My OperaĐể sử dụng hiệu quả Email signatures
Tuesday, October 9, 2007 8:39:22 PM
Mỗi khi bạn gửi một email, bạn có cơ hội để chia sẻ thông tin cá nhân, sở thích, quan điểm hay thông tin ngộ nghĩnh thông qua Email Signature (chữ ký). Tuy nhiên không nhiều người trong chúng ta nhận ra được khả năng tiềm tàng này.
Về phương diện kinh doanh, sử dụng chữ ký cũng giống như là bạn gửi business card. Đây là một cách để quảng cáo về công ty của bạn rất rất hiệu quả mà lại tiết kiệm được chi phí.
Tuy nhiên, để tạo được một chữ ký tốt, và sử dụng chúng một cách hiệu quả, bạn cũng cần lưu ý một số điểm sau:
Như vậy, chúng ta cần phải xác định rõ các yêu cầu trên, từ đó sẽ xây dựng cho mình một chữ ký phù hợp với thông tin cần cung cấp, đối tượng nhận.
Các thông tin thường có trong chữ ký
1.Tên của bạn
2.Chức danh/Vị trí
3.Tên công ty
4.Điện thoại
5.Địa chỉ Website
Ngoài ra, chúng ta còn có thể bổ sung thêm các thông tin khác vào chữ ký
1.Số fax
2.Email (Người nhận email đã có địa chỉ email của bạn, nhưng đôi khi việc đưa thêm địa chỉ email vào chữ ký sẽ làm cho người nhận dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm, nhớ địa chỉ email của bạn)
3.Địa chỉ công ty
4.Điện thoại khác
Ví dụ về chữ ký
Tùy theo tính chất công việc mà bạn lựa chọn mẫu phù hợp để dùng. Ngoài ra, để tăng tính chuyên nghiệp cho công ty, các anh chị làm các công việc có tính chất giống nhau thì nên dùng chung một mẫu thiết kế, đặc biệt là các anh chị làm việc ở các bộ phận thường xuyên giao tiếp với bên ngoài./.
Về phương diện kinh doanh, sử dụng chữ ký cũng giống như là bạn gửi business card. Đây là một cách để quảng cáo về công ty của bạn rất rất hiệu quả mà lại tiết kiệm được chi phí.
Tuy nhiên, để tạo được một chữ ký tốt, và sử dụng chúng một cách hiệu quả, bạn cũng cần lưu ý một số điểm sau:
- Xác định rõ mục đích của chữ ký: Chữ ký dùng để cung cấp thông tin liên lạc? Dùng để giới thiệu về chuyên môn, sản phẩm, dịch vụ? .....
- Giới hạn chữ ký của mình trong khoảng 6 dòng trở lại, tránh dài dòng
- Tôn trọng bản quyền: Nếu bạn sử dụng câu danh ngôn của ai thì phải ghi rõ
- Tạo chữ ký ấn tượng: Nếu có thể được, bạn nên trang trí email signature của mình bằng các hình ảnh, đường bao,.... để chữ ký được bắt mắt hơn
- Lựa chọn chữ ký phù hợp với đối tượng nhận email: Ai là người sẽ đọc, loại giao tiếp, những người nào khác có thể đọc email này,...
- Suy nghĩ kỹ trước khi quyết định đưa địa chỉ, số điện thoại của mình
Như vậy, chúng ta cần phải xác định rõ các yêu cầu trên, từ đó sẽ xây dựng cho mình một chữ ký phù hợp với thông tin cần cung cấp, đối tượng nhận.
Các thông tin thường có trong chữ ký
1.Tên của bạn
2.Chức danh/Vị trí
3.Tên công ty
4.Điện thoại
5.Địa chỉ Website
Ngoài ra, chúng ta còn có thể bổ sung thêm các thông tin khác vào chữ ký
1.Số fax
2.Email (Người nhận email đã có địa chỉ email của bạn, nhưng đôi khi việc đưa thêm địa chỉ email vào chữ ký sẽ làm cho người nhận dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm, nhớ địa chỉ email của bạn)
3.Địa chỉ công ty
4.Điện thoại khác
Ví dụ về chữ ký
Tùy theo tính chất công việc mà bạn lựa chọn mẫu phù hợp để dùng. Ngoài ra, để tăng tính chuyên nghiệp cho công ty, các anh chị làm các công việc có tính chất giống nhau thì nên dùng chung một mẫu thiết kế, đặc biệt là các anh chị làm việc ở các bộ phận thường xuyên giao tiếp với bên ngoài./.
