step by step

Bài làm:
Tổ chức bộ máy là quá trình xác định những công việc cần phải làm; thiết lập các phòng ban, bộ phận và phân công cho các đơn vị, cá nhân đảm nhận các công việc đó; tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ tổ chức nhằm thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức một cách hiệu quả.
Bộ máy tổ chức còn được gọi là cơ cấu tổ chức quản trị là tổng hợp các bộ phận hoặc các khâu khác được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm quyền hạn nhất định được bố trí theo những cấp nhằm đảm bảo thực hiện chức năng quản trị và phục vụ mục tiêu chung đã xác định.
Vậy bộ máy tổ chức hữu hiệu là đảm bảo thực hiện tốt các chức năng quản trị và phục vụ có hiệu quả mục tiêu chung đã xác định.
Để có một bộ máy tổ chức hữu hiệu nhà quản trị cần nhận thức rõ mục tiêu, nắm rõ bốn yếu tố làm cơ sở cho việc tổ chức bộ máy:
• Mục tiêu và chiến lược hoạt động của doanh nghiệp
• Bối cảnh kinh doanh hay bối cảnh xã hội
• Công nghệ sản xuất hoặc kỹ thuật kinh doanh của doanh nghiệp
• Năng lực, trình độ của con người trong doanh nghiệp
Ngoài những yếu tố cơ sở trên nhà quản trị cần chú ý đến những nguyên tắc như: chuyên môn hóa, khoa học, hợp lý, phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn và đặc biệt là nguyên tắc cơ bản của cơ cấu tổ chức quản trị. Nội dung của nguyên tắc này bao gồm:
• Gắn với mục tiêu: mục tiêu và cơ cấu tổ chức phải phù hợp, vì cơ cấu bộ máy được tổ chức trên cơ sở thực hiện các mục tiêu đã được xác định.
• Nguyên tắc hiệu quả: bộ máy tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc giảm chi phí, chọn lựa đúng người, bố trí đúng việc. Để thực hiện được điều này doanh nghiệp cần phân tích công việc, đưa ra tiêu chuẩn công việc, kiếm người phù hợp, tổ chức phỏng vấn, tuyển chọn, phân công công việc nhằm tạo ra hiệu quả cao.
• Nguyên tắc cân đối: hay là sự tương quan phù hợp giữa quyền hành và trách nhiệm, sự phân bố nhiệm vụ phải rõ ràng hợp lý và hợp với khả năng. Nếu trách nhiệm nhiều hơn quyền hành thì sẽ gây áp lực không thể thực hiện công việc, ngược lại nếu quyền hạn nhiều hơn trách nhiệm sẽ có hiện tượng lạm dụng quyền hành chuộc lợi cá nhân.
• Nguyên tắc linh hoạt: linh hoạt (mềm dẻo, dễ thích ứng, dễ thay đổi). Nhà quản trị phải linh hoạt trong hoạt động tổ chức, bộ máy tổ chức linh hoạt sẽ giúp cho nhà quản trị đối phó kịp thời trước những thay đổi của tình hình liên quan đến hoạt động tổ chức. Như ta đã biết tổ chức bộ máy doanh nghiệp là để thực hiện mục tiêu chiến lược đề ra, mà hoạt động của doanh nghiệp luôn chịu tác động của yếu tố môi trường làm ảnh hưởng đến mục tiêu. Do vậy muốn tồn tại và phát triển thì doanh nghiệp phải thích ứng nhanh để phù hợp với môi trường biến đổi. Khi môi trường biến đổi tạo ra thời cơ thì doanh nghiệp phải biết tận dụng cơ hội, thay đổi mục tiêu kịp thời nhằm đạt doanh thu cao. Ngược lại, khi môi trường biến đổi tạo ra nguy cơ thì doanh nghiệp cần thu hẹp mục tiêu, điều chỉnh kế hoạch hay thay đổi trong cơ cấu tổ chức để bộ máy hoạt động hiệu quả đảm bảo nguyên tắc đi đúng với mục tiêu.
• Nguyên tắc thống nhất chỉ huy: mỗi cấp dưới chỉ chịu sự chỉ huy của một cấp trên trực tiếp mà thôi. Các cấp chỉ huy cần phải coi trọng nguyên tắc này để đảm bảo tránh các mâu thuẫn hoặc ưu tiên công việc trái ngược nhau khi cấp dưới có nhiều cấp trên chỉ huy.
Tầm hạn quản trị và phân chia tổ chức là một trong những vấn đề thường xuyên được quan tâm nhất, là cơ sở khoa học để tổ chức bộ máy. Tầm hạn quản trị còn gọi là phạm vi quản trị, là số lượng nhân viên mà có thể quản lý được một cách trực tiếp. Việc xác định tầm hạn quản trị và thiết lập các tầng nấc quản trị trong tổ chức được dựa trên các nguyên tắc tổ chức bộ máy. Tầm hạn quản trị có hiệu quả trực tiếp đến việc xây dựng thiết kế bộ máy tổ chức, đặc biệt là các tầng nấc trong tổ chức. Tầng nấc quản trị là cấp bậc quản trị trong tổ chức như : ban giám đốc, trưởng phòng,… số tầng nấc quản trị liên quan đến tầm hạn quản trị.
Tầm hạn quản trị rộng là quản lý số lượng nhân viên nhiều.
Tầm hạn quản trị hẹp là quản lý số lượng nhân viên ít hơn.
Tầng nấc quản trị càng nhiều, tầm hạn quản trị càng hẹp và thông thường thì tốn kém hơn, đồng thời hoạt động kém hiệu quả.
Để xác định tầm hạn quản trị cần căn cứ vào 6 yếu tố:
• Năng lực nhà quản trị : là khả năng tác động vào người khác. Nếu nhà quản trị có năng lực giỏi : có khả năng phối hợp nhiều cấp dưới, tầm hạn quản trị rộng. Ngược lại, nhà quản trị năng lực kém : tầm hạn quản trị hẹp, chi phí cao.
• Trình độ cấp dưới : trình độ nhân viên kém thì tầm hạn quản trị hẹp, trình độ nhân viên khá tầm hạn quản trị rộng.
• Mức độ ủy quyền của cấp trên cho cấp dưới : khi được ủy quyền thì tầm hạn quản trị rộng, người ủy quyền tầm hạn quản trị hẹp.
• Tính chất kế hoạch công việc:
o Tính kế hoạch : tầm hạn quản trị rộng thì tính phức tạp giảm nên tốn chi phí ít.
o Tính tác nghiệp cụ thể : tầm hạn quản trị hẹp, nếu tầng nấc quản trị nhiều thì doanh nghiệp tốn chi phí lương, cơ sở vật chất nhiều hơn gây tốn kém. Nhà quản trị làm việc thông qua người khác vì vậy nếu không có người làm việc tác nghiệp sẽ giải quyết công việc chậm hơn. Vậy tầng nấc quản trị nhiều thì tầm hạn quản trị hẹp gây tốn kém hơn.
Từ đó ta thấy tầng nấc quản trị có ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy hiệu quả là công việc được giải quyết phù hợp với điều kiện năng lực của nhân sự, tính chất công việc phụ thuộc vào mục tiêu của doanh nghiệp.
• Sự thay đổi của công việc : nếu công việc ổn định, thường xuyên thì tầm hạn quản trị rộng. Nếu công việc không ổn định , có tính phức tạp cao thì tầm hạn quản trị hẹp.
• Kỹ thuật và phương tiện : đầy đủ kỹ thuật và phương tiện thông đạt thì tầm hạn quản trị rộng.
Sau khi xác định tầm hạn quản trị ta tiến hành phân chia tổ chức còn gọi là cấu tạo các đơn vị nhỏ. Một phần công việc tổ chức là việc thiết lập các bộ phận. Sự tồn tại các đơn vị nhỏ trong một tổ chức là tất yếu và sự phân chia đơn vị nhỏ ấy phải đặt trên các tiêu chuẩn khoa học. Phân chia theo tầm hạn quản trị, theo thời gian, theo chức năng, theo lãnh thổ, theo sản phẩm, theo khách hàng, theo quy trình hay thiết bị. Tùy theo nhiệm vụ trong mối tương quan của doanh nghiệp mà các mô hình tổ chức được chọn lựa để thiết lập như : mô hình trực tuyến, mô hình chức năng, mô hình hỗn hợp.
Tiếp theo, nhà quản trị thực hiện tiến trình tổ chức bộ máy gồm 7 bước:
 Bước 1: Xác định mục tiêu của doanh nghiệp
Nhận thức rõ mục tiêu về doanh số, lợi nhuận; căn cứ vào 4 yếu tố : mục tiêu chiến lược kinh doanh, bối cảnh xã hội, công nghệ sản xuất và khả năng nhân sự làm cơ sở để tiến hành tổ chức bộ máy.
 Bước 2: Phân tích công việc
Xác định những công việc cần làm để thực hiện mục tiêu, phân loại các hoạt động theo nhóm chức năng, đặt ra yêu cầu thực hiện từng nhóm công việc theo chức năng.
 Bước 3: Thiết lập phòng ban
Kết hợp các chức năng quan trọng thành một hệ thống, hình thành bộ khung tổ chức gồm các phòng ban và bộ phận. Để thực hiện bước này nhà quản trị cần dựa trên cơ sở công nghệ sản xuất của doanh nghiệp và năng lực, trình độ của con người trong doanh nghiệp.
 Bước 4: Định biên nhân viên
Xác định số lượng nhân viên cần thiết theo yêu cầu công việc của từng phòng ban và bộ phận, căn cứ vào 6 yếu tố để xác định tầm hạn quản trị.
 Bước 5: Phân công phân nhiệm
Trên cơ sở số lượng nhân viên đã được xác định cho mỗi phòng ban, dựa vào tính chất công việc, tầm hạn quản trị để bố trí nhân sự. Để đảm bảo bộ máy hữu hiệu nhà quản trị phối hợp nhiều cấp dưới, đánh giá kết quả thực hiện so với kế hoạch nếu có gì sai lệch thì điều chỉnh nhân viên hay tổ chức lại bộ máy.
 Bước 6: Tổ chức phối hợp thực hiện nhiệm vụ
Từng phòng ban thực hiện chức năng để triển khai công việc cho mỗi cá nhân. Quan hệ phối hợp giữa các cá nhân, phòng ban và bộ phận để thực hiện nhiệm vụ.
 Bước 7: Thẩm định và tái tổ chức
Kiểm tra kết quả hoạt động của từng cá nhân, bộ phận và phòng ban để đánh giá kết quả hoạt động của bộ máy. Nhận biết rõ các sai lệch và nguyên nhân để có biện pháp điều chỉnh. Tổ chức lại bộ máy theo hướng hoàn thiện trên cơ sở khắc phục những mặt hạn chế. Định biên lại, điều chỉnh tầm hạn quản trị, thu hẹp hoặc mở rộng chức năng, quy mô hoạt động của các phòng ban, bộ phận…
Vậy khi nhà quản trị nhận thức rõ mục tiêu, tuân thủ đầy đủ nguyên tắc cơ bản của cơ cấu tổ chức quản trị, nắm rõ các yếu tố cơ sở cho việc tổ chức bộ máy, cũng như việc xác định tầm hạn quản trị và phân chia tổ chức hợp lí thì sẽ xây dựng được một bộ máy tổ chức hữu hiệu.