GTD,就是“
Getting Things Done”,是由
David Allen发明的一套管理时间与创造力的系统,自从他在2002年出版了那本GTD的圣经(
Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity)以来,他的GTD的理论与实践征服了无数人的心,特别是对blogger们和对IT界有敏锐触觉的人来说,你只要搜搜GTD这个关键字,就可以知道网上有多少资料是关于GTD的。刚开始接触到GTD时,我觉得它应该对我懒散拖沓的习惯会很有帮助,发现我这个坏习惯很久了,David有个理论,说如果有任何可以在2分钟内完成的任务,马上处理掉它,以免它占据我们大脑宝贵的空间;但我一直以来的政策却是2分钟内能完成的任务,就不用太上心,最后一刻去完成就好了,所以在各种最后期限撞车的时候,我通常都在忙这一堆遗留下来的2分钟任务。
现在知道了问题,该去解决了,当然第一步是去了解GTD这个系统是怎么运作的,显而易见起步最好的就是David的那本GTD圣经,不过有点讽刺的是,“读GTD圣经”又进入我原来的那个“能拖就拖”的系统,一直都没能完整的阅读此书,没能完成这个任务。造成这个的一部分原因缘自GTD本身(说的是GTD的复杂性问题,David叔叔,你就来帮我分担一下责任,^o^),从书中的第一章里你可以理解到GTD这个系统做为概念是如何运作及如果能承诺改善你自身的时间管理技巧,这部分比较浅显,外加很多David身边的案例,内容很好理解;但从第二章开始的实际操作却有点骇人,就是说虽然你知道了GTD这个系统的优点,但操作起来却显得很复杂,对于我这个还处在“能拖就拖”的系统里的人,上手成了最大的一个问题。
不过既然知道GTD是怎么运作的,轮子也不必造两次,我就开始试用别人做好的工具好了。外头有无数的GTD工具可供使用,有在线的服务(一般都是Web2.0咧,有趣),有离线的,有专门为PDA所用的,有Hack现有的服务的(将非GTD本质的工具改造成GTD的,如改造Gmail,Google Notebook为一个GTD系统),还有基于纸和笔的,琳琅满目,珠玉纷呈。我选用的是纸笔系统,一个笔记本外加一支好笔头,不选电子产品的原因如下:
- GTD系统的第一步是收集,将你想做的,还没做的,做了一半的,拖了一阵的所有所有的东西,点子,任务,工作,等等都扔到Inbox,就冲这点我就不能选择电子GTD系统:1) 离线的服务需要你的手提电脑不离你身边,背着累人,用久了烫手,如果频繁更换工作环境,还需要考虑数据Sync和备份的问题;2) 在线的服务需要有网络支持,虽说网络的覆盖面越来越广,我却不能保证我最好的点子在有网络的地方产生,网络服务可以解决数据Sync的问题,但同样得担心备份的问题;3) 虽说以上问题可以通过购买一台优质PDA来解决,但你每天的工作日程就得多加一项:给PDA充电,同时会担心被盗问题,加上个人觉得跟别人聊天或开会时,开着PDA用Stylus戳啊戳的,不美观,没诗意,非个性的(请将我定义为“保守”)。当然,你要送我一台,我会大赞你有眼光的;
- GTD系统能否成为指导你工作生活的系统,有个首要的要求就是你要定时Review这个系统,定时的清理Inbox,分类Next Actions,这个系统会陪伴你每一天,每一周,每一年,恕我直言,电子类的工具要用上一整年,每天不断,你或多或少的都会对这个系统产生审美疲劳乃至厌倦,因此有可能影响了系统的使用;
- 软件(无论离线的还是在线的)总是有其先天的缺陷:缺乏灵活性,通常你需要几个软件一起来帮你完成一个工作,拿GTD的软件来说,他们都能很好的帮你收集文本的信息,帮你自动分类,排序,可以对以往的事件进行搜索,但如果我收集的是图形的信息呢,如果我需要对新建项目进行头脑风暴,绘制脑图呢(说到脑图,我还没去了解其中的奥妙,把它列入我的Projects里面吧!)?到这一步,我只好选择别的软件,那么我需要跟进的其实就是多个系统,本身GTD这个系统就是为了帮我们减轻合理规划的负担的,系统本身当然是越简单越好。
做为比较,纸笔系统虽然不能完全解决上面的问题,但用起来会很有趣,你可以在边边角角涂涂画画,任意个性化你的本子,只要本子里还有位置,只要笔里还有水,你就可以把你的点子随时随地记下来,用到一段时间,看看满版满版的有着你独一无二字迹的文字,划掉的每日日程,记录下来的完成的任务,肯定很有满足感;而且纸笔系统省钱省电,便携方便,如果有环保极端分子说我还是对这个地球的植被造成了微量的毁坏,我会回应他说我在为他们的尸体进行升华;还想到一个优点就是使用纸笔系统后,给了你最好的借口去试用形形色色,酷炫靓型的笔记本和笔,让我又想起那个在文具店对着文具流口水的自己。当然纸笔系统也有不足的地方,譬如不容易分类,排序,归档和查询(这些是电子系统的强项,所以在我的大计划中,会将两种产品结合着使用),在以下我介绍的系统中将尽量解决这些问题,好,开始正题吧。
本文要介绍的是一位blogger整理的纸笔GTD系统(
Hacking a GTD Moleskine),本身又参考了
PigPogPDA,我发现这个系统组织得很聪明,也很适用于我,基本上我将此全盘照抄,但原文上有关使用上的某些方面不是太明确,我将结合自己想法的使用方法记在这里做为读后感。
第一步,让我们跟着Eston Bond来制作我们的GTD系统,你需要的材料有:
第二步就是规划你的笔记本:
最后一步,也是最重要的一步,就是使用这个系统了:
这就是我参考Eston Bond的教程制作出来的GTD系统,今天才是第一天的试用,具体使用上的技巧和细节还有待研究发现,不过我已经爱上这个本子了,希望它也可以帮我改变懒散的习惯。