My OperaPHƯƠNG PHÁP ĐẶT VÀ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ THEO LỐI MỸ
Tuesday, October 9, 2007 10:35:03 AM
PHƯƠNG PHÁP ĐẶT VÀ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ THEO LỐI MỸ
--------------------------------------------------------------------------------
Giáo dục - đào tạo
Duy Anh
Chương trình MBA tại Mỹ có một lớp chuyên nghiên cứu về phương pháp Đặt và Giải quyết vấn đề rất lý thú mang những bản sắc riêng của người Tây Âu, chúng tôi thiết tưởng tóm lược ra đây cũng có thể giúp chúng ta hiểu thêm một vài nét về cách suy nghĩ của họ.
Đối với người Mỹ, bất cứ một tổ chức nào, cho dù đó là một quốc gia, một đảng phái, một doanh nghiệp v.v… trong quá trình hoạt động đều phải gặp khó khăn trở ngại. Mà phải gặp khó khăn trở ngại mới có cơ hội tiến bộ được. Những tổ chức nào có sự “nhất trí” cao và kéo dài, sau một thời gian cơ chế sẽ bị sơ cứng và không có cơ hội để phát triển tốt hơn nữa. Albert Einstein có câu nói rất hay là: “Trong sự khó khăn, nảy sinh ra cơ hội” (In the middle of difficulties, lie opportunities).
Quan niệm như vậy nên sau khi tìm ra căn nguyên thật sự của khó khăn, họ đặt vấn đề cần giải quyết một cách hết sức lạc quan, nghĩa là tìm cách nhìn qua khỏi cái khó khăn đó và tính toán khi vượt qua sẽ có những mối lợi nào. Ví dụ, sau vụ 9/11, chính quyền Mỹ đặt vấn đề khủng bố lên hàng đầu và tìm những giải pháp giải quyết vấn đề này. Song song, họ cũng cho đây là một cơ hội để họ có thể danh chính ngôn thuận can thiệp vũ trang vào vùng Trung Đông nhằm mở rộng ảnh hưởng mà không bị quốc tế chống đối quá mạnh mẽ. Thực tế ngày nay cho thấy là chính quyền Mỹ không dừng lại ở chuyện tiêu diệt Al-Queda và Bin Laden tại Afghanistan mà còn nhân cơ hội tấn công luôn Iraq của Saddam Hussein và đang trên đà giải quyết rốt ráo xung đột Trung Đông, đồng thời cũng truyền bá tinh thần dân chủ tự do, có lợi cho bản thân nước Mỹ và dân tộc các quốc gia Trung Đông.
Nói chung, phương pháp đặt và giải quyết vấn đề theo lối Mỹ gồm nhiều giai đoạn và có những trường phái sử dụng mô hình 7 bước (7-step problem solving process), mô hình 8 bước (8-step) nhưng thịnh hành nhất hiện nay là mô hình 9 bước gồm những giai đoạn sau đây :
1- Mô tả tình hình thực tế
Hiện nay đang gặp những sự khó khăn nào? Lấy ví dụ một doanh nghiệp sản xuất hang điện tử thì hiện nay hàng bán không chạy? Nhân viên trây lười? Tiền bạc khó khăn? Làm ăn lỗ lã? Cổ phiếu công ty tụt giá v.v…
2- Xác định nguyên nhân chính
Đặc điểm giai đoạn này phải xác định cho đúng nguyên nhân một cách lạc quan. Những lý do kể trên như hàng bán không chạy, nhân viên trây lười chỉ là hiện tượng, là phần ngọn của vấn đề, chưa phải là nguyên nhân chính. Tìm cách mở rộng tiếp thị, o ép hay tăng lương nhân viên cũng chỉ là chữa ngọn, tạm thời mà thôi.
Bây giờ giả sử sau khi tìm hiểu nghiên cứu kỹ lưỡng, xác định được (với một mức độ ước đoán chính xác cao nhất) nguyên nhân chính là do công nghệ lạc hậu và bị cạnh tranh ráo riết. Tự nhiên sẽ nảy ra ý tưởng lạc quan là nếu có cách nào hiện đại hóa công nghệ, bắt kịp với thị hiếu và nhu cầu quốc tế thì không những hàng sẽ bán chạy trong nước mà lại còn có cơ hội bán ra nước ngoài nữa, giúp doanh nghiệp phát triển thêm một bước nữa.
Phương cách xác định nguyên nhân chính này có thể áp dụng trong mọi tình huống, ví dụ như khi đặt vấn đề tham nhũng tại Việt Nam hiện nay, cần phải xác định cho đúng căn nguyên mới có khả năng diệt trừ được. Tại sao tham nhũng? Có phải là tại “tàn dư chế độ cũ” hay không? Có phải tại lương cán bộ quá thấp hay không? Hay là tại chế độ cộng sản? Hay tại cán bộ đảng viên biến chất?
Đặt vấn đề như trên hoàn toàn không chính xác và mọi cách giải quyết dựa vào cách đặt vấn đề trên đều sẽ gặp thất bại.
Nói là tại “tàn dư chế độ cũ” chỉ là lấp liếm ngụy biện cho sai lầm. Chế độ cũ đã tàn lụi từ hơn ba chục năm nay, không thể đổ lỗi mãi được.
Đặt nguyên nhân do lương cán bộ quá thấp và giải quyết bằng phương sách “Giá- Lương-Tiền” thời Lê Duẩn đã đẩy đất nước lún sâu thêm vào lụn bại.
Đặt nguyên nhân tại chế độ cộng sản nên cán bộ nắm quyền hành trở thành tham nhũng là lập luận của thành phần “chống cộng cực đoan”, cho là cán bộ cộng sản đương nhiên là người xấu, là phải tham nhũng. Lý luận này không đứng vững vì thực chất ngày nay Việt Nam không còn chế độ cộng sản nữa mà là “kinh tế thị trường” với chế độ độc tài đảng trị. Cái đuôi “theo định hướng chủ nghĩa xã hội” chỉ là một sự cố gắng duy trì vai trò của đảng cầm quyền hiện nay tại Việt Nam.
Hiện nay có vẻ như giới lãnh đạo Việt Nam đặt vấn đề tham nhũng là tại cán bộ “tạm thời” bị biến chất, những sự việc hà hiếp dân lành, tham ô công quỹ chỉ là “hiện tượng” trong khi “bản chất” người cộng sản luôn luôn là thành phần tốt cho nên chỉ cần giải quyết bằng cách cho đi học thêm… tư tưởng Hồ Chí Minh! Chẳng lẽ học xong một khoá sẽ hết biến chất và hết tham nhũng? Rõ ràng là khi đặt vấn đề không đúng thì các biện pháp sửa chữa sẽ không thể thành công được.
Theo nhiều ý kiến khác nhau thì vấn đề của Việt Nam do nhiều nguyên nhân, có người cho rằng do kinh tế, có người thì cho là do chính trị, có người cho là thuộc cả hai phạm trù kinh tế và chính trị, muốn hiểu thấu đáo cần nhiều sự bàn cãi tranh luận nữa không thuộc phạm vi bài viết này. Chúng tôi chỉ muốn nêu lên quan điểm là do dù vì nguyên nhân nào đi chăng nữa, cách đặt vấn đề phải có tính xây dựng, lạc quan và có khả năng mở một hướng đi mới tốt đẹp hơn cho đất nước.
Cũng trong giai đoạn 2 này, cần xác định các “nhóm lợi ích” có liên quan. Đây là một điều tiên quyết vì mọi phương cách giải quyết nếu có sự hài hòa về quyền lợi của các nhóm lợi ích thì giải pháp mới có tính khả thi được. Lấy ví dụ doanh nghiệp kể trên, các nhóm lợi ích có thể được liệt kê là:
- Thành phần lãnh đạo doanh nghiệp
- Thành phần công nhân
- Các doanh nghiệp có liên quan thương mãi
- Giới tiêu thụ
- Các cổ đông
Khi làm ăn lụn bại thì tất cả các nhóm lợi ích trên đều bị thiệt hại. Nếu có giải pháp mang lại lợi ích cho tất cả mọi người thì dĩ nhiên sẽ được đón nhận nồng nhiệt, còn nếu chủ trương cắt lương công nhân để tăng lợi nhuận thì chắc chắn sẽ gặp sự chống đối của giới công nhân, ngược lại ưu đãi công nhân, để lãnh đạo và cổ đông chịu thiệt thòi thì cũng không giải quyết được vấn đề một cách toàn diện và lâu dài.
Áp dụng vào Việt Nam thì chúng ta có thể liệt kê những nhóm lợi ích là:
- Toàn thể nhân dân lao động Việt Nam
- Thành phần cán bộ công nhân viên cấp trung trở xuống
- Thành phần cán bộ công nhân viên cấp cao, đa số là đảng viên cộng sản
- Các cộng đồng người Việt tại hải ngoại
- Các thế lực nước ngoài mà chủ yếu là Mỹ và Trung Quốc
Như vậy, một giải pháp toàn diện cho Việt Nam phải là một giải pháp có thể mang lại tối đa lợi ích cho tất cả các thành phần kể trên, nếu có sự thiệt thòi nào đó cho một thành phần thì phải ở mức độ hi sinh có thể chấp nhận được vì mục đích chung.
3- Xác định mục tiêu nhắm tới
Mục đích giai đoạn này là nhằm xác định chỉ tiêu trong một thời hạn nhất định. Lấy trở lại ví dụ của doanh nghiệp sản xuất hàng điện tử kể trên ( từ đây trở di, chúng tôi sẽ lấy ví dụ của doanh nghiệp này để minh họa) thì các mục tiêu đề ra trong vòng 5 năm tới đây phải đạt được là:
- Trở thành một doanh nghiệp sản xuất hàng điện tử có tầm vóc quốc tế, đủ tiêu chuẩn xuất khẩu sang các quốc gia bạn.
- Nâng cao một mức đáng kể mức sống của toàn thể cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp.
- Chế độ bảo hiểm y tế tốt, bảo hộ lao động cao, chế độ bồi dưỡng và thưởng phạt công minh, bảo đảm an toàn lao động tuyệt đối. Công nhân yên tâm lao động và tích cực đóng góp.
- Đạt mức tăng triển lợi nhuận khả quan hàng năm (ví dụ đều đặn trên 10%), mang lợi lại cho các cổng đông đóng góp.
Ý nghĩa chính của giai đoạn xác định mục tiêu này nhằm đối chiếu các biện pháp đề nghị có phù hợp và có khả năng thực hiện được các chỉ tiêu này hay không.
4- Đề nghị các giải pháp
Dựa vào các nhận định về tình hình hiện tại của doanh nghiệp, các nguyên nhân hậu quả của khó khăn, các khả năng sẵn có và các nguồn nhân vật lực, tài chánh có thể huy động được, toàn bộ lãnh đạo doanh nghiệp phải động não (brainstorm) để tìm và dề ra các giải pháp giải quyết. Nếu được, nên tạo điều kiện cho tất cả mọi cán bộ công nhân viên tham gia vào việc hiến kế cho lãnh đạo qua những cách như thư gởi, trưng cầu ý kiến, gặp trực tiếp v.v… Nếu cần thiết, có thể thuê hẳn chuyên gia bên ngoài nghiên cứu và đề nghị các phương án. Ngoài ra thì có thể học tập các trường hợp tương tự của những doanh nghiệp cùng ngành (competitive benchmarking) hay khác ngành (generic benchmarking) để học hỏi các kinh nghiệm của họ.
Thông thường thì càng nhiều ý kiến thì càng phong phú nhưng các phương án sau cùng nên gạn lọc lại còn từ 3 đến 5 lãnh vực chính là vừa đủ.
Ví dụ, sau khi nghiên cứu, có những vấn đề sau đây cần giải quyết để thực hiện được các mục tiêu:
- Hiện đại hoá dây truyền sản xuất. Xác định dung kỹ thuật nào, mua tại đâu?
- Tăng vốn. Xác định cần bao nhiêu?
- Liên kết với các công ty nước ngoài.
- Cần nhân công có trình độ kỹ thuật cao. Ở những khâu nào và bao nhiêu?
- Chương trình tiếp thị
Mỗi một lãnh vực như vậy có nhiều cách giải quyết khác nhau.
- Hiện đại hoá dây truyền sản xuất có thể áp dụng kỹ thuật của Mỹ, của Pháp, của Nhật v.v… giá cả trang thiết bị, huấn luyện ra sao cần nắm thật rõ.
- Huy động vốn cần bao nhiêu? Vay mượn ngân hàng, huy động bạn bè họ hang hay lên sàn giao dịch?
- Liên kết với công ty nào? Khi đi nghiên cứu thị trường có bàn thảo liên kết với công ty nước ngoài nào chưa? Mua thiết bị của họ thì có được sự ưu đãi liên kết nào không?
- Chương trình tập huấn chuyên viên có đủ trình độ sử dụng công nghiệp mới như thế nào? Thuê mướn hay huấn luyện tại chỗ?
- Sẵn sàng chương trình tiếp thị chưa? Bằng những phương cách nào? TV, báo đài trong và ngoài nước? Ngân khoản bao nhiêu?
5- Đánh giá các giải pháp
Đánh giá tính khả thi và ưu khuyết điểm của từng phương án một.
Giả sử nếu mua dây chuyền công nghiệp của Mỹ thì mắc nhất nhưng bù lại dễ đáp ứng thị trường quốc tế, vả lại có những lợi điểm khác là được hãng Mỹ đặt hàng gia công, như vậy khả năng đạt được mục tiêu thực hiện hàng xuất khẩu cao hơn v.v…
Về mặt huy động vốn cũng cân nhắc phương án nào hay nhất? Mượn ngân hàng hay mượn người quen cách nào tốt hơn? Có đủ điều kiện lên sàn giao dịch chưa?
Cũng vậy, từng bước đánh giá kỹ lưỡng các giải pháp và phương án có thể thực hiện được trong các lãnh vực khác nhau.
6- Đo lường khả năng thất bại
Một trong những mặt sửa soạn cần thiết trong phương án lập kế hoạch. Phải lường trước những tình huống xấu nhất có thể xảy ra và cách giải quyết như thế nào. Không bao giờ thực hiện kiểu “vừa làm vừa sửa sai”. Tránh tối đa lối làm việc “lỡ phóng lao phải theo lao”.
Thất bại và trở ngại có thể xảy ra trong bất cứ những khâu nào nhưng có thể qui lại thành 4 giai đoạn chính:
- Khâu sửa soạn. Xây dựng mặt bằng sản xuất có thể gặp những trở ngại nào và cách giải quyết ra sao? Các thoả thuận mua bán và lắp đặt dây chuyền sản xuất có thể bị trở ngại gì? Các công việc sửa soạn đã đầy đủ chưa để khi ráp lại là tiến độ thi công phải đúng kế hoạch dự trù. Tiền bạc huy động ra sao?
- Khâu sản xuất thử. Tuy là kỹ thuật sang nhượng đã được kiểm nghiệm nhưng thực tế tại chỗ vẫn có thể có những trở ngại ngoài ước tính. Cần dự trù các khó khăn sẽ xảy ra và hướng giải quyết tích cực.
- Khâu sản xuất đại trà. Công tác tiếp vận nguyên vật liệu, nhiên liệu, năng lượng có thể gặp những trở ngại gì? Có hướng giải quyết chưa? Kho bãi chứa hàng đầy đủ hay không?
- Khâu phân phối. Có thể có những trở ngại gì cần lường trước. Tiền bạc luân lưu ra sao? V.v…
7- Quyết định phương án tối ưu
Đối chiếu với các mục tiêu đề ra và sau khi nghiên cứu, khảo sát kỹ lưỡng các đề nghị khả thi, có thể quyết định một phương án tối ưu nhất.
Ví dụ với doanh nghiệp kể trên, phương án chung là:
- Mua dây chuyền công nghiệp của một hãng bên Mỹ vì một số lợi điểm hơn hẳn các công ty khác tuy có mắc hơn.
- Chọn phương án vay vốn ngân hàng nhờ đã có tiếp xúc trình bày và được đồng ý tà otrợ toàn bộ số vốn cần thiết. Chuyện lên sàn giao dịch sẽ xúc tiến khi có đủ điều kiện qui định.
- Đã có thỏa thuận liên kết với hãng bàn giao công nghiệp, thậm chí đạt được hợp đồng gia công cho họ, bảo đảm được một nguồn thu quan trọng.
- Đã có hợp đồng tập huấn kỹ thuật viên tại chỗ do nhân viên nước ngoài qua hướng dẫn.
- Chương trình tiếp thị đã lên kế hoạch sử dụng tất cả các phương tiện TV, đài phát thanh và báo chí trong và ngoài nước.
8- Thực hiện phương án.
Từng hạng mục công việc được giao cho từng cá nhân chịu trách nhiệm để theo dõi và đôn đốc cho đúng tốc độ thực hiện nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Ai lo vấn đề lắp đặt dây chuyền công nghiệp mới? Ai lo vấn đề tháo khoán tài khoản ngân hàng? Ai lo tập huấn nhân viên? Ai lo khâu sản xuất, hành chánh, tồn trữ, tiếp liệu? Ai lo PR, tiếp thị? V.v… Mỗi người một việc nhịp nhàng ăn khớp với nhau và có người chiu trách nhiệm chung để giải quyết mọi trở ngại có thể xảy ra.
9- Đánh giá kết quả.
Theo từng giai đoạn thời gian mà đánh giá kết quả có phù hợp với mục tiêu và chỉ tiêu đã đề ra ban đầu hay không? Nếu không thì phải biết tại sao? Có khả năng khắc phục được hay không?
Nếu khó khăn quá lớn thì có thể coi sự khó khăn này là một vấn đề mới và trở lại từ giai đoạn 1 để tìm hướng giải quyết.
Lời kết
Herbert Simon (1916-2001), Giải thưởng Nobel kinh tế học năm 1978 là người đã đóng góp rất nhiều trong việc nghiên cứu các mô hình về quản trị kinh doanh mà đáng kể là các phương pháp “hình thành quyết định” (decision-making) và “giải quyết vấn đề” (problem solving) đã giúp cho sự phát triển của doanh nghiệp toàn cầu tiến lên thêm một bước mới. Sự hình thành của “mô hình 9 bước giải quyết vấn đề” là sự tiếp nối những công trình nghiên cứu của ông và là giáo trình được giảng dạy trong các trường đại học của Mỹ.
Nói chung phương pháp 9 bước giải quyết vấn đề đặt trọng tâm nhiều nhất vào việc xác định và đóng khung nguyên nhân chính của vấn đề. Công việc tưởng chừng như đơn giản này nhưng thực tế lại vô cùng khó khăn vì những yếu tố chủ quan và khách quan khác sẽ tác động vào qui trình suy luận của người đang muốn tìm hiểu. Đi tìm nguyên nhân sâu xa và đích thực của một vấn đề gần giống như đi tìm sự thật, đòi hỏi một đầu óc phóng khoáng rộng mở và bao dung để giữ được một sự khách quan cần thiết. Mọi yếu tố tâm lý hay định kiến tác động vào qui trình suy xét đều làm sai lạc sự nhận định.
--------------------------------------------------------------------------------
Giáo dục - đào tạo
Duy Anh
Chương trình MBA tại Mỹ có một lớp chuyên nghiên cứu về phương pháp Đặt và Giải quyết vấn đề rất lý thú mang những bản sắc riêng của người Tây Âu, chúng tôi thiết tưởng tóm lược ra đây cũng có thể giúp chúng ta hiểu thêm một vài nét về cách suy nghĩ của họ.
Đối với người Mỹ, bất cứ một tổ chức nào, cho dù đó là một quốc gia, một đảng phái, một doanh nghiệp v.v… trong quá trình hoạt động đều phải gặp khó khăn trở ngại. Mà phải gặp khó khăn trở ngại mới có cơ hội tiến bộ được. Những tổ chức nào có sự “nhất trí” cao và kéo dài, sau một thời gian cơ chế sẽ bị sơ cứng và không có cơ hội để phát triển tốt hơn nữa. Albert Einstein có câu nói rất hay là: “Trong sự khó khăn, nảy sinh ra cơ hội” (In the middle of difficulties, lie opportunities).
Quan niệm như vậy nên sau khi tìm ra căn nguyên thật sự của khó khăn, họ đặt vấn đề cần giải quyết một cách hết sức lạc quan, nghĩa là tìm cách nhìn qua khỏi cái khó khăn đó và tính toán khi vượt qua sẽ có những mối lợi nào. Ví dụ, sau vụ 9/11, chính quyền Mỹ đặt vấn đề khủng bố lên hàng đầu và tìm những giải pháp giải quyết vấn đề này. Song song, họ cũng cho đây là một cơ hội để họ có thể danh chính ngôn thuận can thiệp vũ trang vào vùng Trung Đông nhằm mở rộng ảnh hưởng mà không bị quốc tế chống đối quá mạnh mẽ. Thực tế ngày nay cho thấy là chính quyền Mỹ không dừng lại ở chuyện tiêu diệt Al-Queda và Bin Laden tại Afghanistan mà còn nhân cơ hội tấn công luôn Iraq của Saddam Hussein và đang trên đà giải quyết rốt ráo xung đột Trung Đông, đồng thời cũng truyền bá tinh thần dân chủ tự do, có lợi cho bản thân nước Mỹ và dân tộc các quốc gia Trung Đông.
Nói chung, phương pháp đặt và giải quyết vấn đề theo lối Mỹ gồm nhiều giai đoạn và có những trường phái sử dụng mô hình 7 bước (7-step problem solving process), mô hình 8 bước (8-step) nhưng thịnh hành nhất hiện nay là mô hình 9 bước gồm những giai đoạn sau đây :
1- Mô tả tình hình thực tế
Hiện nay đang gặp những sự khó khăn nào? Lấy ví dụ một doanh nghiệp sản xuất hang điện tử thì hiện nay hàng bán không chạy? Nhân viên trây lười? Tiền bạc khó khăn? Làm ăn lỗ lã? Cổ phiếu công ty tụt giá v.v…
2- Xác định nguyên nhân chính
Đặc điểm giai đoạn này phải xác định cho đúng nguyên nhân một cách lạc quan. Những lý do kể trên như hàng bán không chạy, nhân viên trây lười chỉ là hiện tượng, là phần ngọn của vấn đề, chưa phải là nguyên nhân chính. Tìm cách mở rộng tiếp thị, o ép hay tăng lương nhân viên cũng chỉ là chữa ngọn, tạm thời mà thôi.
Bây giờ giả sử sau khi tìm hiểu nghiên cứu kỹ lưỡng, xác định được (với một mức độ ước đoán chính xác cao nhất) nguyên nhân chính là do công nghệ lạc hậu và bị cạnh tranh ráo riết. Tự nhiên sẽ nảy ra ý tưởng lạc quan là nếu có cách nào hiện đại hóa công nghệ, bắt kịp với thị hiếu và nhu cầu quốc tế thì không những hàng sẽ bán chạy trong nước mà lại còn có cơ hội bán ra nước ngoài nữa, giúp doanh nghiệp phát triển thêm một bước nữa.
Phương cách xác định nguyên nhân chính này có thể áp dụng trong mọi tình huống, ví dụ như khi đặt vấn đề tham nhũng tại Việt Nam hiện nay, cần phải xác định cho đúng căn nguyên mới có khả năng diệt trừ được. Tại sao tham nhũng? Có phải là tại “tàn dư chế độ cũ” hay không? Có phải tại lương cán bộ quá thấp hay không? Hay là tại chế độ cộng sản? Hay tại cán bộ đảng viên biến chất?
Đặt vấn đề như trên hoàn toàn không chính xác và mọi cách giải quyết dựa vào cách đặt vấn đề trên đều sẽ gặp thất bại.
Nói là tại “tàn dư chế độ cũ” chỉ là lấp liếm ngụy biện cho sai lầm. Chế độ cũ đã tàn lụi từ hơn ba chục năm nay, không thể đổ lỗi mãi được.
Đặt nguyên nhân do lương cán bộ quá thấp và giải quyết bằng phương sách “Giá- Lương-Tiền” thời Lê Duẩn đã đẩy đất nước lún sâu thêm vào lụn bại.
Đặt nguyên nhân tại chế độ cộng sản nên cán bộ nắm quyền hành trở thành tham nhũng là lập luận của thành phần “chống cộng cực đoan”, cho là cán bộ cộng sản đương nhiên là người xấu, là phải tham nhũng. Lý luận này không đứng vững vì thực chất ngày nay Việt Nam không còn chế độ cộng sản nữa mà là “kinh tế thị trường” với chế độ độc tài đảng trị. Cái đuôi “theo định hướng chủ nghĩa xã hội” chỉ là một sự cố gắng duy trì vai trò của đảng cầm quyền hiện nay tại Việt Nam.
Hiện nay có vẻ như giới lãnh đạo Việt Nam đặt vấn đề tham nhũng là tại cán bộ “tạm thời” bị biến chất, những sự việc hà hiếp dân lành, tham ô công quỹ chỉ là “hiện tượng” trong khi “bản chất” người cộng sản luôn luôn là thành phần tốt cho nên chỉ cần giải quyết bằng cách cho đi học thêm… tư tưởng Hồ Chí Minh! Chẳng lẽ học xong một khoá sẽ hết biến chất và hết tham nhũng? Rõ ràng là khi đặt vấn đề không đúng thì các biện pháp sửa chữa sẽ không thể thành công được.
Theo nhiều ý kiến khác nhau thì vấn đề của Việt Nam do nhiều nguyên nhân, có người cho rằng do kinh tế, có người thì cho là do chính trị, có người cho là thuộc cả hai phạm trù kinh tế và chính trị, muốn hiểu thấu đáo cần nhiều sự bàn cãi tranh luận nữa không thuộc phạm vi bài viết này. Chúng tôi chỉ muốn nêu lên quan điểm là do dù vì nguyên nhân nào đi chăng nữa, cách đặt vấn đề phải có tính xây dựng, lạc quan và có khả năng mở một hướng đi mới tốt đẹp hơn cho đất nước.
Cũng trong giai đoạn 2 này, cần xác định các “nhóm lợi ích” có liên quan. Đây là một điều tiên quyết vì mọi phương cách giải quyết nếu có sự hài hòa về quyền lợi của các nhóm lợi ích thì giải pháp mới có tính khả thi được. Lấy ví dụ doanh nghiệp kể trên, các nhóm lợi ích có thể được liệt kê là:
- Thành phần lãnh đạo doanh nghiệp
- Thành phần công nhân
- Các doanh nghiệp có liên quan thương mãi
- Giới tiêu thụ
- Các cổ đông
Khi làm ăn lụn bại thì tất cả các nhóm lợi ích trên đều bị thiệt hại. Nếu có giải pháp mang lại lợi ích cho tất cả mọi người thì dĩ nhiên sẽ được đón nhận nồng nhiệt, còn nếu chủ trương cắt lương công nhân để tăng lợi nhuận thì chắc chắn sẽ gặp sự chống đối của giới công nhân, ngược lại ưu đãi công nhân, để lãnh đạo và cổ đông chịu thiệt thòi thì cũng không giải quyết được vấn đề một cách toàn diện và lâu dài.
Áp dụng vào Việt Nam thì chúng ta có thể liệt kê những nhóm lợi ích là:
- Toàn thể nhân dân lao động Việt Nam
- Thành phần cán bộ công nhân viên cấp trung trở xuống
- Thành phần cán bộ công nhân viên cấp cao, đa số là đảng viên cộng sản
- Các cộng đồng người Việt tại hải ngoại
- Các thế lực nước ngoài mà chủ yếu là Mỹ và Trung Quốc
Như vậy, một giải pháp toàn diện cho Việt Nam phải là một giải pháp có thể mang lại tối đa lợi ích cho tất cả các thành phần kể trên, nếu có sự thiệt thòi nào đó cho một thành phần thì phải ở mức độ hi sinh có thể chấp nhận được vì mục đích chung.
3- Xác định mục tiêu nhắm tới
Mục đích giai đoạn này là nhằm xác định chỉ tiêu trong một thời hạn nhất định. Lấy trở lại ví dụ của doanh nghiệp sản xuất hàng điện tử kể trên ( từ đây trở di, chúng tôi sẽ lấy ví dụ của doanh nghiệp này để minh họa) thì các mục tiêu đề ra trong vòng 5 năm tới đây phải đạt được là:
- Trở thành một doanh nghiệp sản xuất hàng điện tử có tầm vóc quốc tế, đủ tiêu chuẩn xuất khẩu sang các quốc gia bạn.
- Nâng cao một mức đáng kể mức sống của toàn thể cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp.
- Chế độ bảo hiểm y tế tốt, bảo hộ lao động cao, chế độ bồi dưỡng và thưởng phạt công minh, bảo đảm an toàn lao động tuyệt đối. Công nhân yên tâm lao động và tích cực đóng góp.
- Đạt mức tăng triển lợi nhuận khả quan hàng năm (ví dụ đều đặn trên 10%), mang lợi lại cho các cổng đông đóng góp.
Ý nghĩa chính của giai đoạn xác định mục tiêu này nhằm đối chiếu các biện pháp đề nghị có phù hợp và có khả năng thực hiện được các chỉ tiêu này hay không.
4- Đề nghị các giải pháp
Dựa vào các nhận định về tình hình hiện tại của doanh nghiệp, các nguyên nhân hậu quả của khó khăn, các khả năng sẵn có và các nguồn nhân vật lực, tài chánh có thể huy động được, toàn bộ lãnh đạo doanh nghiệp phải động não (brainstorm) để tìm và dề ra các giải pháp giải quyết. Nếu được, nên tạo điều kiện cho tất cả mọi cán bộ công nhân viên tham gia vào việc hiến kế cho lãnh đạo qua những cách như thư gởi, trưng cầu ý kiến, gặp trực tiếp v.v… Nếu cần thiết, có thể thuê hẳn chuyên gia bên ngoài nghiên cứu và đề nghị các phương án. Ngoài ra thì có thể học tập các trường hợp tương tự của những doanh nghiệp cùng ngành (competitive benchmarking) hay khác ngành (generic benchmarking) để học hỏi các kinh nghiệm của họ.
Thông thường thì càng nhiều ý kiến thì càng phong phú nhưng các phương án sau cùng nên gạn lọc lại còn từ 3 đến 5 lãnh vực chính là vừa đủ.
Ví dụ, sau khi nghiên cứu, có những vấn đề sau đây cần giải quyết để thực hiện được các mục tiêu:
- Hiện đại hoá dây truyền sản xuất. Xác định dung kỹ thuật nào, mua tại đâu?
- Tăng vốn. Xác định cần bao nhiêu?
- Liên kết với các công ty nước ngoài.
- Cần nhân công có trình độ kỹ thuật cao. Ở những khâu nào và bao nhiêu?
- Chương trình tiếp thị
Mỗi một lãnh vực như vậy có nhiều cách giải quyết khác nhau.
- Hiện đại hoá dây truyền sản xuất có thể áp dụng kỹ thuật của Mỹ, của Pháp, của Nhật v.v… giá cả trang thiết bị, huấn luyện ra sao cần nắm thật rõ.
- Huy động vốn cần bao nhiêu? Vay mượn ngân hàng, huy động bạn bè họ hang hay lên sàn giao dịch?
- Liên kết với công ty nào? Khi đi nghiên cứu thị trường có bàn thảo liên kết với công ty nước ngoài nào chưa? Mua thiết bị của họ thì có được sự ưu đãi liên kết nào không?
- Chương trình tập huấn chuyên viên có đủ trình độ sử dụng công nghiệp mới như thế nào? Thuê mướn hay huấn luyện tại chỗ?
- Sẵn sàng chương trình tiếp thị chưa? Bằng những phương cách nào? TV, báo đài trong và ngoài nước? Ngân khoản bao nhiêu?
5- Đánh giá các giải pháp
Đánh giá tính khả thi và ưu khuyết điểm của từng phương án một.
Giả sử nếu mua dây chuyền công nghiệp của Mỹ thì mắc nhất nhưng bù lại dễ đáp ứng thị trường quốc tế, vả lại có những lợi điểm khác là được hãng Mỹ đặt hàng gia công, như vậy khả năng đạt được mục tiêu thực hiện hàng xuất khẩu cao hơn v.v…
Về mặt huy động vốn cũng cân nhắc phương án nào hay nhất? Mượn ngân hàng hay mượn người quen cách nào tốt hơn? Có đủ điều kiện lên sàn giao dịch chưa?
Cũng vậy, từng bước đánh giá kỹ lưỡng các giải pháp và phương án có thể thực hiện được trong các lãnh vực khác nhau.
6- Đo lường khả năng thất bại
Một trong những mặt sửa soạn cần thiết trong phương án lập kế hoạch. Phải lường trước những tình huống xấu nhất có thể xảy ra và cách giải quyết như thế nào. Không bao giờ thực hiện kiểu “vừa làm vừa sửa sai”. Tránh tối đa lối làm việc “lỡ phóng lao phải theo lao”.
Thất bại và trở ngại có thể xảy ra trong bất cứ những khâu nào nhưng có thể qui lại thành 4 giai đoạn chính:
- Khâu sửa soạn. Xây dựng mặt bằng sản xuất có thể gặp những trở ngại nào và cách giải quyết ra sao? Các thoả thuận mua bán và lắp đặt dây chuyền sản xuất có thể bị trở ngại gì? Các công việc sửa soạn đã đầy đủ chưa để khi ráp lại là tiến độ thi công phải đúng kế hoạch dự trù. Tiền bạc huy động ra sao?
- Khâu sản xuất thử. Tuy là kỹ thuật sang nhượng đã được kiểm nghiệm nhưng thực tế tại chỗ vẫn có thể có những trở ngại ngoài ước tính. Cần dự trù các khó khăn sẽ xảy ra và hướng giải quyết tích cực.
- Khâu sản xuất đại trà. Công tác tiếp vận nguyên vật liệu, nhiên liệu, năng lượng có thể gặp những trở ngại gì? Có hướng giải quyết chưa? Kho bãi chứa hàng đầy đủ hay không?
- Khâu phân phối. Có thể có những trở ngại gì cần lường trước. Tiền bạc luân lưu ra sao? V.v…
7- Quyết định phương án tối ưu
Đối chiếu với các mục tiêu đề ra và sau khi nghiên cứu, khảo sát kỹ lưỡng các đề nghị khả thi, có thể quyết định một phương án tối ưu nhất.
Ví dụ với doanh nghiệp kể trên, phương án chung là:
- Mua dây chuyền công nghiệp của một hãng bên Mỹ vì một số lợi điểm hơn hẳn các công ty khác tuy có mắc hơn.
- Chọn phương án vay vốn ngân hàng nhờ đã có tiếp xúc trình bày và được đồng ý tà otrợ toàn bộ số vốn cần thiết. Chuyện lên sàn giao dịch sẽ xúc tiến khi có đủ điều kiện qui định.
- Đã có thỏa thuận liên kết với hãng bàn giao công nghiệp, thậm chí đạt được hợp đồng gia công cho họ, bảo đảm được một nguồn thu quan trọng.
- Đã có hợp đồng tập huấn kỹ thuật viên tại chỗ do nhân viên nước ngoài qua hướng dẫn.
- Chương trình tiếp thị đã lên kế hoạch sử dụng tất cả các phương tiện TV, đài phát thanh và báo chí trong và ngoài nước.
8- Thực hiện phương án.
Từng hạng mục công việc được giao cho từng cá nhân chịu trách nhiệm để theo dõi và đôn đốc cho đúng tốc độ thực hiện nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Ai lo vấn đề lắp đặt dây chuyền công nghiệp mới? Ai lo vấn đề tháo khoán tài khoản ngân hàng? Ai lo tập huấn nhân viên? Ai lo khâu sản xuất, hành chánh, tồn trữ, tiếp liệu? Ai lo PR, tiếp thị? V.v… Mỗi người một việc nhịp nhàng ăn khớp với nhau và có người chiu trách nhiệm chung để giải quyết mọi trở ngại có thể xảy ra.
9- Đánh giá kết quả.
Theo từng giai đoạn thời gian mà đánh giá kết quả có phù hợp với mục tiêu và chỉ tiêu đã đề ra ban đầu hay không? Nếu không thì phải biết tại sao? Có khả năng khắc phục được hay không?
Nếu khó khăn quá lớn thì có thể coi sự khó khăn này là một vấn đề mới và trở lại từ giai đoạn 1 để tìm hướng giải quyết.
Lời kết
Herbert Simon (1916-2001), Giải thưởng Nobel kinh tế học năm 1978 là người đã đóng góp rất nhiều trong việc nghiên cứu các mô hình về quản trị kinh doanh mà đáng kể là các phương pháp “hình thành quyết định” (decision-making) và “giải quyết vấn đề” (problem solving) đã giúp cho sự phát triển của doanh nghiệp toàn cầu tiến lên thêm một bước mới. Sự hình thành của “mô hình 9 bước giải quyết vấn đề” là sự tiếp nối những công trình nghiên cứu của ông và là giáo trình được giảng dạy trong các trường đại học của Mỹ.
Nói chung phương pháp 9 bước giải quyết vấn đề đặt trọng tâm nhiều nhất vào việc xác định và đóng khung nguyên nhân chính của vấn đề. Công việc tưởng chừng như đơn giản này nhưng thực tế lại vô cùng khó khăn vì những yếu tố chủ quan và khách quan khác sẽ tác động vào qui trình suy luận của người đang muốn tìm hiểu. Đi tìm nguyên nhân sâu xa và đích thực của một vấn đề gần giống như đi tìm sự thật, đòi hỏi một đầu óc phóng khoáng rộng mở và bao dung để giữ được một sự khách quan cần thiết. Mọi yếu tố tâm lý hay định kiến tác động vào qui trình suy xét đều làm sai lạc sự nhận định.
