Blog - Công Nghệ Thông Tin Y Tế - Medical Informatics

BS PHAN XUÂN TRUNG

Cơ sở dữ liệu được thu thập từ các phân hệ phần mềm như: tiếp nhận, thu phí, chỉ định, kê đơn, xét nghiệm... Những dữ liệu này được nhập liệu và phát sinh vấn đề:

1 Số liệu sai :
- Do nhập sai quy trình: khi phần mềm thiết kế không chặt chẽ, người sử dụng thực hiện sai quy trình mà không bị ngăn chặn dẫn đến tăng, giảm, chồng lấn số liệu.
Ví dụ: sau khi nhập liệu user nhấn enter và chờ hiệu ứng. Tuy nhiên do máy chạy chậm nên user nhấn enter nhiều lần. Kết quả là nhiều record được ghi vào dữ liệu.

- Sai thao tác: lẽ ra một bệnh nhân đến khám trái tuyến user phải check vào option "trái tuyến" nhưng lại bị bỏ qua. Cho đến khi nhấn nút enter hoàn tất 1 record thì phiếu in ra bệnh nhân thuộc diện "đúng tuyến", từ đó dẫn đến kết quả sai hàng loạt. Điều này cũng dễ xảy ra đối với những chi tiết được mặc định, ví dụ: ngày hết hạn BHYT được mặc định là 30/12/2010 nhằm giảm bớt thao tác nhập liệu. Tuy nhiên không phải thẻ nào cũng hết hạn vào ngày 30/12/2010. Nếu bỏ qua việc sửa ngày hết hạn thì số liệu bị sai.

- Nhầm lẫn số liệu: Khi nhập liệu, do nhiều nguyên nhân, user có thể nhập liệu sai. Các nguyên nhân có thể kể là: kiểu gõ chữ VNI hay Telex, chọn nhầm khoa khám, nhập thiếu ký tự trong bộ mã...

Những dữ liệu nhập sai này không dễ dàng được tiên đoán và lập trình ngăn chặn ngay. Những trường hợp sai sót lặp đi lặp lại phải được lập trình ngăn chặn, đưa ra những cảnh báo, câu hỏi xác định để bảo đảm thông tin chính xác.

Những trường hợp vô ý nhập sai không theo hệ thống thì cần phải được nhân viên IT điều chỉnh lại trong cơ sở dữ liệu. Việc can thiệp trực tiếp dữ liệu là điều tối kỵ, vì vậy cần có một bộ tool để sửa dữ liệu sao cho có thể kiểm soát được việc can thiệp này. Phần mềm YKHOA.NET có sẵn một bộ công cụ điều chỉnh số liệu, giúp IT có thể sửa dữ liệu theo yêu cầu người dùng.

2 Số liệu phình to:

Sau một thời gian nhập liệu, số liệu sẽ phình to gây nặng nề cho hệ thống. Những thao tác như truy tìm số liệu, báo cáo thống kê, in hóa đơn... sẽ chiếm nhiều thời gian để hoàn thành và thập chí làm treo toàn hệ thống.

Tại nhiều bệnh viện, mỗi lần in báo cáo quyết toán BHYT thì phần mềm phải "lục tung" máy chủ để kết nối số liệu vào báo cáo trong 1 kỳ. Do số liệu quá lớn, hệ thống đã phải mất đến 10 phút để hoàn tất. Trong khi đó, toàn bộ phần mềm cũng bị ảnh hưởng. Tình trạng này được khắc phục khi chuyển hệ thống báo cáo ra một máy trạm khác.

Thậm chí, tại BV AS chỉ in hóa đơn bệnh nhân nội trú thôi cũng làm treo hệ thống.

Có những số liệu cần phải được lưu lại trên hệ thống để tham khảo, ví dụ như kết quả xét nghiệm tiểu đường. Hàng tháng bệnh nhân đến khám và bác sĩ sẽ xem lại hồ sơ. Kết quả xét nghiệm tiểu đường phải được hiển thị đầy đủ qua thời gian để bs đánh giá được quá trình diễn tiến. Những dữ liệu này bắt buộc phải được lưu trữ thường trực trên hệ thống.

Có những số liệu chỉ dùng 1 lần, ví dụ: phiếu chỉ định. Khi BS chọn chỉ định và phiếu chỉ định đã được sử dụng để thu phí và thực hiện cận lâm sàng thì phiếu chỉ định này không còn giá trị sử dụng cho lần sau nữa. Mỗi ngày có hàng ngàn phiếu chỉ định được tạo ra và làm cho dữ liệu phình ra nhanh chóng, chiếm tài nguyên bộ nhớ. Tương tự với phiếu chỉ định là phiếu đăng ký khám, hóa đơn viện phí...

Đặc biệt ở khu vực chẩn đoán hình ảnh. Các hình ảnh x quang, siêu âm, nội soi được lưu trữ và làm phình dữ liệu. Nếu không biết cách lọc hình ảnh thì tài nguyên bị chiếm dụng vô lý.

Hệ thống YKHOA.NET đã thiết lập sẵn một công cụ quản lý dữ liệu giúp IT có thể nhìn vào biết ngay bảng dữ liệu nào chiếm nhiều tài nguyên, đe dọa hệ thống. Kèm theo đó là công cụ cắt dữ liệu để lưu trữ vào một nơi an toàn. Khi cần thiết phải tập hợp dữ liệu để thống kê thì sẽ có công cụ kết nối trở lại.


3 Số liệu bị đứt gãy :

Những dữ liệu được nhập vào mà không kiểm soát tốt sẽ phát sinh ra dữ liệu rác hoặc trùng lắp làm sai lệch thống kê.

Ví dụ:

- Cách đặt tên thuốc: khi kê đơn các bác sĩ khác nhau sẽ ghi tên thuốc khác nhau: Panadol, Panadol 500, Panadol 5g, Panadol 500mg, Panadol 500 mg, Panadol 500mgrs... Thực chất đây chỉ là 1 thuốc duy nhất nhưng được ghi khác nhau. Điều này dẫn đến khi thống kê sẽ phát sinh ra nhiều record khác nhau và không cộng tổng được cho thuốc Panadol 500mg.

- Cách ghi chẩn đoán: tương tự như tên thuốc, bác sĩ ghi chẩn đoán theo nhiều kiểu khác nhau: VDD, Viêm dạ dày, viêm bao tử, hội chứng dạ dày... chỉ để nói đến 1 bệnh là viêm dạ dày. Từ đó khi có yêu cầu thống kê về 1 mặt bệnh thì số liệu không thu thập đúng.

- Nhập lại 1 bệnh nhân thành nhiều bệnh nhân: theo hệ thống thì mỗi bệnh nhân đến sẽ có một mã số bệnh nhân duy nhất. Nhờ mã số đó, bv sẽ nhận diện bn là mới hay cũ. Hồ sơ BN sẽ căn cứ vào mã bệnh nhân để phân loại tài liệu. BS dễ dàng xem đầy đủ hồ sơ bệnh nhân nhờ có mã số bn. Tuy nhiên, bộ phận tiếp nhận bệnh nhân đã không quan tâm đến việc hỏi bn là mới hay cũ, có mã số bn không. Bất cứ bệnh nhân nào đến khám cũng đều nhập liệu lại và cấp mã số mới, từ đó dẫn đến tình trạng 1 bệnh nhân có nhiều mã số và hồ sơ bn không được sắp xếp chung vào một mã.

Số liệu đứt gãy do mất tính liên hoàn: một số bộ phận trong bệnh viện không dùng chung hệ thống mã số mà lắp ráp từ nhiều phần mềm khác nhau. Số liệu không được lưu chuyển trên cùng hệ thống dẫn đến mất liên lạc và không thống kê được.

Số liệu đứt gãy do sự cố mạng hoặc mất điện: khi sự cố xảy ra, hệ thống ngưng hoạt động và số liệu bị ngắt ngang. Mặc dù công việc bệnh viện vẫn tiếp tục nhưng số liệu không được nhập vào hệ thống và sau đó không được nhập bổ sung nên dẫn đến số liệu bị đứt gãy.

CÁC BIỆN PHÁP XỬ LÝ

Số liệu bệnh viện được nhập liệu vào hệ thống là kho tàng vô giá mà bệnh viện cần bảo quản cẩn trọng. Những số liệu này là vàng ròng cho công tác nghiên cứu khoa học, báo cáo thống kê.

Cần phải có các biện pháp bảo quản số liệu ngay từ khâu nhập liệu đến khâu lưu trữ. Các yêu cầu sau đây cần phải được đáp ứng:

- Phần mềm được lập trình chặt chẽ, ngăn chặn được các tình huống có thể xảy ra sai sót. Điều này chỉ có được đối với phần mềm đã được sử dụng trên nhiều bệnh viện, đã được cọ sát thực tế. Những phần mềm mới ra lò sẽ là một ổ lỗi cho bệnh viện. Dù cty cung cấp phần mềm có hệ thống kiểm lỗi cực kỳ giỏi thì cũng không thể bắt hết các lỗi xảy ra trong thực tế.

Một trong những ổ phát sinh lỗi là yêu cầu thêm tính năng, thay đổi quy trình phần mềm. Bản thân mỗi hệ thống đã có tính ổn định. Khi yêu cầu thêm tính năng hoặc thay đổi quy trình sẽ dẫn đến thay đổi hàng loạt mối quan hệ giữa các dữ liệu. Nhà cung cấp không thể bảo đảm cho khách hàng về mặt thời gian và tính chính xác sau khi nâng cấp. Khách hàng phải chấp nhận lỗi phát sinh và chờ vá lỗi.

- Phần mềm có hệ thống sửa lỗi. Các công cụ sẵn có của Cơ sở dữ liệu như SQL server, Oracle sẽ không giúp ích được trong vấn đề sửa lỗi dữ liệu. Muốn sử dụng tool có sẵn của SQL server thì nhân viên IT phải lão luyện. Tuy nhiên phần mềm YKHOA.NET đã tự tạo riêng cho mình một bộ công cụ sửa lỗi với giao diện thân thiện mà IT bệnh viện có thể an tâm dùng, không sợ làm tổn hại đến toàn hệ thống.

- Cần có mã chuẩn cho từng hệ thống dữ liệu. Ví dụ danh mục thuốc, danh mục chẩn đoán, danh mục xét nghiệm... phải có bộ mã riêng đồng thời có cơ chế autocomlete để dữ liệu nhập giống nhau.

- Người nhập liệu cần chú tâm và có kinh nghiệm sử dụng phần mềm.

- Bệnh viện cần trang bị các hệ thống back up dữ liệu và có chế độ kiểm tra dữ liệu định kỳ.

- BV cần có hệ thống hạ tầng tốt như: bộ lưu trữ điện, hệ thống chống sét, server kép... để đề phòng sự cố có thể xảy ra.

Nhiều người khi nói về CNTT y khoa ở các nước tiên tiến như Anh, Mỹ, Úc, Canada... thường nghĩ rằng đó là một hệ thống hoàn chỉnh và đắt tiền. Đắt tiền thì có, họ đã trả khá nhiều tiền cho các chương trình ehealth nhưng có được hệ thống phần mềm hoàn chỉnh hay không thì đó là chuyện khác.

Ở Canada: Một "nhà tham vấn" đã ăn của hệ thống ehealth Canada hàng trăm triệu dollars. Những khoản tiền vô lý được liệt kê trong các bảng hợp đồng khiến cho dân chúng giận dữ. Ví dụ: 1 giờ tham vấn giá 300 USD,
Xem:
http://www.youtube.com/watch?v=9wP6iTjmhDU&feature=related
http://www.youtube.com/watch?v=n3DY6yAAsZg&feature=related

Ở Mỹ: Một nghiên cứu của Harvard cho thấy bệnh viện đã đầu tư nhiều tiền cho CNTT nhưng những gì gặt hái được chỉ là một hệ thống quản lý hành chính chứ không mấy giúp ích cho bác sĩ hay bệnh nhân. Và số tiền mà bệnh viện đầu tư chẳng giúp cho họ tiết kiệm được tiền bạc.
http://www.thongtincongnghe.com/article/13587
http://www.computerworld.com/s/article/print/9141428/Harvard_study_Computers_don_t_save_hospitals_money

Ở Úc: Ủy ban quốc gia CNTT y tế đã liên tục nhận sự chỉ trích từ nhiều phía khi mà các dự án CNTT y tế quốc gia đi từ sai lầm này đến thất bại khác. Có một trang web hàng ngày liệt kê các sai lầm này.
http://aushealthit.blogspot.com/

Ở Anh: Nơi đầu tư tiền nhiều nhất cho CNTT y tế cũng đã đi từ thất bại này sang thất bại khác. Những thông tin về thất bại đó được cập nhật thường xuyên trên website:
http://www.e-health-insider.com/

Ở ta, Bộ Y Tế bị ê răng sau khi triển khai Medisoft 2003 trên toàn quốc. Phần mềm này miễn phí nhưng thật sự bệnh viện phải tốn kém nhiều chi phí cho việc mua sắm hệ thống mạng và trả công hướng dẫn, bảo trì... Cuối cùng thì không mấy ai xài đến. Giải pháp an toàn nhất là Bộ trưởng ra chỉ thị thúc đẩy trang bị phần mềm quản lý, cứ để bệnh viện tự lo liệu lấy.

Đã có không ít bệnh viện vì tuân lệnh theo chỉ thị mà vội vã tìm đối tác. Thử hỏi các nước tiên tiến mà còn thất bại thì CNTT Việt Nam tài ba cỡ nào để có thể làm được phần mềm quản lý bệnh viện theo chỉ thị BYT?! Hầu hết các bệnh viện lớn ở Hà Nội, Huế, Đà Nẵng, TPHCM đều ngậm quả đắng khi triển khai CNTT quản lý bệnh viện.

Nhiều giám đốc bệnh viện chỉ vì hám 30% tiền lại quả nên ký hợp đồng với các công ty phần mềm chuyên nghề dụ khị để gom tiền nhà nước. Khi hệ thống bấy nhầy ra thì không dám mở miệng bồi thường. Chỉ có bệnh viện nhân dân 115 là ngon, dám mạnh tay đuổi thẳng đối tác khi họ lèn èn quá lâu.

Hiện nay cũng có không ít BV đang sa lầy mà không biết.

BS PHAN XUÂN TRUNG

Máy tính không chỉ thay thế sổ sách. Việc sử dụng máy tính sao cho có hiệu quả là một vấn đề cải cách giúp phần mềm phát huy hiệu quả hơn.

Phân tích một vài hình ảnh thay đổi quy trình đi kèm máy tính:

Đối tượng dịch vụ:
- Trước: Khu vực thu phí chia thành các nhóm thu khác nhau tùy theo đối tượng: dịch vụ, BHYT, Trẻ em, Chính sách... Hình ảnh là tại quầy thu phí dịch vụ bệnh nhân rất đông, nhân viên làm việc liên tục trong khi bệnh nhân chờ thành hàng dài. Các quầy khác thì nhân viên ngồi chơi vì không có bệnh nhân.
- Sau: các nhân viên sử dụng phần mềm mạng có chức năng như nhau, công việc giống nhau, tiếp xúc với tất cả các đối tượng khác nhau. Bệnh nhân không cần phân biệt đối tượng, thấy quầy nào trống, ít người thì đến yêu cầu phục vụ. Công việc làm của nhân viên trở nên bình đẳng, giải quyết cho bệnh nhân ở mức độ lực luợng cao nhất.

Vị trí thu phí:
- Trước: Có bệnh viện rộng lớn, phòng khám và phòng cận lâm sàng đặt cách xa phòng thu phí. Bệnh nhân khám ở tầng lầu 3 phải xuống tầng trệt để đóng phí và sau đó phải đi xa 100 mét để được đo điện tim. Điều này gây lãng phí thời gian và sức khỏe của bệnh nhân khi phải di chuyển xa từ nơi này sang nơi khác.
- Sau: Các quầy thu phí được đặt ở các nơi khác nhau thuận tiện cho bệnh nhân giao dịch ở nơi gần nhất. Thông tin viện phí nằm chung server nên không lo việc thất thoát hay khó khăn trong thống kê.

Đồng hóa chức năng hành chính:
- Bệnh nhân đến khám phải theo một quy trình: đăng ký khám > đóng tiền > khám > đóng tiền > xét nghiệm > lấy đơn thuốc > thanh toán BHYT > nhận thuốc.
Vì đi theo quy trình như vậy, bệnh nhân phải xếp hàng dài tại từng khâu của quy trình.
- Rồng rắn đăng ký, rồng rắn đóng tiền, rồng rắn khám, rồng rắn xét nghiệm... rồng rắn thanh toán BHYT, rồng rắn lãnh thuốc...
Thay đổi quy trình: Các quầy tiếp đón, thu phí, BHYT làm việc như nhau vào cùng thời điểm. Bệnh nhân đến bất cứ quầy nào cũng được đăng ký khám, đóng tiền và thanh toán BHYT. Tất cả các nhân viên cùng tham gia công việc mà không chờ làm việc tuần tự theo quy trình cũ.



Bác sĩ xem bệnh sử và kết quả CLS tại máy tính, bệnh nhân xem hồ sơ bệnh án trên mạng internet:
- Sau khi lấy mẫu bệnh phẩm xét nghiệm, bệnh nhân được hẹn chờ nhận kết quả xét nghiệm trước khi nhận đơn thuốc. Lại một hàng đợi nhận kết quả đầy phiền phức. Thay vì vậy, bệnh nhân sẽ đến phòng khám, chờ lấy đơn thuốc. Tại đây BS có thể xem kết quả xét nghiệm và những cận lâm sàng khác. Khi in đơn thuốc, BS in luôn kết quả xét nghiệm trả cho bệnh nhân.
- Bệnh nhân không phải lúc nào cũng có đủ thời gian để chờ đợi kết quả xét nghiệm rồi nhận đơn thuốc. Bằng internet, bệnh nhân có thể xem kết quả xét nghiệm đã có chưa, tự tay in kết quả đó, mang đến cho BS vào một thời điểm thuận tiện nhất.

Những thay đổi quy trình kể trên giúp giảm lượng thời gian chết do phải xếp hàng đợi hoặc do di chuyển xa, tận dụng toàn bộ nhân sự hành chánh, công bằng trong công việc.