Kế toán

The đó, chứng từ điện tử trong hoạt động nghiệp vụ KBNN là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử trong hoạt động KBNN. Chứng từ điện tử trong hoạt động KBNN là một hình thức của thông điệp dữ liệu có nội dung trao đổi, giao dịch về tài chính, tiền tệ, bao gồm: chứng từ kế toán điện tử; chứng từ thu, chi ngân sách điện tử; chứng từ thanh toán điện tử, sổ kế toán điện tử, báo cáo tài chính, báo cáo thu - chi ngân sách, báo cáo quyết toán điện tử và các loại chứng từ điện tử khác trong các hoạt động giao dịch của KBNN theo quy định của pháp luật.

Văn bản điện tử là các văn bản, tài liệu thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu (không bao gồm các chứng từ điện tử).

Nguyên tắc GDĐT

Đối với các tổ chức, cá nhân có quan hệ GDĐT với KBNN: Tự nguyện lựa chọn sử dụng phương tiện điện tử để thực hiện giao dịch; Sử dụng công nghệ thông tin phù hợp để thực hiện GDĐT với KBNN; có đủ các điều kiện kỹ thuật để tham gia GDĐT, hoặc thực hiện thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ về GDĐT theo quy định; Tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn phương thức giao dịch với KBNN trong trường hợp KBNN đồng thời chấp nhận giao dịch theo phương thức truyền thống và giao dịch bằng phương tiện điện tử.

KBNN chủ động thực hiện từng phần hoặc toàn bộ giao dịch bằng phương tiện điện tử trong nội bộ KBNN và giữa KBNN với các cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Các điều kiện tham gia GDĐT

Đối với tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng, hoặc chuyên dùng: Đủ điều kiện hoạt động trong lĩnh vực đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật, đảm bảo các điều kiện quy định tại Điều 13, Điều 45 Nghị định số 26/2007/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;

Đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân: Khi tham gia GDĐT với KBNN, các cơ quan, tổ chức, cá nhân phải tuân thủ quy định cụ thể của Bộ Tài chính và hướng dẫn của KBNN về: định dạng, biểu mẫu của thông điệp dữ liệu, theo yêu cầu kỹ thuật của KBNN đối với từng loại nghiệp vụ; loại chữ ký số, chứng thực chữ ký số trong trường hợp GDĐT cần có chữ ký số, chứng thực chữ ký số; các quy trình bảo đảm tính toàn vẹn, an toàn và bí mật của GDĐT.

Các hoạt động nghiệp vụ KBNN áp dụng GDĐT

KBNN căn cứ yêu cầu thực tế, đặc điểm các loại hình giao dịch trong hoạt động nghiệp vụ KBNN và khả năng đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật để quyết định áp dụng phương thức GDĐT theo lộ trình phù hợp đối với các loại nghiệp vụ sau đây:

GDĐT trong nội bộ hệ thống KBNN bao gồm: Thanh toán điện tử trong nội bộ KBNN; Truyền, nhận dữ liệu về thu, chi, tồn quỹ ngân sách và các dữ liệu khác liên quan đến NSNN và hoạt động nghiệp vụ KBNN; Truyền, nhận dữ liệu về dự toán, kế hoạch vốn, chuyển vốn; Truyền, nhận dữ liệu về thông tin quản lý ngân sách (hệ thống các mã quản lý ngân sách); Truyền, nhận dữ liệu về thanh toán gốc, lãi, phi phát hành trái phiếu; Truyền, nhận dữ liệu về báo cáo nghiệp vụ, quyết toán vốn; Truyền, nhận thư điện tử (email) bằng hệ thống email nội bộ KBNN; Truyền nhận dữ liệu về văn bản chế độ, văn bản nghiệp vụ khác.

GDĐT giữa KBNN với hệ thống ngân hàng, bao gồm: Thanh toán điện tử song phương; Thanh toán điện tử liên ngân hàng, thanh toán bù trừ điện tử. Trao đổi dữ liệu về thu - chi NSNN.

GDĐT giữa KBNN với các cơ quan trong ngành Tài chính: Trao đổi dữ liệu về thu NSNN với các cơ quan thuế, hải quan, tài chính; thông tin về người nộp thuế; báo cáo số liệu thu thuế, hoàn thuế; Trao đổi dữ liệu về văn bản thẩm tra dự toán của cơ quan tài chính, thông báo phân bổ dự toán, lệnh chi NSNN, thẩm định dự toán của cơ quan tài chính, báo cáo quyết toán vốn hàng năm; Trao đổi dữ liệu về thu, chi, tồn quỹ ngân sách với cơ quan tài chính.

GDĐT giữa KBNN với các cơ quan, đơn vị thanh toán ngân sách, các tổ chức, cá nhân có quan hệ thanh toán với KBNN: Trao đổi dữ liệu về phân bổ ngân sách, lệnh chi NSNN, thanh toán và quyết toán ngân sách với các cơ quan, đơn vị sử dụng NSNN; Trao đổi, xử lý dữ liệu về các thủ tục, điều kiện chi tiêu từ ngân sách: cam kết chi, hợp đồng kinh tế, hóa đơn, chứng từ thanh toán, bảng kê thanh toán giấy đề nghị thanh toán, tạm ứng; Nhận, xử lý và truyền chứng từ điện tử về thu, chi NSNN do đơn vị lập (giấy nộp tiền vào NSNN, giấy rút dự toán, giấy rút vốn đầu tư, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng,...); Nhận, xử lý và truyền chứng từ điện tử về thu NSNN giữa KBNN và các đối tượng nộp NSNN, các cơ quan thu và nhận ủy nhiệm thu NSNN.

Xử lý chứng từ, văn bản điện tử

Chứng từ điện tử: Chứng từ điện tử phải được lập theo đúng định dạng, mẫu và cấu trúc dữ liệu theo các văn bản quy định cụ thể của Bộ Tài chính và KBNN; Các chứng từ giấy được sử dụng trong quy trình nghiệp vụ theo phương thức truyền thống có quy định bắt buộc phải có dấu, chữ ký của người có thẩm quyền thì khi sử dụng phương thức GDĐT, phải được tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký số xác nhận về tổ chức, cá nhân tham gia GDĐT là người ký chữ ký số; Đối với các hệ thống chứng thực nội bộ của KBNN đã hoặc đang thực hiện nhưng chưa sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số thì không mở rộng tiếp mà duy trì như hiện nay, đồng thời tiến hành chuyển đổi dần theo hướng áp dụng hệ thống chứng thực công cộng hoặc chuyên dùng.

Trường hợp thanh toán điện tử với ngân hàng, việc sử dụng và chứng thực chữ ký số được thực hiện theo quy định của Ngân hàng Nhà nước về GDĐT trong lĩnh vực ngân hàng; Người lập, người kiểm soát, người ký duyệt và những người tham gia quá trình xử lý chứng từ điện tử phải chịu trách nhiệm về các nội dung mà mình được giao nhiệm vụ trong quá trình xử lý chứng từ; Việc lưu trữ chứng từ điện tử được thực hiện theo thời hạn do pháp luật quy định như đối với chứng từ giấy. Trường hợp chứng từ điện tử hết thời hạn lưu trữ theo quy định nhưng có liên quan đến tính toàn vẹn về thông tin của hệ thống thông tin và các chứng từ điện tử đang lưu lành, thì tiếp tục được lưu trữ, cho đến khi việc hủy chứng từ điện tử hoàn toàn không ảnh hưởng đến các GDĐT khác thì mới được tiêu hủy.

Văn bản điện tử: Các văn bản được lập, truyền, nhận dưới hình thức dữ liệu điện tử theo hệ thống chương trình ứng dụng được Chính phủ, Bộ Tài chính (hoặc cơ quan được Bộ Tài chính ủy quyền) cho phép sử dụng, công nhận đáp ứng đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, hoặc được tổ chức chứng thực chữ ký số chuyên dùng (hoặc công cộng) chứng thực nguồn gốc tạo lập văn bản thì có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy. Đối với các văn bản điện tử không đáp ứng điều kiện nêu trên thì thông tin trên văn bản chỉ có giá trị tham khảo; Văn bản giấy được chuyển đổi từ văn bản điện tử được dùng làm căn cứ pháp lý cho các hoạt động Giao dịch thì trên văn bản phải thể hiện rõ tên và chữ ký của người có trách nhiệm chuyển đổi văn bản điện tử sang văn bản giấy và đóng dấu của tổ chức tham gia Giao dịch (nếu có)...

(K.Hoa)