Kế toán

Trong 6 tháng đầu năm 2010, đã có 16 kho bạc nhà nước tỉnh, thành phố và Sở Giao dịch thuộc Kho bạc Nhà nước (KBNN) triển khai TABMIS (bao gồm 8 đơn vị đã triển khai hệ thống TABMIS từ năm 2009 và 8 tỉnh, thành phố mới triển khai đầu năm 2010). Theo kế hoạch, trong năm 2010, hệ thống TABMIS sẽ được triển khai tiếp đến 32 tỉnh, thành phố và 15 Bộ có quy mô ngân sách lớn nhất.

Phối hợp triển khai ở các khâu

Ngay từ cuối tháng 12/2009, Ban triển khai TABMIS đã phối hợp cùng các đơn vị thuộc Bộ Tài chính như Vụ Ngân sách Nhà nước, Vụ Đầu tư, Vụ Hành chính sự nghiệp, Cục Tin học và Thống kê tài chính, KBNN để thống nhất phương án triển khai TABMIS đến các bộ, ngành theo tinh thần Quyết định số 214/QĐ-BTC ngày 27/01/2010 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc triển khai Hệ thống TABMIS đến các Bộ, ngành Trung ương.

Tuy nhiên, do điều kiện hạ tầng truyền thông giữa Bộ Tài chính và các bộ chưa hoàn thành, nên việc triển khai TABMIS đến các bộ, ngành chia thành 2 giai đoạn: tháng 5/2010, có 15 bộ có tổ chức hệ thống dọc hoặc có số liệu dự án đầu tư lớn sẽ tham gia nhập dữ liệu tập trung (tại cơ quan Bộ Tài chính) số phân bổ dự toán ngân sách năm 2010 của bộ đó vào hệ thống, dưới sự hỗ trợ của Ban triển khai TABMIS, nhà thầu và các đơn vị thuộc Bộ Tài chính; Đối với dự toán của các bộ, ngành còn lại, căn cứ số liệu phân bổ của các bộ gửi đến, các vụ quản lý chuyên ngành của Bộ Tài chính nhập vào hệ thống.

Để tổ chức hoạt động này, Ban triển khai TABMIS đã phối hợp chặt chẽ với nhà thầu và các đơn vị liên quan, đặc biệt là Cục Tin học và Thống kê (Bộ Tài chính) – đơn vị được giao làm đầu mối tổ chức tại cơ quan Bộ Tài chính, triển khai các hoạt động tập huấn chế độ chính sách, quy trình nghiệp vụ, sử dụng hệ thống và phiên dữ liệu chuẩn bị nhập liệu cho cán bộ kế hoạch tài chính của các bộ, đồng thời liên tục duy trì các phòng nhập liệu tập trung tại cơ quan Bộ Tài chính để các đơn vị có thể hoàn thành việc nhập dự toán phân bổ lần đầu cũng như phân bổ bổ sung trong khi chờ kết nối thông qua hạ tầng truyền thông của Chính phủ.

Đến nay, 15 bộ và các đơn vị đã hoàn thành việc nhập phân bổ dự toán cho các đơn vị sử dụng ngân sách có tài khoản mở tại KBNN trên địa bàn 8 tỉnh, thành phố đã tham gia TABMIS. Trong tháng 3 và tháng 4/2010, hệ thống TABMIS đã được triển khai tiếp hai đợt tại 8 tỉnh, thành phố: Long An, Tiền Giang, Bến Tre, Đà Nẵng (triển khai đợt 3/2010) và Quảng Bình, Quảng Trị, Nghệ An, Hà Tĩnh (đợt 4/2010) đúng theo kế hoạch, nâng tổng số các địa phương đã triển khai TABMIS lên 16 tỉnh, thành phố.

Theo đánh giá của KBNN, thời gian triển khai nhập dữ liệu tập trung tại 01 tỉnh, thành phố thí điểm đã rút gọn từ hàng tháng, xuống hơn 3 tuần (đối với đợt 1, 2), và còn 2 tuần (đối với đợt 3, 4) trong khi các yêu cầu triển khai vẫn được đảm bảo.

Ban triển khai TABMIS đã rà soát, sửa đổi, cập nhật bổ sung và ban hành công văn số 3213/BTC-KBNN ngày 16/3/2010 về hướng dẫn tổng thể công tác chuẩn bị và triển khai hệ thống TABMIS, đồng thời trước mỗi đợt triển khai đều có các công văn hướng dẫn chi tiết từng nội dung cụ thể để các đơn vị có căn cứ tổ chức thực hiện.

Theo hướng dẫn của Ban triển khai TABMIS, các đơn vị tài chính, KBNN triển khai đợt 3, 4 năm 2010 đã sớm chủ động tổ chức các hoạt động chuẩn bị về cơ sở vật chất, các điều kiện kỹ thuật phục vụ cho triển khai dự án TABMIS tại đơn vị, đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động đào tạo, nhập liệu tập trung của dự án cũng như đưa TABMIS vận hành thực tế trực tiếp tại các đơn vị KBNN cấp huyện khi kết thúc giai đoạn nhập dữ liệu tập trung.

Bên cạnh đó, các đơn vị KBNN đã chủ trì phối hợp với cơ quan tài chính tổ chức các khóa đào tạo nâng cao kỹ năng tin học cho cán bộ các đơn vị tham gia triển khai TABMIS, bao gồm cả các cơ quan tài chính trên địa bàn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng hệ thống.

Rút kinh nghiệm trong công tác thu thập dữ liệu đầu vào để phục vụ cấu hình hệ thống và công tác chuyển đổi số liệu của 2 đợt triển khai năm 2009, kết quả thực hiện hoạt động này đối với các tỉnh triển khai đợt 3, 4 đã được cải thiện đáng kể, không còn xảy ra hiện tượng dư thừa, trùng lắp quy tắc mặc định tỷ lệ phân chia, đã hạn chế việc thiếu hoặc trùng mã dự án hoặc sai sót thiết lập cây phê duyệt...

Quy trình thu thập, rà soát, chuyển đổi số liệu đã được Ban triển khai TABMIS liên tục sửa đổi, cập nhật cho phù hợp và các đơn vị KBNN kiểm tra, đối chiếu, xử lý nên số liệu chuyển đổi vào hệ thống đã đảm bảo kịp thời và chính xác cao. Trước thời điểm chính thức triển khai, Ban triển khai TABMIS phối hợp với Ban chỉ đạo triển khai TABMIS tại địa phương tổ chức giao ban rà soát toàn diện công tác chuẩn bị triển khai, đồng thời báo cáo chính thức về việc triển khai TABMIS với lãnh đạo UBND tỉnh nhằm có được sự quan tâm chỉ đạo và hỗ trợ kịp thời và về mọi mặt của chính quyền các cấp đối với quá trình triển khai tại địa bàn. Hoạt động này đã được thực hiện ngay từ các đợt triển khai trong năm 2009 và ngày càng có hiệu quả, qua thực tế đã hỗ trợ tích cực và xử lý kịp thời các vướng mắc phát sinh tại từng tỉnh, thành phố.

Hoạt động phiên dữ liệu của cơ quan tài chính đã được tổ chức sớm hơn 01 tuần so với lịch nhập liệu tập trung, do vậy vào thời điểm nhập liệu tập trung cán bộ tài chính đã tham gia được ngay vào hệ thống đồng thời với cán bộ kho bạc. Cán bộ là “người sử dụng chính” của các đơn vị đã tham gia tích cực, Tổ triển khai trung ương thực sự đã thu được nhiều bài học kinh nghiệm để phát huy trong hoạt động chuẩn bị và tổ chức triển khai tại đơn vị mình và nắm bắt được các vướng mắc, các vấn đề hay gặp phải, lường trước các bất cập trong đặc thù của địa phương để báo cáo lãnh đạo các cấp có phương án hoặc trình các cấp quyết định phương án xử lý, tham mưu với lãnh đạo đơn vị trong tổ chức chuẩn bị và triển khai hệ thống...

Trên cơ sở các vướng mắc phát sinh từ các đợt triển khai trước, hệ thống cơ chế chính sách, văn bản chế độ đã chi tiết và hoàn thiện hơn: Chế độ Kế toán nhà nước áp dụng cho TABMIS theo Thông tư 212/2009/TT-BTC đã được cụ thể hóa theo Công văn số 383/KBNN-KT ngày 2/3/2010 của Kho bạc Nhà nước, Công văn số 3528/BTC-NSNN ngày 23/3/2010 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn biểu mẫu thể hiện dự toán ngân sách để nhập vào TAMIS năm 2010, Công văn số 3164/BTC-NSNN ngày 16/3/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn hạch toán tạm ứng ngân sách xã, Công văn số 566/KBNN-KT ngày 29/3/2010 của KBNN về việc hướng dẫn hạch toán theo mã 800 trong phân đoạn mã chương, quy trình thí điểm thanh toán điện tử kho bạc và quy trình chế độ mở và sử dụng tài khoản tại KBNN, Quy trình thanh toán điện tử và thanh toán liên ngân hàng...

Phần mềm hệ thống và các chức năng, quy trình được tùy chỉnh phù hợp với thực tế, như bỏ quy trình phê duyệt của giám đốc, sửa đổi mẫu biểu, công thức báo cáo, bổ sung các giao diện giữa TABMIS với hệ thống thanh toán với ngân hàng, hệ thống thanh toán điện tử liên kho bạc...

Diễn đàn TABMIS đã được biết đến nhiều hơn và dần dần trở thành một kênh trao đổi thông tin, nghiệp vụ, kinh nghiệm vận hành hệ thống của các cán bộ kho bạc và tài chính. Nhiều vướng mắc trong quá trình triển khai hệ thống TABMIS cũng như các hệ thống giao diện chương trình thu thuế trực tiếp (TCS), thanh toán điện tử, khai thác báo cáo...đã được chia sẻ, hỗ trợ thông qua kênh diễn đàn này.

Đến nay, các cơ quan tài chính, KBNN cấp tỉnh, huyện tại 16 tỉnh, thành phố và Sở Giao dịch (KBNN) đã vận hành hệ thống tại đơn vị mình. Sau gần 1 năm triển khai hệ thống, Ban Triển khai đã báo cáo Bộ Tài chính cho phép chính thức sử dụng TABMIS là hệ thống chính từ 1/4/2010 đối với các tỉnh đã triển khai năm 2009, sau 1 tháng nhập dữ liệu tập trung đối với các đơn vị triển khai năm 2010.

Theo ông Trí, quyết định dừng vận hành song song hệ thống KTKB chính là để giảm tải khối lượng công việc cho các đơn vị KBNN do phải duy trì 2 hệ thống, dựa trên tiến độ kết nối các hệ thống thanh toán với TABMIS, sự thuần thục của người dùng và kết quả vận hành tương đối ổn định của TABMIS đến thời điểm này.

Đến nay cán bộ các đơn vị tham gia vận hành hệ thống của các cơ quan tài chính và KBNN tại các tỉnh triển khai đã thành thạo sử dụng hệ thống cho hoạt động nghiệp vụ của đơn vị. Các đơn vị KBNN đã sử dụng hệ thống cho giao dịch hàng ngày, khóa sổ hàng tháng, kết xuất các báo cáo, đáp ứng được việc cung cấp thông tin cho yêu cầu quản lý. Cơ quan tài chính đã tham gia nhập và phân bổ dự toán, bổ sung dự toán, nhập lệnh chi tiền trên hệ thống, đảm bảo điều kiện để KBNN cùng cấp có thể tiến hành kiểm soát và giao dịch bình thường đối với các đơn vị. Cán bộ tài chính và kho bạc các cấp đã nghiêm túc và tuân thủ đầy đủ các quy trình nghiệp vụ quy định trên TABMIS.

Đến cuối năm 2009, TABMIS đã giao diện ổn định với các chương trình ứng dụng khác như Danh mục dùng chung, chương trình TCS, chương trình thanh toán bù trừ, thanh toán song phương điện tử của KBNN với các ngân hàng.

Từ tháng 4/2010, KBNN đã tiếp tục vận hành thí điểm và sau đó là vận hành chính thức giao diện thanh toán điện tử LKB đi và đến với TABMIS, bước đầu đã hỗ trợ tích cực cho cán bộ KBNN hoàn thành công việc hàng ngày một cách kịp thời. Thanh toán điện tử liên ngân hàng cũng đã bắt đầu thí điểm nhập thủ công để giao diện với hệ thống liên ngân hàng từ ngày 19/4/2010 với sự tham gia của 2 đơn vị là Sở Giao dịch KBNN và Văn phòng KBNN Hải Phòng.

Ngày 29/3/2010 KBNN đã ban hành Công văn số 567/KBNN-KT về việc hướng dẫn công tác kế toán khi dừng áp dụng KTKB tại các đơn vị KBNN triển khai TABMIS, quy định chi tiết các công việc chuẩn bị rà soát đối chiếu số liệu trước khi dừng KTKB, thực hiện các chức năng trên TABMIS và các hệ thống giao diện, hướng dẫn công tác thanh toán LKB, quản lý theo dõi đối với khối an ninh quốc phòng, chế độ báo cáo và chế độ lưu trữ chứng từ. Từ 01/4/2010 hầu hết các đơn vị đã triển khai TABMIS năm 2009 đã sử dụng TABMIS là hệ thống chính, KTKB chỉ dùng để quản lý các nghiệp vụ cần theo dõi chi tiết. Bước đầu đánh giá hoạt động giao dịch hàng ngày tương đối ổn định, khối lượng công việc được giảm bớt nên tinh thần của cán bộ công chức cũng bớt căng thẳng.

Kịp thời rút ra bài học kinh nghiệm

Chia sẻ những kinh nghiệm rút ra từ quá trình triển khai TABMIS, ông Nguyễn Đại Trí – Phó Tổng giám đốc KBNN bình luận: Đây là một hệ thống mới, phức tạp, có ảnh hưởng trực tiếp đến việc tổ chức công việc của các đơn vị nên cần sự quan tâm, ủng hộ và sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo Bộ Tài chính, lãnh đạo UBND các cấp, thủ trưởng các bộ, ngành liên quan để tạo ra động lực thúc đẩy các đơn vị tập trung chỉ đạo và tổ chức triển khai thực hiện một cách quyết liệt, hiệu quả.

TABMIS là một hệ thống tích hợp với việc phân định rõ vai trò của từng người tham gia hệ thống và đòi hỏi thực hiện các quy trình một cách đồng bộ, nhịp nhàng giữa các bộ phận, cá nhân, do vậy sự phối hợp chặt chẽ, mối quan hệ gắn bó mật thiết giữa cơ quan Tài chính và KBNN các cấp sẽ là nền tảng cơ bản, yếu tố quyết định cho triển khai thành công.

Công tác chuẩn bị và tổ chức triển khai cần phải làm sớm và học hỏi kinh nghiệm từ các địa phương đã triển khai TABMIS, từ khâu rà soát điều chỉnh phân công cán bộ ở các bộ phận, trang bị kỹ năng tin học, nghiệp vụ trước khi tham gia các khóa đào tạo sử dụng hệ thống, đến việc cử cán bộ là “người sử dụng chính” tham gia các tổ triển khai của trung ương để hỗ trợ và học hỏi bổ sung kinh nghiệm, kỹ năng và chuẩn bị cho triển khai tại đơn vị mình.

Đặc biệt trong quá trình triển khai, các đơn vị cũng cần thực hiện tốt việc điều phối nhân lực, rà soát cơ sở vật chất, theo dõi chỉ đạo sát sao hoạt động triển khai và đảm bảo công tác thông tin, báo cáo trong suốt quá trình triển khai tại đơn vị. Ban chỉ đạo, Tổ triển khai tại từng địa bàn cần bám sát tiến trình vận hành hệ thống, ghi nhận và phối hợp chặt chẽ với Ban triển khai TABMIS để xử lý nhanh và hiệu quả các vấn đề vướng mắc.

Do khối lượng công việc để chuẩn bị và vận hành TABMIS tăng lên nhiều, nhất là phải đảm bảo song song vận hành cả KTKB trong thời gian đầu nên công tác lãnh đạo tư tưởng, động viên tinh thần, trách nhiệm, ý chí và lòng quyết tâm cao độ, đánh giá đúng những khó khăn trước mắt và có niềm tin vào thành công của dự án, cùng tuyên truyền nâng cao nhận thức... của mỗi cán bộ công chức tham gia triển khai là yếu tố rất quan trọng, có ý nghĩa quyết định. Lãnh đạo các đơn vị cần hết sức chú ý làm tốt công tác này và có biện pháp động viên khuyến khích kịp thời, quan tâm chia sẻ khó khăn cùng cá nhân cũng như gia đình cán bộ công chức.

TABMIS là hệ thống mới mẻ với quy trình nghiệp vụ thống nhất từ trung ương đến quận, huyện, kiến trúc dữ liệu tập trung, có thể lúc đầu chưa tương thích với phương thức quản lý ngân sách có nhiều đặc thù và cách thức quản lý, thói quen làm việc hiện tại, vì vậy mỗi cán bộ công chức kho bạc và tài chính đều cần quán triệt thay đổi tư duy quản lý, xác định tư tưởng thực hiện phương thức, cách thức quản lý mới; cần hạn chế tối đa các đặc thù trong công tác quản lý ngân sách, phối hợp với các đơn vị liên quan tháo gỡ các vướng mắc mang tính đặc thù để tuân thủ các quy trình trong hệ thống.

Bên cạnh đó, mô hình tập trung như TABMIS sẽ tác động trực tiếp đến hoạt động của tất cả các đơn vị nếu có sự cố (sự cố về đường truyền, sự cố tại trung tâm dữ liệu, sự cố về máy chủ...), khác hẳn với mô hình phân tán là chỉ tác động đến từng đơn vị, do đó các đơn vị cần thực hiện đúng các quy định về vận hành, khai thác báo cáo, và cần có phương án dự phòng sao lưu số liệu tại mỗi đơn vị để tra cứu nhanh khi cần thiết. Ban triển khai sẽ phối hợp với nhà thầu có các kịch bản ứng phó kịp thời đối với mỗi loại sự cố và hướng dẫn các đơn vị thực hiện.

Công tác truyền thông cũng cần làm tốt hơn, nhất là truyền thông đến lãnh đạo chính quyền địa các cấp, thủ trưởng các ban ngành liên quan, nhằm nâng cao nhận thức về dự án và yêu cầu đặt ra đối với việc vận hành TABMIS, từ đó có sự quan tâm, ủng hộ, chỉ đạo và tạo mọi điều kiện để các đơn vị trong ngành Tài chính, các bộ, ngành triển khai dự án được thuận lợi.

Ngoài ra, công tác trao đổi thông tin, phối hợp giữa các đơn vị với các nhóm của Ban triển khai, với nhà thầu trong quá trình triển khai cần phải thường xuyên, liên tục, thông suốt. Ban chỉ đạo, Tổ triển khai tại từng địa bàn cần bám sát tiến trình vận hành hệ thống, ghi nhận và phối hợp chặt chẽ với Ban triển khai TABMIS để cùng các bên nhà thầu, các đơn vị liên quan xử lý nhanh và hiệu quả các vấn đề vướng mắc.

(Trung Kiên)