Creative Landscape

Non ci credete? Pensateci un attimo. Una cosa, una qualsiasi cosa, anzi ogni cosa, può servire e non servire. Non esistono altre categorie se non quelle del "servire sì/servire no". Qualsiasi buona prassi organizzativa si fonda sul gettare ciò che non serve, usare ciò che serve (cioè trasformare ciò che serve nell'oggetto del suo servigio), e sul differire ciò che per varie ragioni -- tempo, risorse, dubbi, etc... -- non può essere scelto/gettato ora (differire per poi fare, ovviamente!). Ora, per quale ragione noi diciamo che la cosa A è una "cosa da fare" e la cosa B non appartiene a questa categoria (to do) ma ad altre (supponiamo annotazioni, informazioni, ecc...)? La ragione è che non abbiamo bastanti elementi per definire a cosa possa servirci B in relazione a una sua implementazione in "cose da fare". In sostanza, noi collochiamo le percezioni in due grandi categorie -- "cose da fare" e (di conseguenza) "NON cose da fare" -- in relazione alla nostra capacità di vedere in che modo una cosa possa tradursi in cose da fare.

Faccio un esempio. Conosco una ragazza di nome Silvia Taldeitali. So che abita in via Padova n. 99, a Vicenza. Qualcosa mi dice che devo annotarmi queste cose. Perchè devo annotarmi queste cose? Per varie ragioni potenziali: può diventare un'amica, una collega, un'amante. L'informazione SILVIA TALDEITALI VIA PADOVA 99 VICENZA non viene inserita nei "to do", e dunque viene inserita nei "non to do". Ma in questo modo la metto in attesa. Non so se questa informazione si tradurrà in qualcosa: ho pronunciato un pigrissimo "non so", piuttosto che un netto "sì/no". Questo non è un atteggiamento produttivo: censura ed enfatizza le percezioni in relazione all'ispirazione del momento, si limita a raccogliere le mele che cadono spontaneamente dai rami.

Al contrario, servirebbe un metodo per rendere operative tutte le nostre percezioni. Se è una percezione, devi usarla in qualche modo. Al limite la puoi anche gettare, ma la devi gettare consapevolmente, e non a causa di una pigrizia che "di fatto" te l'ha fatta gettare senza magari che te ne rendessi conto. Quante sono le cose importanti che non fai? Quante sono le cose inutili che continui a fare? Ecco: il metodo GISA serve esattamente a questo, a dare consapevolezza di ciò che facciamo e di ciò che non facciamo. Vediamolo nel dettaglio. (Brutalmente parlando, se non trovo niente da fare con Silvia Taldeitali, devo avere il coraggio di gettarla e non pensarci più!)

Postulato fondamentale del GISA

Tutto ciò che stimola la tua attenzione è una "cosa da fare". Se non la vedi come cosa da fare significa che non hai le informazioni che ti consentono di vederla subito come tale (cioè di trasformarla in azioni). Semplicemente, devi trovare queste informazioni.

Ulteriori concetti

1. Una cosa può essere "fatta" anche se la getti. Ma la devi gettare consapevolmente ("la faccio gettandola, e liberando risorse per fare dell'altro").

2. Tutte le cose fatte -- siano esse fatte in quanto tali, siano esse fatte in quanto gettate consapevolmente -- devono essere ricordate nel loro contenuto informativo, e nel contempo contrassegnate come fatte per darci modo di mappare la nostra velocità nel fare le cose. Questo ci permette da un lato di conservare informazioni utili in futuro, e dall'altro di tornare sui nostri passi in caso di informazioni che abbiamo gettato consapevolmente, ma che magari si sarebbero rivelate utili in altri contesti.

3. Il supporto per implementare questo procedimento deve essere semplice ed efficace. Ti deve permettere di usare il tuo pensiero e stivare le informazioni utili in un luogo preciso e univoco. I documenti che possono nascere a partire da questo inbox possono essere infiniti, cartacei ed elettronici, ma il documento inbox resta unico, perchè devi trovare/raccogliere le cose in un luogo sempre a disposizione (io consigliodi portare questo moleskine sempre con te nel borsello).

Il mio metodo

Io uso, come detto, un'agenda moleskine che mi permette di avere contemporaneamente, per ogni settimana, un foglio con agenda (sinistra) e un foglio con block notes (destra). Se ho una cosa da fare, la scrivo nel foglio di destra. Quando la faccio, subito dopo la barro con una linea a pennarello rosso: questo mi permette di vedere che è barrata, ma anche di vedere quello che c'era scritto sotto. Se voglio annotarmi un'informazione che reputo importante, lo faccio sempre nel foglio di destra. Uso un asterisco per ogni paragrafo, in modo da evidenziare le singole cose senza mischiarle. E continuo così. Le cose da fare sono ovviamente le prime che faccio e che barro. Leggendo e rileggendo questi miei "listati" mi accorgo subito della percentuale di cose fatte e di cose non fatte (la percentuale di barre rosse rispetto al foglio). L'obiettivo è barrare tutto. Ovviamente, una volta fatte le cose da fare, mi trovo davanti alle semplici informazioni ancora da barrare: queste sono relativamente le più difficili, perchè devono essere trasformate in azioni. Se riesco a tradurle in azioni da fare, le barro, sostituendole (nelle righe dopo) con le azioni trovate e che andrò a fare e barrare poi. Se non ci riesco, rifletto. Se sono cose importanti, le lascio stare e passo avanti in attesa di qualche ispirazione: ci tornerò, anche perchè vedo subito che sono ancora da fare. Se invece ritengo di doverle gettare, le barro e basta e non ci penso più. L'informazione in ogni caso si conserva al di sotto delle varie barre rosse. Da notare che l'agenda mi permette di annotare, contemporaneamente a questa lista parallela, tutti i miei appuntamenti, che sono "cose da fare" per definizione. Il mio inbox personale racchiude tutto, e mi permette di tenere traccia di tutto.

Riassumendo...

Trasforma tutto in azioni che reputi giuste! E agisci, al limite anche gettando!
Annota tutte le tue percezioni interessanti. Tutto quello che suscita la tua attenzione. Tutto quello che pensi possa esserti utile.
Controlla costantemente le tue liste di annotazioni, e considerale "cose da fare".
Se puoi farle subito, falle.
Se puoi trasformarle subito in cose da fare, barrale, e riscrivile sempre in forma di linea di listato. Ripeti il processo di controllo/azione.
Se non riesci a farle/trasformarle lasciale non barrate. Le ricontrollerali in un altro tempo.
Se ritieni di non poterle in alcun modo utilizzare, barrale come fatte ugualmente e considerale cose gettate definitivamente.
Se per barrare usi un inchiostro colorato semitrasparente puoi mantenere traccia dell'informazione. Questo è molto utile. Una cosa fatta può contenere un'informazione utilizzabile anche per altre cose (un numero di telefono, un sito, un indirizzo, ecc...).

Se il metodo ti piace, se hai iniziato a utilizzarlo e ti ha aiutato, mandami un feedback. Sarò felice di condividere con te i piccoli grandi miglioramenti che hai ottenuto!!

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Aggiornamento 11/02/2009
C'è qualcuno che ha pensato al GISA. Molto, molto dopo che ci ho pensato io.
Leggi qui http://my.opera.com/philweblog/blog/2009/02/11/il-miglior-sistema-organizzativo-del-cosmo