THE RED VIOLIN

Những câu hỏi thường nhật dành cho dân nhập môn

1>Viết tắt của YPR là gì?

YPR = young public relationships

2>Tham gia YPR thì có nhất thiết phải là một dân PR thứ thịêt ko?

Tham gia Ypr ko nhat thiet phai la PR chinh hang, em nghi Ypr duoc lap ra voi muc dich dau tien la giao luu hoc tap, chia se kinh nghiem... chung ta se tap hop suc manh tu cac members de... xem nao, phat trien tap the, thang tien ban than, va tai sao lai ko tien den business nhi?!

3>Công việc của người là PR là gì?
4>Có người nói rằng PR cũng giống như quảng cáo ,bạn thấy có đúng như vây không?

Trước tiên, mình khẳng định PR không phải là 1 phần của Quảng cáo. Vì PR và QC là đều là những hoạt động của Marketing. Do đó, chúng là 02 mảng độc lập riêng biệt hoàn toàn.

Sau đây, mình đưa ra một số những điểm khác biệt cơ bản giữa PR & QC:

1. Mục tiêu :
QC : Bán hàng
PR : Dài hạn

2. Vị trí & chi phí:
QC: Sử dụng các phương tiện truyền thông " có trả tiền". Bỏ ra 01 khoản tiền lớn để đặt chỗ QC.
PR :Hợp tác với các phương tiện truyền thông theo kiểu " chi phí ngầm". Công việc bắt đầu từ Thông cáo báo chí (TCBC) gửi đến các phóng viên, nhờ họ đăng các thông tin về sản phẩm, về công ty, về các chiến dịch quảng bá với chi phí thấp.

3. Thời gian:
QC : Chủ động thời gian đăng tải thông tin
PR : Không chủ động về thời gian đăng tải thông tin.

4.Khả năng kiểm soát thông tin:
QC: Có thể kiểm soát mọi thông tin đăng QC từ nội dung đến thiết kế
PR : Không đảm bảo 100% về hình ảnh, nội dung hay thiết kế. Phóng viên chỉ cho biết tin sẽ được đăng vào khoảng thời gian nào và về vấn đề gì.

5. Sức sống:
QC: Thông tin đăng QC không bị nó buộc về thời gian miễn là ngân sách cho phép.
PR : Chỉ gửi TCBC được khi có thông tin mới. Và những thông tin hữu ích này chỉ được đăng không nhiều hơn 1 lần

6. Phạm vi ảnh hưởng:
QC: Ảnh hưởng trực tiếp đến hành vi mua hàng
PR : Tác động vào tâm tư của khách hàng

7. Sự tiếp nhận thông tin của khách hàng
QC: Là những thông tin nhằm thuyết phục khách hàng mua hay làm quen với sản phẩm, dịch vụ. Vì vậy rất dễ bị nghi ngờ " chỉ là QC".
PR : là thông tin hay bài phê bình về sản phẩm, dịch vụ dựa trên quan điểm của công chúng. Do đó khách hàng dễ bị thuyết phục.

8. Tính sáng tạo:
QC: Mặc sức sáng tạo theo tính cách riêng của từng nhãn hiệu, từng sản phẩm, từng dịch vụ.
PR : Sáng tạo trong phạm trù báo chí. Có nghĩa là phải tìm ra chỗ " nhấn", " nhá" để TCBC có tin tức nóng.

9. Đối tượng tiếp xúc:
QC : Nhân viên phòng QC tại các tòa soạn
PR : Phóng viên, biên tập viên báo hình & báo giấy

10. Đầu báo mục tiêu:
QC : Xác định ngay được sẽ đăng QC trên các đơn vị báo chí nào.
PR : Định ra " vùng báo phù hợp", gửi thông tin và chờ đợi.

11. Văn phong:
QC : Sử dung thông điệp mạnh
PR : Luôn cẩn thận với văn phong, cách diễn đạt. Bởi những thông điệp nhuốm màu thương mại đều không được các phóng viên báo đài quan tâm đến.

Theo tớ được biết thì công việc của một người PR trong một tổ chức bao gồm:
1. Strategic planning ( tạm dịch là hoạch định chiến lược)
2.Media relations (quan hệ với truyền thông đại chúng)
3.Community relations( quan hệ với cộng đồng)
4.Consumer relations ( quan hệ với khách hàng)
5. Governmental relations ( quan hệ với chính phủ)
6. Political campaigns (vận động về chính trị)
7. Employee relations ( quan hệ với người lao động)
8. Issue identification (cái này tớ ko bít dịch ra tiếng Việt là thế nào, bác nào giúp được thì tốt quá !!!)
9. Crisis management ( giải quyết khủng hoảng : cái này rất rất là hay mà cũng rất rất là nhức đầu(^^)
10. Public opinion assessment ( đánh giá ý kiến của công chúng)
ngoài ra thì trong PR còn có 2 thứ nữa đó là Investor relations (quan hệ với nhà đầu tư) và Lobbying (vận động hành lang) nữa, nhưng thực ra 2 cái này không phải là nhiệm vụ thường xuyên của người làm PR.
Túm lại, những điều dài dòng phía trên đều để đi đến một kết luận: PR sinh ra là để làm đẹp hình tượng, làm bóng bẩy tên tuổi của cơ quan, và get more "emotion bank account" trong mắt tất cả mọi người.

5>Là người mới biết về PR, ngành vốn rất mới mẻ tại Vịêt Nam thì tôi cần phải chuẩn bị cho mình những kỹ năng gì?

Những năm gần đây, ngành PR đang dần lên ngôi ở VN. Chuyển tải thông điệp của công ty qua các phương tiện thông tin đại chúng, tổ chức các sự kiện cộng đồng... để tạo nên một hình ảnh công ty thật đẹp, gần gũi trong mắt công chúng là mục tiêu hàng đầu của những người làm PR.


- Muốn làm được PR, phải cần khiếu nói và khả năng diễn đạt và truyền tin, thu nhận thông tin. Nếu không ăn nói lưu loát, không có duyên nói thì khó mà làm được. Ăn nói lưu loát cũng đồng nghĩa với bạo dạn. Không có chỗ cho một nhân viên PR nhút nhát, ngại giao tiếp hay mất bình tĩnh trước đám đông.

- Có khả năng làm việc độc lập và làm việc theo nhóm khi cần thiết và quan trọng hơn là khả năng chịu đựng áp lực cao của nghề.

- Quan trọng hơn cả, để trở thành một PR chuyên nghiệp, phải có kiến thức xã hội sâu rộng. PR ngày nay không đơn thuần chỉ là các hoạt động quan hệ báo chí, tổ chức các sự kiện. PR đã trở thành một công nghệ nên đòi hỏi người làm phải có trình độ chuyên môn cao. PR là người tư vấn chiến lược, đưa ra những phương thức hoạt động cho đối tác. Tính chiến lược là yếu tố xuyên suốt mà các công ty PR phải đảm bảo. Vì thế một người hoạt động trong lĩnh vực PR không thể không biết sáng tạo.

- Ngoài ra bạn phải hết lòng với công việc. Bởi vì PR là một nghề cần sự đam mê thực sự. Muốn làm được nghề này, bạn cần chuẩn bị cho mình một vốn tiếng Anh tốt và thao tác báo chí căn bản. Nếu bạn là SV và muốn trở thành một PR chuyên nghiệp, hãy tiếp cận với PR một cách có phương pháp qua các nguồn: Internet, sách báo, theo dõi những hoạt động PR ở VN và thế giới".

- P.R không đơn thuần chỉ là các mối quan hệ mà còn đòi hỏi khả năng viết lách, cân nhắc những chiến lược và cả cái đầu nhạy bén như một nhà kinh tế. Hay nói đúng hơn, P.R chính là người phát ngôn cho tổ chức của mình”.

- Một điểm cần lưu ý là, đối với bạn bè đồng nghiệp và khách hàng, người làm P.R lúc nào cũng phải biết giữ nụ cười và vẻ mặt tươi tắn

- Công việc P.R sử dụng nhiều kỹ năng viết, nên không phải ngẫu nhiên mà đa số các P.R người viết có dịp tiếp xúc hầu hết đều đã tốt nghiệp chuyên ngành về ngữ văn - báo chí. Tuy nhiên, cơ hội trở thành P.R không chỉ dành cho sinh viên báo chí mà cả các ngành khác như kinh tế, ngoại thương, ngoại ngữ… Điều quan trọng là phải biết bạn là ai, bạn cần gì để từ đó bổ sung kiến thức. Và trên hết, là sự đam mê với nghề nghiệp.

P.R luôn mở rộng cửa cho những bạn trẻ thật sự yêu nghề, dám hy sinh, dám chấp nhận và không ngừng sáng tạo. Nếu như bạn đang muốn trở thành một P.R chuyên nghiệp, hãy bắt đầu rèn luyện kỹ năng sáng tạo, óc tổ chức, khả năng giao tiếp... ngay từ bây giờ.

Nếu không lên kế hoạch cụ thể, chuyên viên PR sẽ phải làm việc theo chương trình từng ngày. PR sẽ luôn luôn bắt tay vào làm những công việc mới và có lẽ sẽ không bao giờ hoàn thành những công việc khác. Như vậy, sẽ rất khó tổng kết những gì đã thực hiện được và hiệu quả của nó vào cuối năm. Việc này cũng giống như lái một chiếc tàu không có điểm đến, không thu tiền vé và cuối cùng thì không thể tiếp tục chạy vì tàu hết nhiên liệu.

TẠI SAO CẦN PHẢI CÓ KẾ HOẠCH CHO CHƯƠNG TRÌNH PR


Có 4 lý do cần thiết phải lập kế hoạch cho chương trình PR:



- Nhằm thiết lập mục tiêu cho các hoạt động PR, tạo cơ sở đánh giá kết quả sau này.

- Nhằm ước tính số giờ làm việc và các chi phí liên quan khác.

- Nhằm chọn các ưu tiên về số lượng và lịch trình thực hiện các hoạt động khác nhau trong chương trình.

- Nhằm quyết định tính khả thi của việc tiến hành các mục tiêu đã đề ra trong điều kiện có đầy đủ nhân sự với năng lực phù hợp, có sẵn các thiết bị như thiết bị văn phòng, máy quay hay phương tiện đi lại, và có đủ kinh phí.



Những từ cần nhớ là số giờ làm việc, ưu tiên, lịch trình, nguồn lực, thiết bị và kinh phí. Chúng ta đang ứng dụng kinh tế học - bộ môn nghiên cứu về sự khan hiếm sản phẩm / dịch vụ trên thị trường bởi vì một thứ đều có hạn. Sau khi nghiên cứu mô hình kế hoạch sau đây, chúng ta sẽ thấy rằng cần phải nỗ lực tối đa cho số lượng kế hoạch tối thiểu.



Nếu không lên kế hoạch cụ thể, chuyên viên PR sẽ phải làm việc theo chương trình từng ngày. Anh / cô ta sẽ luôn luôn bắt tay vào làm những công việc mới và có lẽ sẽ không bao giờ hoàn thành những công việc khác. Như vậy, sẽ rất khó tổng kết những gì đã thực hiện được và hiệu quả của nó vào cuối năm. Việc này cũng giống như lái một chiếc tàu không có điểm đến, không thu tiền vé và cuối cùng thì không thể tiếp tục chạy vì tàu hết nhiên liệu. Một hoạt động PR thiếu tính chuyên nghiệp cũng giống hệt như thế: không mục đích và mang lại lợi ích gì.



MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH PR



Dưới đây là một mô hình kế hoạch PR đơn giản được đông đảo các chuyên gia PR chấp nhận. Nó bao gồm 6 mục:



Đánh giá tình hình

Xác định mục tiêu

Xác định nhóm công chúng

Lựa chọn phương tiện truyền thông

Đánh giá kết quả



Đánh giá tình hình



Đây là kế hoạch dựa trên những mục tiêu, nhưng mức độ thành công của nó phụ thuộc vào khả năng và hiệu suất được áp dụng. Điều quan trọng là phải nắm bắt tình hình, chẳng hạn bằng cách đặt câu hỏi: Chúng ta đang ở đâu? Công chúng hiểu không chính xác những vấn đề nào?



Trước khi một chương trình PR được đặt ra, cần phải làm rõ điểm khởi đầu của nó. Công chúng nhìn nhận như thế nào về chương trình của chúng ta? Việc này giống như nguyên tắc nghiên cứu địa thế trước trận chiến trong quân đội. Nó cần “tình báo” hay tin tức. Nếu chúng ta chỉ dự đón hay giả định hoặc hành động theo cảm tính và bản năng thì chúng ta có thể mắc sai lầm và chương trình PR sẽ trở nên vô dụng.



Tiến trình chuyển đổi những tình huống cơ bản nhờ hoạt động PR



Tình huống tiêu cực Tình huống tích cực

Đối nghịch Thông cảm

Thành kiến Chấp nhận

Thờ ơ Quan tâm

Thiếu hiểu biết Kiến thức



Đây là những tình huống cơ bản mà các chuyên viên PR thường phải đối mặt. và như vậy mục đích sau cùng của PR là cung cấp kiến thức để giúp mọi người hiểu biết. Đôi khi điều này áp dụng ngay cả với những điều mà đối tượng tiếp nhận không thích hay không đồng ý.



Chẳng hạn, một chương trìng PR tốt có thể giúp một người theo đạo Thiên chúa hiểu biết về đức tin của người theo đạo Hồi hay ngược lại, hoặc giúp một người nghiện ma túy hiểu được những người đang cố gắng giúo họ, hay giúp những thành viên của các đảng phái chính trị khác nhau hiểu nhau hơn…PR không nhất thiết là cố gắng làm cho người khác nghĩ về mình một cách tuyệt vời mà quan trọng là hiểu đúng. Một trong những mục tiêu lý tưởng của PR là sự chấp nhận của công chúng, bởi vì khó có thể chấp nhận điều gì nếu không được hiểu đúng.



Chúng ta cùng xem xét 4 tình huống tiêu cực trên ngay ở bước “Đánh giá tình hình” này.



Đối nghịch: Chúng ta cần đưa ra các câu hỏi: Mức độ của sự đối nghịch đến đâu? Sự đối nghịch ấy thể hiện dưới hình thức nào? Tại sao nó tồn tại? Có thể giải quyết được không? Và giải quyết bằng cách nào?



Thành kiến: Nguyên nhân của thành kiến có thể do ảnh hưởnng từ gia đình, giáo dục, tôn giáo, xã hội hay môi trường, hay chỉ đơn giản là sự hiểu lầm. Trước kia, người dân Anh rất có thành kiến đối với hành hoá của Nhật, nhưng bây giờ họ lại ưa chuộng sản phẩm nước này – thành kiến đã được xoá bỏ. Chúng ta có thể áp dụng học thuyết của Leon Festinger để giải thích về vấn đề này. Lúc đầu, người ta có những thái độ bảo thủ đối với những tư tưởng mới và kháng cự sự thay đổi, nhưng khi đã chuyển sang chấp nhận một tư tưởng mới thì họ sẽ trở thành những người ủng hộ nhiệt tình cho các tư tưởng đó và bác bỏ những tư tưởng cũ.



Thờ ơ: Đây là “kẻ thù” tệ hại nhất của sự hiểu biết. Nó có thể là “sản phẩm” của sự ích kỷ, lười biếng, thiếu trí tưởng tượng, hay là kết quả của buổi thuyết trình không thú vị và kém thuyết phục về một đề tài. Chẳng hạn chiến dịch khuyến khích sử dụng xăng không chì, dù rằng giá rẻ, lúc đầu đã không được quan tâm vì nó chưa đủ sức thuyết phục mọi người về việc gìn giữ môi trường. Bí quyết của việc thông tin PR thành công – theo lời của nhà báo Ivy Ledbetter Lee – là nó phải thu hút sự quan tâm và có giá trị đối với người nhận.



Thiếu hiểu biết: Đây là một thất bại thường thấy – công chúng thiếu hiểu biết về tổ chức của bạn. Trong thế giới bận rộn ngày nay không ai có thể biết và hiểu tất cả mọi thứ. Vì vậy, chúng ta phải chấp nhận cạnh tranh để giành lấy một vị trí trong tâm trí của mọi người.



Việc cho rằng người khác cũng quen thuộc với một vấn đề như chúng ta không có gì là khó, nhưng sự giả định như thế thường nguy hiểm và dẫn đến sai lầm. Khi có sự không hiểu biết sẽ ngày càng lang rộng và ảnh hưởng sâu đến hình ảnh của tổ chức với công chúng.



Để nhận biết những khó khăn trong việc thực hiện quá trình chuyển đổi thái độ như trên, chuyên viên PR phải có óc thực tế, không quá lạc quan vì anh/Cô ta không thể thành công tuyệt đối. Anh/cô ta có thể đặt ra những “nấc” chỉ tiêu, chẳng hạn như một phần tỷ lệ trong số nhóm công chúng có thay đổi về sự hiểu biết trong chiếng dịch đầu tiên, và phần tỷ lệ còn lại sẽ đạt kết quả khả quan hơn trong những chiến dịch tiếp theo. Hơn nữa, chuyên viên PR cũng phải nhận ra rằng trong các nhóm công chúng sẽ luôn xuất hiện những thế hệ mới. Và vì vậy đây là một tiến trình liên tục.



(1) Tìm hiểu tình hình



Để có thể đánh giá tình hình chính xác và hiệu quả, cần phải tìm hiểu cẩn thận. Việc tìm hiểu có thể được thực hiện bằng một cuộc nghiên cứu những thông tin hay số liệu thống kê sẵn có, hoặc phải thực hiện một cuộc nghiên cứu hoàn toàn mới. Một phương pháp thường được sử dụng cho mục đích PR là thăm dò dư luận.



Giải quyết vấn đề



Sau khi đã đánh giá tình hình, chúng ta có thể nhận biết vấn đề và đưa ra giải pháp. PR là “ngành kinh doanh giải quyết vấn đề”. Làm sao chúng ta có thể hiểu biết vấn đề tốt hơn? Việc thuê mướn nhân viên có thể bị cản trở bởi những thái độ tiêu cực về người chủ hay công việc; người ta có thể không đóng góp cho một hội từ thiện vì họ chưa hiểu mục đích của nó, những người nông dân không sử dụng một loại phân bón hay thuốc trừ sâu bởi họ chưa biết cách sử dụng nó sao cho an toàn, kinh tế và hiệu quả; khách hành chưa mua một sản phẩm bởi vì họ không tin vào lời giới thiệu về sản phẩm đó….Đây là những tình huống PR khá xấu, những tình huống này chỉ có thể được cải thiện nếu hiểu được nguyên nhân.



Các phương pháp giúp đánh giá tình hình



-Thăm dò ý kiến thái độ.

- Xem xét qua các bái báo viết về tổ chức, hay những phóng sự trên truyền hình.

- Các nhà báo doanh số và dự báo khuynh hướng doanh số trong tương lai.

- Tình hình cạnh tranh và hiệu quả của việc nhập khẩu.

- Giá cổ phiếu, đánh giá về tị trường chứng khoán, cổ tức và bảng cân đối

- Mối quan hệ lao động - những cuộc đình công và thỏa thuận về lương bổng.

- Tình hình thời tiết và ảnh hưởng của nó.

- Sự than phiền của khách hàng, tình hình sản phẩm hay báo cáo về việc thử nghiệm.

- Thảo luận với đội ngũ phân phối và bán hàng.

- Giá cả và ảnh hưởng của việc thay đổi giá

- Những yếu tố ảnh hưởng thị trường: Kinh tế, xã hội, chính trị.

- Thái độ của những người có ý kiến ảnh hưởng đến dư luận.



(2) Xác định mục tiêu



Sau khi thảo luận với ban lãnh đạo, một danh sách mục tiêu có thể được lập ra, chẳng hạn như:



- Để thay đổi hình ảnh vì công ty có những hoạt động mới. Chẳng hạn, trước kia công ty chế tạo sản phẩm cho ngàng đường sắt, giờ đây chuyển sang sản phẩm thiết bị sưởi ấm.

- Để nâng cao số lượng và chất lượng người dự tuyển vào công ty.

- Để công bố những thành tích của công ty mà ít người được biết và để đạt được sự vẻ vang cũng như thu phục lòng tin từ công chúng.

- Để mọi người biết đến công ty và hiểu về hoạt động của công ty trong các tị trường xuất khẩu mới.

- Để chuẩn bị cho việc giới thiệu một loại cổ phiếu mới hay việc công ty chuyển sang cổ phần hoá.

- Để cải thiện mối quan hệ với công cúng sau những chỉ trích do hiểu lầm về các dự định của công ty.

- Để hướng dẫn, đào tạo người lắp đặt thiết bị, người sử dụng hay người tiêu dùng sản phẩm.

- Để khôi phục niềm tin của công chúng sau một biến cố khiến dư luận cho rằng công ty hoạt động không hiệu quả và nguyên nhân của nó đã được điều chỉnh.

- Để gia tăng sức mạnh cho công ty, chống lại nguy cơ bị tiếp quản bởi công ty khác.

- Để thiết lập mộ đặc điểm mới trong văn hoá công ty.

- Để mọi người biết đến việc tham gia hoạt động xã hội của chủ tịch công ty.

- Để ủng hộ một chương trình trao học bổng / tài trợ.

- Để các chính trị gia biết rõ hơn về các hoạt động của công ty, bởi vì một số luật sắp ban hành có thể ảnh hưởng không tốt đến công ty.

- Để công chúng biết đến hoạt động nghiên cứu của công ty.



(3) Xác định nhóm công chúng



Danh sách các nhóm công chúng của các tổ chức khác nhau được thảo luận chi tiết hơn trong chương 6. Ở bước này, điều quan trọng là xem xét các yếu tố cản trở để quyết định một cách chính xác các nhóm công chúng có thể hướng đến và hướng đến một cách hiệu quả, trong giới hạn về ngân sách và sự lựa chọn phương tiện truyền thông thích hợp. Nếu nhóm công chúng quá đa dạng thì có thể bỏ qua một số nhóm.



(4) Lựa chọn phương tiện truyền thông



Có thể sử dụng những phương tiện truyền thông sau cho mục đích PR:



- Báo chí: Báo phát hành trên cả nước hay chỉ trong khu vực; báomiễn phí, báo chuyên ngành, ấn bản phát hành từng năm.

- Các phương tiện nghe nhìn: Băng hình

- Đài phát thanh: Cả nước, địa phương, quốc tế

- Đài truyền hình: Quốc tế, cả nước hay địa phương

- Triển lãm: Các cuộc triển lãm PR đặc biệt, các cuộc triển lãm thương mại hay buổi giới thiệu cho công chúng.

- Tài liệu in ấn: Giáo dục, thông tin…

- Sách được tài trợ: Có thể về chủ đề có liên quan đến tổ chức, như cẩm nang của các công ty sản xuất dụng cụ điện, sách dạy nấu ăn của các nhà sản xuất thực phẩm, bản đồ hay sách hướng dẫn du lịch của các công ty xăng dầu hay những nhà cung cấp vật liệu cho xe ô tô.

- Thư trực tiếp: Những thư cá nhân gởi kèm thông điệp PR.

- Lời nói: Những buổi giao tiếp trực tiếp có thể mang lại hiệu quả dù là qua một bữa ăn, lúc dùng cà phê, trong văn phòng, qua điện thoại hoặc ngay công xưởng.

- Tài trợ: Trong các lĩnh vực nghệ thuật, thể thao, các hoạt động lễ hội, học bổng, chương trình từ thiện. Thường luôn có yếu tố PR trong tất cả các chương trình tài trợ vì nó thể hiện thành ý của tổ chức.

- Tạp chí của công ty dành cho nhân viên hay những nhà phân phối sản phẩm, người sử dụng v. v…

- Hình thức và văn hoá công ty.



Ngoài ra, còn có nhiều hình thức khác, như khinh khí cầu của công ty Goodyear được trang trí với những thông điệp PR, rồi thả bay khắp bầu trời châu âu và Bắc Mỹ; hay tem thư với những hướng dẫn về an toàn giao thông…



(5) Hoạch định ngân sách



Người thực hiện PR cần lập kế hoạch về ngân sách để thực hiện các chiến dịch PR (xem chương 10).



(6) Đánh giá kết quả

PR là một hoạt động cụ thể, có thể đo lường kết quả dựa trên những mục tiêu đã được xác định

(Theo Phá Vỡ Bí Ẩn PR)

Một bản kế hoạch PR phải đưa ra những câu hỏi cơ bản như “Tại sao tổ chức này tồn tại?”, “Tổ chức đang cố gắng đạt được điều gì?”, “Những mục tiêu chính của tổ chức là gì?”. Những câu hỏi này sẽ cho bạn nền tảng để xây dựng bản kế hoạch.

Bạn đang ở vị trí nào? (phân tích tình hình)


Một bản kế hoạch PR phải đưa ra những câu hỏi cơ bản như “Tại sao tổ chức này tồn tại?”, “Tổ chức đang cố gắng đạt được điều gì?”, “Những mục tiêu chính của tổ chức là gì?”. Những câu hỏi này sẽ cho bạn nền tảng để xây dựng bản kế hoạch.



Sau đó, bạn cần tự hỏi công chúng đã biết đến công việc của bạn như thế nào, và ý kiến của họ ra sao. Để có một cái nhìn khách quan, có thể bạn cần làm một vài nghiên cứu - một bảng câu hỏi ngắn gọn hay điện thoại đến một số người nào đó. Việc này sẽ giúp bạn định vị tổ chức của bạn trong tâm trí mọi người.



Bạn muốn tổ chức tiến đến đâu? (Mục tiêu)



Bạn mong muốn tổ chức của bạn ở vị trí nào trong khoảng thời gian – ví dụ 1 năm, 3 năm hay cuối một chiến dịch? Bạn có muốn nhiều người hơn nữa biết đến tổ chức của bạn hay không, nếu có, thì tại sao? Bạn có khả năng tổ chức và đáp ứng một số lượng người sử dụng, khách hang hay khách tham quan lớn hay không?



Bạn muốn tiếp cận với ai? (Nhóm đối tượng giao tiếp của bạn)



Nhóm cộng đồng nào bạn đang cố gắng tiếp cận? Giới lãnh đạo địa phương hay biên tập viên báo chí, phụ huynh của trẻ em dưới 5 tuổi hay những người quan tâm đến người lớn tuổi? Nếu đối tượng của bạn là “công chúng nói chung” hay “mọi người” thì quá mơ hồ. Bạn càng giới hạn nhóm đối tượng, thì chiến dịng càng có hiệu quả hơn. Việc xác định nhóm công chúng không có nghĩa là loại trừ những người mà là hiểu biết về một nhóm người xác định tốt hơn những nhóm khác.



Tìm hiểu xem nhóm công chúng của bạn thu nhận thông tin bằng cách nào. Họ đọc những loại báo nào? Họ có nghe đài phát thanh địa phương không? Họ có tham gia các đoàn nhóm không? Họ có nghĩ là đọc báo của địa phương là mất thời gian? Tìm hiểu những điều này sẽ giúp bạn thực hiện chiến dịch của mình đúng hướng.



Bạn muốn trình bày những gì? (Thông điệp chính của bạn)



Rút ngắn những gì bạn muốn trình bày, càng ngắn gọn càng tốt. Những thong điệp chính thường rất đơn giản và ít khi có những câu nói liên quan đến chính sách. Bạn nên tự hỏi “Tại sao nhóm công chúng này đến với chúng ta?” Nếu câu trả lời là “Vì chúng ta tốt” thì chưa đủ. Tại sao chúng ta tốt? “Chúng ta đáng tin cậy” hay “Chúng ta hiểu rõ những gì mình đang nói” là những thong điệp chính.



Bạn không cần phải luôn nói những thông điệp chính ra bằng lời – nó có thể thể hiện trong phần thiết kế các tài liệu in ấn.



Bạn sẽ sử dụng những phương pháp nào?



Bạn truyền tải thông điệp của mình đến nhóm công chúng bằng cách nào là tốt nhất? Việc này dựa trên những hiểu biết của bạn về họ. Không nên giới hạn trong mối quan hệ với giới truyền thông. Nếu truyền khẩu là tốt nhất thì bạn hảy sử dụng cách này: hội thảo, hay tham quan cơ sở vật chất cũng là một phần của kế hoạch PR. Hay tổ chức triển lãm, trưng bày hoặc thư tính trực tiếp? Các phương pháp bạn lựa chọn phụ thuộc vào sự hiểu biết của bạn về nhóm công chúng.



Chiến lược và lịch trình làm việc



Bạn mong muốn công chúng biết đến ngay lập tức hay từ từ? Hảy đề ra mục tiêu và thời gian biểu - tạp chí có thể cần bài viết 3 tháng trước khi in. Nếu chiến lược của bạn là truyền khẩu tin tức thông qua các buổi hội thảo thì bạn hãy đề mục tiêu tham dự x buổi họp trong 6 tháng tới. Mỗi phương cách đều có những giới hạn riêng về thời gian.



Ngân sách



Chiến dịch này sẽ hao tổn bao nhiêu ngân sách? Bạn có nguồn ngân sách tương ứng với số chi phí cho chiến dịch là điều lý tưởng nhất. Nếu không, bạn cần thu hẹp mục tiêu và hoạt động theo nguồn ngân sách cho phép, chọn những phương pháp phù hợp và hiệu quả mặc dù có thể chúng chưa là tốt nhất.



Đánh giá



Hãy lên thời gian biểu cho việc đánh giá theo định kỳ - ngay cả khi làm việc này chỉ đơn thuần là cắt giữ những bài báo hay ghi nhận số câu hỏi bạn nhận được. Việc làm này thường xuyên sẽ giúp bạn nhận xét tiến trình và kết quả công việc. Nó cũng giúp bạn thay đổi kế hoạch sớm, ngay khi thấy kết quả không theo kế hoạch.




Và hãy nhớ rằng chiến lược tốt nhất phải linh hoạt và thay đổi theo thời gian.

PRVN (Theo Phá Vỡ Bí Ẩn Của PR)