gd, .. ban can thi goi Lien nhe:0983384883"
Chao chi Lien, chi co the gưi cho e cac thong tin nay voi duoc khong, e la Khanh Tung mail : khanhtungqc@gmail.com
nick : khanhtungqc
tel : 0949.620.333
cd : 04.294.8618
E rat can vi e dang bat dau lam viec trong linh vuc kinh doanh, cam on chi nhieu.

thekyevent 1. December 2008, 03:06

Mình là dân sự kiện minh thấy những điều bạn trao đổi chưa hản là chính xác.

thekyevent 1. December 2008, 03:09

Minh giới thiệu đôi nét về công ty của mình nhé

THẾ KỶ EVENT
CÁC LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG

1.- Tổ chức các sự kiên văn hóa - thể thao – thương mại trong nước và quốc tế
Thế Kỷ Event luôn tự hào là đơn vị đã tổ chức thành công nhiều sự kiện văn hóa - thể thao – thương mại. Với các sự kiện do chúng tôi tổ chức yếu tố sáng tạo trong cách làm nhằm mang lại những ấn tượng mới lạ cho khách hàng luôn được chúng tôi đặt lên hàng đầu.

“Chúng tôi đã có mặt, chúng tôi khác với các đối thủ cạnh tranh và chúng tôi đã sẵn sàng phục vụ các bạn”

Nếu đó là thông điệp mà bạn đang muốn gởi đến khách hàng của mình thì hãy liên hệ với chúng tôi, chúng tôi sẽ giúp bạn tạo được những điều khác biệt với các đối thủ cạnh tranh và gởi thông điệp đó đến khách hàng của mình thông qua các sự kiện như :
-Lễ khai trương, khánh thành
-Lễ khởi công, động thổ
-Họp báo, hội nghị, hội thảo
-Các chương trình giới thiệu sản phẩm mới
-Các lễ hội, festival và các hoạt động mang tính cộng đồng
-Các sự kiện trong lĩnh vực thương mại, hàng hóa và hàng tiêu dùng
-Các sự kiện thể thao và du lịch

2.- Tư vấn phát triển doanh nghiệp - Định vị thương hiệu
Thương hiệu của bạn đạt được tiêu chí nào sau đây trong mắt người tiêu dùng :
“Thương hiệu nhớ đến đầu tiên”
“Thương hiệu không nhắc mà nhớ”
“Thương hiệu nhắc mới nhớ”

Với Thế Kỷ Event, việc tạo ra một vị thế riêng biệt của thương hiệu trong một môi trường cạnh tranh để đảm bảo rằng mọi người tiêu dùng trong thị trường có thể phân biệt được với thương hiệu cạnh tranh khác là một việc mang tính chất then chốt trong kinh doanh, và 6 lợi ích có thể nhận thấy được khi bạn có một thương hiệu mạnh đó là :
-Có thêm khách hàng mới
-Duy trì khách hàng trung thành
-Đưa chính sách giá cao, ít sử dụng đến các chính sách khuyến mãi, tăng lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp
-Mở rộng thương hiệu, giảm chi phí truyền thông
-Mở rộng kênh phân phối các sản phẩm của doanh nghiệp
-Tạo rào cản với đối thủ cạnh tranh, hạn chế sự thâm nhập thị trường của đối thủ cạnh tranh
Vậy mở rộng, phát triển thương hiệu chính là sự tận dụng sức mạnh của thương hiệu trong việc mở rộng sản phẩm, mở rộng kênh phân phối sản phẩm, mở rộng thị trường hoặc mở rộng sang ngành nghề khác nhằm khẳng định vị trí của doanh nghiệp trên thương trường.
Hãy để Thế Kỷ Event với đội ngũ nhân viên năng động sáng tạo và giàu kiến thức trong lĩnh vực định vị thương hiệu giúp bạn và doanh nghiệp của bạn thực hiện điều đó.

3.- Thiết kế - in ấn - quảng cáo - kỷ niệm chương – quà tặng
Có thể nói rằng, quảng cáo truyền thông là một trong những phương tiện hiệu quả nhất để bạn truyền đạt đến người tiêu dùng về chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp mình.
Để có được một thông điệp quảng cáo tốt, bạn cần phải có một ekip làm việc đầy sáng tạo và phải gây được ấn tượng mạnh với những người nhận thông điệp ấy của bạn. Vậy bạn phải làm thế nào?
Với đội ngũ nhân viên thiết kế giàu ý tưởng và kinh nghiệm, hệ thống máy móc tối tân hiện đại nhất hiện nay, bằng nhiều chất liệu đẹp và lạ mắt, Thế Kỷ Event sẽ giúp bạn có được một thông điệp quảng cáo hiệu quả.
Ngoài ra, chúng tôi còn cung cấp kỷ niệm chương, quà tặng gồm nhiều chủng loại với nhiều mẫu mã để bạn có thể lựa chọn. Đây cũng là một cách để doanh nghiệp của bạn thể hiện sự biết ơn đối với các khách hàng của mình hoặc thể hiện sự tôn vinh đối với các cá nhân và tập thể đã góp phần xây dựng thành công chung của doanh nghiệp.

4.- Đào tạo nguồn nhân lực – Team Building
Nguồn nhân lực của doanh nghiệp đã và đang là vấn đề nóng bỏng, đó luôn là nhân tố quyết định sự thành bại của mỗi doanh nghiệp. Đặc biệt, trong giai đoạn hiện nay, các doanh nghiệp đang đứng trước những thách thức phải hoàn thiện chất lượng sản phẩm dịch vụ của mình từ khâu sản xuất đến khâu cung ứng mới có thể tồn tại bền vững trên thương trường. Điều này đòi hỏi phải có sự quan tâm tới yếu tố sản xuất sản phẩm và cung ứng dịch vụ của doanh nghiệp, tới các phương thức marketting, bán hàng và chăm sóc khách hàng một cách tốt nhất... cũng như các quy trình làm việc nội bộ hiệu quả. Để đạt được mục tiêu này các doanh nghiệp nhất thiết phải dựa vào một trong những nguồn lực và là tài sản lớn nhất của mình, đó là “Con Người”.

Đầu tư cho con người là chìa khóa để doanh nghiệp phát triển bền vững

Cùng với kiến thức và thái độ, kỹ năng là một trụ cột cấu thành của năng lực cá nhân. Như vậy có thể coi đào tạo kỹ năng là một phương thức để phát triển cá nhân với mục đích trang bị những kỹ năng cần thiết trong công việc, nhận thức tốt hơn về các tiêu chuẩn hiện hành, duy trì được năng lực nghề nghiệp, tự tin trên con đường phát triển nghề nghiệp và khả năng thăng tiến tương lai.
Thế Kỷ Event với phương châm “Sáng tạo để thành công - Mạnh mẽ để tồn tại – Đoàn kết để chiến thắng – Xây dựng ngôi nhà chung” sẽ là người bạn đồng hành cùng các doanh nghiệp trên con đường phát triển nguồn nhân lực cho doanh nghiệp với các chương trình đào tạo kỹ năng chuyên ngành nhân sự và kinh doanh - dịch vụ, giúp doanh nghiệp hình thành những chuẩn mực về công việc và con người.
Hãy liên hệ với chúng tôi để doanh nghiệp của bạn có được một nguồn nhân lực có “Kiến thức vững - Kỹ năng giỏi - Thái độ tốt - Trách nhiệm cao” thông qua các chương trình đào tạo :

* Chuyên ngành nhân sự :
1.- Áp dụng luật lao động tại doanh nghiệp
2.- Hoạch định và tổ chức công việc cá nhân
3.- Huấn luyện chuyên viên đào tạo
4.- Ứng dụng tâm lý trong quản lý nhân sự
5.- Xây dựng và áp dụng hệ thống tiền lương
6.- Quản trị nguồn nhân lực
* Chuyên ngành kinh doanh - dịch vụ :
1.- Kỹ năng chăm sóc khách hàng
2.- Chiến lược đàm phán theo dự án
3.- Kỹ năng bán hàng chuyên nghiệp
4.- Kỹ thuật trưng bày hàng hóa
5.- Kỹ năng thuyết trình
6.- Kỹ năng ứng xử giao tiếp và thuyết phục
7.- Xây dựng đội ngũ – Team building
8.- Phát triển đội ngũ – Team development

TEAM BUILDING
Một khóa học hay đơn giản hơn đó là một khóa huấn luyện dựa trên các trò chơi khác nhau để cho những người tham gia trải nghiệm các tình huống trước và sau dựa trên các câu hỏi của Facilitator (giảng viên) để rút ra các bài học thực tiễn trong công việc, nhằm điều chỉnh thái độ và hành vi của cá nhân trong môi trường làm việc tập thể, cùng hướng đến một mục tiêu chung, đó là Team Building – Xây dựng đội ngũ.
Vậy Team Building cụ thể là gì? Đó là quá trình đưa mọi người lại gần nhau để cùng thực hiện một mục tiêu, một công việc hay bất kỳ một nhiệm vụ nào đó. Hay nói cách khác đó là cách thức tổ chức hoạt động của một nhóm người để cùng nhau làm việc.
Team Building giúp cho những thành viên tham gia quen dần với việc tập trung suy nghĩ, cùng đưa ra những giải pháp hiệu quả để giải quyết tốt công việc được giao, hiệu chỉnh suy nghĩ của các cá nhân và tập thể qua đó tạo cho các thành viên được hiểu nhau hơn, sự giao tiếp ngày càng trở nên thân thiện hơn.
Sự trưởng thành của từng thành viên trong doanh nghiệp đều rất đáng trân trọng vì sự trưởng thành đó cũng chính là sự trưởng thành của doanh nghiệp, và trách nhiệm của chúng tôi là tạo cơ hội để mỗi thành viên thể hiện khả năng của mình trong sự gắn kết của một tập thể, thể hiện sự trưởng thành của mình trong doanh nghiệp.

Với tinh thần :

“ĐAM MÊ - SỰ GẮN KẾT – TÁC PHONG CHUYÊN NGHIỆP”

Thế kỷ Event tin rằng sẽ mang đến cho các doanh nghiệp những chương trình TeamBuilding phù hợp và hiệu quả nhất.

5.- Tư vấn thiết lập hệ thống phân phối và phân phối các sản phẩm thương mại
Từ nào của mọi ngôn ngữ phổ cập nhất trên thế giới? Đó là OK
Từ nào của mọi ngôn ngữ phổ cập thứ hai trên thế giới? Đó là Coca cola.
Kênh phân phối là một trong ba yếu tố đã giúp cho Coke thành công rực rỡ như ngày hôm nay.

Trong kinh doanh, hệ thống phân phối và mạng lưới bán lẻ luôn có tác động rất lớn đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Nếu có một mạng lưới phân phối cùng các đối tác bán lẻ tốt, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng chiếm lĩnh thị trường.
Có phải doanh nghiệp của bạn đang hướng tới đúng đối tượng khách hàng? Các kênh phân phối của bạn có khả năng tiếp cận họ và đạt được hiệu quả trong bán hàng? Bạn có thể đưa ra những phương thức giá trị rõ ràng và hấp dẫn đối với khách hàng tiềm năng?... Đó chính là những câu hỏi chiến lược cho việc xác lập kênh phân phối và định vị vai trò của bạn trên thương trường.
Chúng tôi sẽ cùng bạn hoàn thiện, phát triển hệ thống phân phối truyền thống của bạn cũng như xây dựng thêm những kênh phân phối song song thực sự hiệu quả, có sức cạnh tranh cao, giảm các chi phí xây dựng và phát triển hệ thống phân phối truyền thống, phát triển kênh bán lẻ trực tiếp, tăng cường thương hiệu sản phẩm.

Địa chỉ của chúng tôi : Mr. Long 0905000777 – thekyevent@gmail.com

Anonymous 22. June 2009, 10:21

Mr Liêm (0987874736) writes:

Chuyên tổ chức sự kiện

Công ty có bề dày trên 5 năm kinh nghiệm về tổ chức các sự kiện trọng đại của khách hàng như:

Lễ khơi công (động thổ)
Lễ khánh thành
Hội nghị khách hàng
Giới thiệu sản phẩm mới
Đại hội cổ đông
Kỹ niệm các năm thành lập
Tổng kết cuối năm.

...

Nguyen Ho Liem (Mr)
Account Executive
Mobile : 0987 874 736 (mọi lúc khi bạn cần)



CAT Event JSC
Add: 159/37 Bach Dang Strt., W. 2, Tan Binh Dist., HCMC
Tel; (84-8) 5. 4462499/ 500; Fax: (84-8) 5. 4463179
Hoa Khanh, Lien Chieu, Danang City (Rep. Office)
Tel: (84-511) 2483590/ 3735347
Email: liem@cat-event.com.vn
Website: www.cat-event.com.vn

Chúng tôi đặt sự thỏa mãn và hài lòng về dịch vụ của khách hàng là trên hết


Anonymous 24. June 2009, 08:15

Chester writes:

Vao Blog cua nguoi ta ma Rao vat. Is that Vietnamese Event Specialists' style?
Thanks blogger for sharing

Anonymous 26. June 2009, 07:10

Anonymous writes:

Cảm ơn sự chia sẻ của bạn. Đặc biệt rất yêu quý tâm hồn và trí tuệ của bạn. Trong sáng, lãng mạn,thú vị và hiểu biết.
Bạn mới nhé, đồng cảm về mùa thu Hà nội.
Brg,
Hanoi

How to use Quote function:

  1. Select some text
  2. Click on the Quote link

Write a comment

Comment
(BBcode and HTML is turned off for anonymous user comments.)

Type the two words displayed in the image below:


Smilies

July 2009
S M T W T F S
June 2009August 2009
1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11
12 13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30 31