Mengelola Event
Monday, 12. October 2009, 02:27:27
Dewasa ini marak bermunculannya Organisasi Event atau Event Organized (EO), atau mungkin dengan peristilahan. Lain seperti : Manajemen Event, Panitia Kegiatan Pertunjukan, Show Manajemen, dll. Menjamurnya kegiatan ini di kalangan anak muda umumnya didorong dari berbagai pengalaman di sekolah atau lingkungan ketika mengadakan sebuah kegiatan.
Pada dasarnya semua sama adalah mengelola sebuah acara agar berlangsung dengan sukses. Sebagai indikator suksesnya acara biasanya adalah partisipasi pengisi acara sangat diapresiasi oleh penonton yang hadir. Lantas selama pertunjukan berlangsung tidak ada kendala teknis. Apalagi bila sebuah acara memang memiliki tujuan untuk bisnis atau mencari pendapatan. Tentunya akan diperoleh sejumlah dana hasil dari penjualan acara tersebut. Entah hasil keuntungan tersebut untuk kegiatan bisnis semata atau kegiatan amal. Sama saja...
Apa yang harus menjadi pijakan untuk menciptakan sebuah acara menjadi menarik? Ini harus dimulai dengan Tema, lalu berkembang menjadi konsep acara sesuai dengan misi dari pertunjukan atau kegiatan tersebut. Tema harus menggambarkan tentang sesuatu yang besar, yang dapat memberikan keleluasaan untuk mengembangkan konsep acara.
Sebagai contoh :
Tema : Bangun Pemuda Pemudi Indonesia
Anak Tema : Kreativitas Bandung yang Tidak Pernah Berhenti.
Konsep : Forum Kreativitas (bisa lebih detail lagi)
Bentuk : Pentas Seni dan Lomba Kreativitas
Event akbar "F2WL" di kampus SMA Negeri 2 Bandung tahun 2006
Komponen-komponen sangat dibutuhkan.
Sebuah event dengan skala kecil maupun besar, penyelenggara harus memperhatikan secara utuh segala komponen seluruh aktivitas.
A. Nonteknis.
•Manajerial/Organisasi ; Struktur Organisasi, Job Description, dll
•Administrasi ; proposal, surat menyurat, dll
•Kesekretariatan ; Ruang khusus, Telepon, Website, e-mail, dll
•Dana/Keuangan ; Modal Awal, Donasi, Sponsorship, Tiket, dll
•Perijinan ; Kepolisian Wilayah, RT, RW, Tetangga, dll
B. Teknis
•Acara / Materi ; pentas musik, drama, seminar, pameran, talkshow, lomba-lomba, dll.
•Gedung Pertunjukan/ Panggung/Arena ; In Door atau Out Door
•Listrik (sumber PLN atau Genset Diesel sesuai dengan daya yang dibutuhkan)
•Sounds System ; Output ; ... watt, kebutuhan listrik, system yang digunakan.
•Alat Musik / Music Equipments
•Lighting System ; berapa partisi, jenis lampu, kebutuhan listrik
•Tempat Penonton (kapasitas pengunjung)
•Area Parkir Kendaraan
•Artis Room (back stage, ruang rias, ruang persiapan, dll)
•Properti
•Dekorasi
•Pintu keluar masuk penonton (tiket box, pintu masuk terpisah dengan keluar)
C. Daya Dukung / Produksi
•Publikasi ; Pamflet, Poster, Baligo, Flyer, Spanduk, media elektronik, dll
•Keamanan ; Tim Keamanan, Aparat Kepolisian, Keamanan Swasta, Parkir
•Konsumsi ; Peserta Acara, Undangan, Panitia, Petugas Lapangan/Pekerja, dll
•Dokumentasi ; Foto dan Video
•Transportasi
•Pembantu Umum
Komponen-komponen di atas tentunya tidak mutlak. Semua disesuaikan dengan bobot bentuk kegiatan. Seperti menyelenggarakan Pameran atau Seminar tentunya tidak sama dengan Pertunjukan Musik.
Tahapan Persiapan Penyelenggaraan.
1.Pembentukan Panitia.
2.Menentukan Tema – Konsep – Bentuk
3.Persiapan Administrasi : proposal, perijinan
4.Menggalang Dana / Modal / Suporting Finance / Sponsor, dll
5.Rapat Kerja Penyelenggara (Laporan, Tindak Lanjut, Evaluasi dan Arahan)
6.Persiapan Teknis
7.Monitoring kerja penyelenggara dan evaluasi
8.Latihan – latihan (jika materi berupa produksi karya)
9.Gladi Kotor
10.Gladi Resik
11.Pelaksanaan
12.Laporan
Menggambarkan berbagai persoalan dalam penyelenggaraan event, masalah ’perijinan’ adalah hal yang harus menjadi perhatian utama. Khususnya dengan pihak-pihak yang terkait dengan isi kegiatan dan tempat. Kegiatan apapun yang Anda rencanakan harus mendapat legalitas. Untuk sebuh event yang cukup besar biasanya persyaratan standar kepolisian diantaranya : sirkulasi pengunjung/penonton yang baik, tersedianya unit ambulance, dan tersedianya unit pemadam kebakaran.
Daftar Gedung Pertunjukan Representatif di Kota Bandung
1.Sasana Budaya Ganesha, Jl. Tamansari Bandung
Gedung Sabuga memiliki kapasitas pengunjung 6000 orang di ruang utama. Gedung ini dilengkapi fasilitas yang sangat lengkap ; Ruang ber-AC, Kursi Penonton, Panggung Luas, Parkir, Soundsystem Standar, Big Screen, Multimedia, Lighting System Standar, dll.
Akustik Ruang : Sangat Baik (****).
2.Taman Budaya Jawa Barat, Jl. Bukit Dago Utara Bandung
TBJB memiliki dua tempat pertunjukan, yakni Teater Terbuka dan Teater Tertutup. Teater Tertutup kapasitas 800 org, Teater Terbuka 2000 org. Teater Tertutup dilengkapi Soundsystem Standar, Lighting System, Kursi Penonton (800), Backstage Room, Wisma, area parkir luas, dll.
Akustik Ruang : Sangat Baik (****)
3.Gedung Rumentangsiang, Jl. Baranangsiang – Kosambi – Bandung
Kapasitas penonton 400 orang. Area Parkir cukup sulit dikarenakan berada di tengah keramaian pasar Kosambi. Gedung ini lebih sering digunakan untuk pertunjukan teater dan seni-seni tradisi.
Akustik Ruang : Baik (***)
4.Gedung YPK (**), Jl. Naripan Bandung
Gedung ini memiliki sejarah yang panjang sebagai tempat lahirnya perfilman Indonesia. Hingga kini gedung ini lebih dikenal sebagai tempat pertunjukan Wayang Tradisi.
5.Gedung Sunan Ambu – STSI(***) , Jl. Buahbatu – Bandung.
6.Gedung Asia Africa Culture Centre (AACC), Jl. Braga – Bandung
Awalnya gedung ini menjadi sentral pertunjukan seni berbagai bentuk. Apalagi berdekatannya dengan gedung Asia Africa, menjadikan gedung ini sebagai tempat pertunjukan berbagai macam seni pertunjukan dari berbagai bangsa di Asia Africa. Tetapi sayangnya belakangan, gedung ini boleh dikatakan mati.
7.Eldorado Dome(***) – Jl Setiabudhi Bandung. Digunakan untuk Umum.
8.Bumi Sangkuriang(***) , Jl. Ki Putih – Ciumbeuleuit.
9.Auditorium Maranatha(****), Jl. Prof. Dr. Suryasumantri Bandung. Digunakan terbatas untuk lingkungan Universitas Maranatha.
10.Aula Barat / Timur ITB(****), Jl. Ganesha Bandung. Digunakan terbatas untuk lingkungan ITB.
11.Gedung Landmark(**) – Jl. Braga Bandung. Biasanya digunakan untuk pameran, seminar, dll.
12.Padepokan Seni Bandung(**), Jl. Peta – Bandung. Bentuk teater terbuka dan tertutup yang biasanya digunakan untuk pengembangan/pelestarian nilai seni pertunjukan tradisi.
Pada dasarnya semua sama adalah mengelola sebuah acara agar berlangsung dengan sukses. Sebagai indikator suksesnya acara biasanya adalah partisipasi pengisi acara sangat diapresiasi oleh penonton yang hadir. Lantas selama pertunjukan berlangsung tidak ada kendala teknis. Apalagi bila sebuah acara memang memiliki tujuan untuk bisnis atau mencari pendapatan. Tentunya akan diperoleh sejumlah dana hasil dari penjualan acara tersebut. Entah hasil keuntungan tersebut untuk kegiatan bisnis semata atau kegiatan amal. Sama saja...
Apa yang harus menjadi pijakan untuk menciptakan sebuah acara menjadi menarik? Ini harus dimulai dengan Tema, lalu berkembang menjadi konsep acara sesuai dengan misi dari pertunjukan atau kegiatan tersebut. Tema harus menggambarkan tentang sesuatu yang besar, yang dapat memberikan keleluasaan untuk mengembangkan konsep acara.
Sebagai contoh :
Tema : Bangun Pemuda Pemudi Indonesia
Anak Tema : Kreativitas Bandung yang Tidak Pernah Berhenti.
Konsep : Forum Kreativitas (bisa lebih detail lagi)
Bentuk : Pentas Seni dan Lomba Kreativitas
Event akbar "F2WL" di kampus SMA Negeri 2 Bandung tahun 2006
Komponen-komponen sangat dibutuhkan.
Sebuah event dengan skala kecil maupun besar, penyelenggara harus memperhatikan secara utuh segala komponen seluruh aktivitas.
A. Nonteknis.
•Manajerial/Organisasi ; Struktur Organisasi, Job Description, dll
•Administrasi ; proposal, surat menyurat, dll
•Kesekretariatan ; Ruang khusus, Telepon, Website, e-mail, dll
•Dana/Keuangan ; Modal Awal, Donasi, Sponsorship, Tiket, dll
•Perijinan ; Kepolisian Wilayah, RT, RW, Tetangga, dll
B. Teknis
•Acara / Materi ; pentas musik, drama, seminar, pameran, talkshow, lomba-lomba, dll.
•Gedung Pertunjukan/ Panggung/Arena ; In Door atau Out Door
•Listrik (sumber PLN atau Genset Diesel sesuai dengan daya yang dibutuhkan)
•Sounds System ; Output ; ... watt, kebutuhan listrik, system yang digunakan.
•Alat Musik / Music Equipments
•Lighting System ; berapa partisi, jenis lampu, kebutuhan listrik
•Tempat Penonton (kapasitas pengunjung)
•Area Parkir Kendaraan
•Artis Room (back stage, ruang rias, ruang persiapan, dll)
•Properti
•Dekorasi
•Pintu keluar masuk penonton (tiket box, pintu masuk terpisah dengan keluar)
C. Daya Dukung / Produksi
•Publikasi ; Pamflet, Poster, Baligo, Flyer, Spanduk, media elektronik, dll
•Keamanan ; Tim Keamanan, Aparat Kepolisian, Keamanan Swasta, Parkir
•Konsumsi ; Peserta Acara, Undangan, Panitia, Petugas Lapangan/Pekerja, dll
•Dokumentasi ; Foto dan Video
•Transportasi
•Pembantu Umum
Komponen-komponen di atas tentunya tidak mutlak. Semua disesuaikan dengan bobot bentuk kegiatan. Seperti menyelenggarakan Pameran atau Seminar tentunya tidak sama dengan Pertunjukan Musik.
Tahapan Persiapan Penyelenggaraan.
1.Pembentukan Panitia.
2.Menentukan Tema – Konsep – Bentuk
3.Persiapan Administrasi : proposal, perijinan
4.Menggalang Dana / Modal / Suporting Finance / Sponsor, dll
5.Rapat Kerja Penyelenggara (Laporan, Tindak Lanjut, Evaluasi dan Arahan)
6.Persiapan Teknis
7.Monitoring kerja penyelenggara dan evaluasi
8.Latihan – latihan (jika materi berupa produksi karya)
9.Gladi Kotor
10.Gladi Resik
11.Pelaksanaan
12.Laporan
Menggambarkan berbagai persoalan dalam penyelenggaraan event, masalah ’perijinan’ adalah hal yang harus menjadi perhatian utama. Khususnya dengan pihak-pihak yang terkait dengan isi kegiatan dan tempat. Kegiatan apapun yang Anda rencanakan harus mendapat legalitas. Untuk sebuh event yang cukup besar biasanya persyaratan standar kepolisian diantaranya : sirkulasi pengunjung/penonton yang baik, tersedianya unit ambulance, dan tersedianya unit pemadam kebakaran.
Daftar Gedung Pertunjukan Representatif di Kota Bandung
1.Sasana Budaya Ganesha, Jl. Tamansari Bandung
Gedung Sabuga memiliki kapasitas pengunjung 6000 orang di ruang utama. Gedung ini dilengkapi fasilitas yang sangat lengkap ; Ruang ber-AC, Kursi Penonton, Panggung Luas, Parkir, Soundsystem Standar, Big Screen, Multimedia, Lighting System Standar, dll.
Akustik Ruang : Sangat Baik (****).
2.Taman Budaya Jawa Barat, Jl. Bukit Dago Utara Bandung
TBJB memiliki dua tempat pertunjukan, yakni Teater Terbuka dan Teater Tertutup. Teater Tertutup kapasitas 800 org, Teater Terbuka 2000 org. Teater Tertutup dilengkapi Soundsystem Standar, Lighting System, Kursi Penonton (800), Backstage Room, Wisma, area parkir luas, dll.
Akustik Ruang : Sangat Baik (****)
3.Gedung Rumentangsiang, Jl. Baranangsiang – Kosambi – Bandung
Kapasitas penonton 400 orang. Area Parkir cukup sulit dikarenakan berada di tengah keramaian pasar Kosambi. Gedung ini lebih sering digunakan untuk pertunjukan teater dan seni-seni tradisi.
Akustik Ruang : Baik (***)
4.Gedung YPK (**), Jl. Naripan Bandung
Gedung ini memiliki sejarah yang panjang sebagai tempat lahirnya perfilman Indonesia. Hingga kini gedung ini lebih dikenal sebagai tempat pertunjukan Wayang Tradisi.
5.Gedung Sunan Ambu – STSI(***) , Jl. Buahbatu – Bandung.
6.Gedung Asia Africa Culture Centre (AACC), Jl. Braga – Bandung
Awalnya gedung ini menjadi sentral pertunjukan seni berbagai bentuk. Apalagi berdekatannya dengan gedung Asia Africa, menjadikan gedung ini sebagai tempat pertunjukan berbagai macam seni pertunjukan dari berbagai bangsa di Asia Africa. Tetapi sayangnya belakangan, gedung ini boleh dikatakan mati.
7.Eldorado Dome(***) – Jl Setiabudhi Bandung. Digunakan untuk Umum.
8.Bumi Sangkuriang(***) , Jl. Ki Putih – Ciumbeuleuit.
9.Auditorium Maranatha(****), Jl. Prof. Dr. Suryasumantri Bandung. Digunakan terbatas untuk lingkungan Universitas Maranatha.
10.Aula Barat / Timur ITB(****), Jl. Ganesha Bandung. Digunakan terbatas untuk lingkungan ITB.
11.Gedung Landmark(**) – Jl. Braga Bandung. Biasanya digunakan untuk pameran, seminar, dll.
12.Padepokan Seni Bandung(**), Jl. Peta – Bandung. Bentuk teater terbuka dan tertutup yang biasanya digunakan untuk pengembangan/pelestarian nilai seni pertunjukan tradisi.
WIDGETIZE