Roberto Glioche (RCCG)

4.6.1.Valor dos documentos
Em relação ao seu valor, os documentos podem ser:
Permanentes vitais  aqueles que devem ser conservados indefinidamente por serem de importância vital para a organização.
Permanentes  são os que, pela informação que contêm, devem ser conservados indefinidamente.
Temporários –> quando se pode determinar um prazo ou determinada data em que cessa o valor do documento.
4.6.1.1.Distinção entre valores primários e secundários
Os valores inerentes aos documentos públicos são de duas categorias: valores primários, para a própria entidade onde se originaram os documentos, e valores secundários, para outras entidades e utilizadores privados.
4.6.1.2.Distinção entre valores probatórios e informativos
Pode-se determinar mais facilmente os valores secundários de documentos oficiais se os analisarmos em relação a dois aspectos: a) a prova que contêm da organização e do funcionamento do órgão governamental que os produziu, ou seja, todos os documentos essenciais relativos à origem, ao desenvolvimento e ao funcio-namento de um órgão – documentos probatórios ou demonstrativos, que contêm o testemunho da existência e das atividades do órgão; e b) a informação que contêm sobre pessoas, entidades, coisas, problemas, condições etc. com que o órgão governamental haja tratado.
Os valores inerentes aos documentos decorrentes da prova que contêm da organização e funções serão chamados de valores probatórios. Os valores inerentes aos documentos devido à informação que contêm serão chamados de valores “informativos”. A informação pode relacionar-se, de modo geral, a pessoas (físicas e jurídicas), coisas ou fenômenos, sabendo-se que os dois tipos de valores não se excluem mutuamente.
4.6.1.3.Valores probatórios
Um governo responsável deve preservar um mínimo de provas de como era a sua organização e de como funcionava, em todos os seus numerosos e complexos setores. Todos os arquivistas admitem que o mínimo a ser guardado são os docu-mentos sobre a organização e o funcionamento. Mediante uma seleção criteriosa de vários grupos e séries, um arquivista pode reunir, em um corpo de documentos relativamente pequeno, todos os fatos de importância sobre a existência de um órgão. Pa-ra efeito probatório deve-se procurar responder as seguintes perguntas: “o que era o negócio?”, “como era conduzido, por quem e com que resultados?”.
As estimativas de valores probatórios devem ser feitas com base no conhecimento completo da documentação do órgão; não devem ser feitas tomando-se por base parte da documentação e não importa quão bem concebido e bem executado seja um programa histórico; jamais poderá produzir trabalhos que sirvam como substitutivos dos documentos originais.
Outro ponto importante a ser considerado é o de que se os documentos visam a servir como prova da organização e função, há que ser mantido o arranjo que lhes foi dado pelas unidades administrativas que os criaram; não se deve reorganizá-los pelos assuntos ou por outro princípio qualquer.
4.6.1.4.Valores Informativos
Os valores informativos derivam da informação contida nos documentos oficiais relativa aos assuntos de que tratam as repartições públicas e não da informação ali existente sobre as próprias repartições. A maioria dos documentos oficiais modernos preservados em arquivos de custódia é valiosa, menos pela prova que oferecem da ação do governo, do que pela informação que apresentam sobre pessoas determinadas, situações, eventos, condições, problemas, coisas e propriedades que deram origem a competente ação.
Na apreciação do valor informativo existente nos documentos oficiais o arquivista não leva em consideração a origem dos documentos – que órgão os produziu, ou de que atividades resultaram. O interesse aqui reside na informação que contêm. Há alguns testes pelos quais se pode julgar dos valores informativos dos documentos oficiais. São eles: a) unicidade; b) forma; e c) importância.
4.6.1.4.1.Unicidade
Ao aplicar o teste o arquivista deve levar em conta tanto a unicidade da informação, quanto a unicidade dos documentos que contêm a informação. O termo “unicidade”, aplicado à informação, significa que a informação contida em determinados documentos oficiais não será encontrada em outras fontes documentárias de forma tão completa e utilizável. A informação é obviamente única se não pode ser encontrada em outro lugar. Para determinar se um corpo de documentos é a única boa fonte de informação sobre um dado assunto, é preciso ser um verdadeiro perito no mesmo.
O arquivista alemão Meissner formulou a máxima “a idade avançada deve ser respeitada” nos documentos. Os arquivistas de diversos países estabeleceram datas-limite antes das quais propõem que todos os documentos sejam conservados. Na Alemanha é o ano de 1700; na Inglaterra, 1750; na França, 1830; e na Itália, 1861. A data italiana corresponde aproximadamente, por coincidência histórica, à adotada pelo Arquivo Nacional dos Estados Unidos, onde se preservam quase todos os documentos ainda existentes criados antes da Guerra Civil, iniciada em 1861.
4.6.1.4.2.Forma
Ao aplicar o teste forma, o arquivista deve novamente levar em conta: a) a forma da informação nos documentos, e b) a forma dos documentos.
A informação pode ser concentrada em documentos no sentido de que: a) uns poucos fatos são apresentados em dado documento sobre muitas pessoas, coisas ou fenômenos (informação extensa); b) muitos fatos são apresentados sobre algumas pessoas, coisas ou fenômenos (informação intensa); ou c) muitos fatos são apresentados sobre matérias diversas – pessoas coisas e fenômenos (informação diversa). Em geral, os documentos que representam concentração de informação são os que mais se prestam à preservação arquivística, pois os arquivos quase sempre têm problemas de espaço para a guarda de documentos.
O termo forma aplicado aos documentos e não à informação neles contida refere-se à condição física dos documentos oficiais. A condição física é importante, pois, se os documentos vão ser preservados num arquivo, devem apresentar-se de forma que possibilitem a outros, que não os próprios criadores, usá-los sem difi-culdade e sem recorrer a dispendiosos equipamentos mecânicos ou eletrônicos.
4.6.1.4.3.Importância
O arquivista presume que sua primeira obrigação é a de conservar a documentação que contenha informação que satisfará às necessidades do próprio governo, e depois disso, por mais indefinidas que sejam, as dos pesquisadores e do público em geral. Antes de aplicar o teste da importância, o arquivista deve estar certo de que os documentos satisfazem os testes de unicidade e forma. O teste de importância rela-ciona-se a fatores imponderáveis – a matérias que não podem ser avaliadas com real certeza. Os testes de unicidade e forma, ao contrário, referem-se a fatores ponderáveis – a assuntos que são passíveis de ser avaliados na base de fatos que não deixam dúvidas.
4.6.1.4.4.Documentos relativos a pessoas - seleção especial e amostra estatística
Na seleção de documentos, tendo em vista a informação que contêm sobre pessoas, dois critérios são possíveis. O primeiro é selecionar aqueles que represen-tam concentrações de informações, tais como formulários de recenseamentos cujos documentos de per si fornecem informação extensa, intensa ou diversa, em forma concentrada. O segundo é selecionar um certo número de documentos ou pastas que sejam representativos ou ilustrativos do todo, ou que sejam suficientes para esclare-cer os fenômenos investigados.
Na última alternativa, isto é, naquela de selecionar, para retenção, um número limitado de processos sobre indivíduos, dois princípios podem ser adotados: a) o de seleção especial; e b) o de amostra estatística.
4.6.1.4.5.Documentos relativos a coisas
No estudo dos documentos sobre coisas, os valores a serem considerados são os que derivam da informação que contêm ore as próprias coisas e não da informa-ção sobre o que acontece às coisas. Entre as coisas, o ser humano se preocupa, fundamentalmente, com a terra na qual vive.
4.6.1.4.6.Documentos relativos a fenômenos
O termo fenômeno refere-se aqui ao que ocorre com pessoas ou coisas. Se os fenômenos são antigos, interessam principalmente aos historiadores; se novos, aos sociólogos, economistas ou estudiosos de administração. Um arquivista, não importa qual seja sua experiência, ordinariamente apreciará os documentos principalmente por seu valor ou interesse histórico. A maioria dos arquivistas tende a preservar todos os documentos que se referem de maneira significativa a pessoas, episódios ou acontecimentos importantes.
Quanto a documentos mais recentes sobre assuntos sociais e econômicos, deve-se aplicar o princípio da seleção especial. Esse princípio significa, simplesmen-te, que alguns documentos são selecionados para preservação, porque contêm dados que são representativos ou ilustrativos do todo, porque tratam de um aconteci-mento ou ação importante ou significativa, ou porque contêm dados considerados próprios para um estudo de condições sociais e econômicas específicas. É bom distinguir-se imediatamente esse princípio do princípio de amostragem estatística. Este último, adotado no início do século XX, requer um conhecimento do método que o arquivista, em geral, não possui. As técnicas de coleta, classificação e análise estatística, de correlação de dados, cômputo de médias e probabilidades, previsões, curvas e compilação de números-índices são técnicas altamente especializadas, parte de uma disciplina distinta.