TIÊU CHUẨN BLOG

Bạn sẽ phải thay đổi chất lượng sản phẩm và dịch vụ của mình để giành lại hay tìm mới những thị trường do có thêm đối thủ cạnh tranh mới. Việc cải tiến đó của bạn cũng cần được quản lý sao cho bạn luôn chủ động trong kế hoạch sản xuất kinh doanh của mình.

Như vậy, cách thức quản lý chất lượng hiện tại của bạn nên có tính mở để có thể thích ứng với những thay đổi hay cải tiến mà bạn thực hiện trong tương lai để vẫn duy trì hay nâng cao hơn hiệu quả kinh doanh. Vậy bạn nên quản lý chất lượng theo cách thức nào?

Nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam và trên thế giới áp dụng cách thức quản lý chất lượng dựa trên mô hình Vòng tròn Deming P-D-C-A và đã thành công. Theo mô hình này, mọi nhiệm vụ đều là một quá trình của 4 bước nối tiếp nhau liên tục: Hoạch định - Thực hiện - Kiểm tra – Hành động cải tiến.

Hoạch định – Bạn cần đặt ra mục tiêu, vạch ra các bước thực hiện và phân bổ nguồn lực để thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định;

Thực hiện – Quá trình các hoạt động để đạt được mục tiêu đề ra;

Kiểm tra – Việc xem xét đánh giá các kết quả, hiệu quả của việc thực hiện;

Hành động cải tiến – Hành động điều chỉnh, khắc phục hay những thay đổi để bắt đầu cho chu kỳ mới, bắt đầu từ hoạch định.

Bạn có cần một Hệ thống Quản lý chất lượng?

Bạn đã thấy rằng quản lý và đảm bảo chất lượng không thể tách rời ra khỏi quản lý sản xuất kinh doanh, và là những công việc không hề đơn giản. Nó đòi hỏi bạn phải nỗ lực sao cho huy động các khả năng mà bạn có để thiết lập, vận hành và duy trì hàng loạt những công việc mà truớc kia bạn vẫn có thể cho rằng không liên quan gì đến sản xuất kinh doanh của bạn. Hơn nữa, những biến động thị trường và nhu cầu cải tiến chất lượng sản phẩm và dịch vụ đòi hỏi bạn phải luôn thay đổi.

Cả hai vấn đề nêu trên sẽ được giải quyết hiệu quả nếu như bạn có một khung cho cách thức quản lý chất lượng vì bạn sẽ tiết kiệm được những chi phí không cần thiết cho sự thay đổi đó.

Khung cách thức quản lý chất lượng đó chính là một hệ thống quản lý chất lượng (QMS). QMS sẽ giúp bạn quản lý và đảm bảo được chất lượng của sản phẩm và dịch vụ, luôn đáp ứng được những yêu cầu của khách hàng và luật định, và luôn chủ động trong cải tiến chất lượng, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

QMS thông dụng hiện nay, có tính mở cao nhất, được tiêu chuẩn hoá và được công nhận tại gần 200 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới là Tiêu chuẩn Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000. Module 4 sẽ trình bày kỹ hơn về Tiêu chuẩn này, cũng như một số tiêu chuẩn khác có liên quan.

Vai trò của Lãnh đạo cao nhất trong QMS

Bạn là lãnh đạo, là người quản lý cao nhất của doanh nghiệp, bạn có vai trò như thế nào trong QMS của doanh nghiệp?

Bạn là người thiết lập nên mục đích chung cho hoạt động sản xuất kinh doanh, là người định hướng cho doanh nghiệp. Nếu như bạn không coi trọng vai trò của chất lượng và quản lý chất lượng thì mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cũng không chú trọng đến chất lượng, bởi vì tất cả cán bộ công nhân viên đều muốn trông vào bạn để làm việc.

Bạn cũng sẽ phải tạo ra và duy trì một môi trường trong doanh nghiệp sao cho tất cả mọi người đều có thể tham gia vào trong các hoạt động chất lượng để đạt được mục đích chung mà bạn đã đặt ra.

Thực tiễn tại một doanh nghiệp chế biến gỗ ở Quy Nhơn cho thấy việc xây dựng và áp dụng QMS tại doanh nghiệp đã thất bại chỉ vì lý do nhà quản lý doanh nghiệp đã không thấu hiểu về chất lượng mặc dù lực lượng cán bộ công tác chất lượng của doanh nghiệp rất có năng lực và đầy nhiệt huyết. Nhiều đề xuất, bao gồm cả những đầu tư cần thiết cho QMS, của nhóm chất lượng đã không được chấp thuận. Nhiều cán bộ và công nhân không tham gia vào trong quá trình xây dựng QMS. Họ cũng không tuân thủ các yêu cầu về quản lý theo hệ thống. Hệ thống tài liệu QMS của doanh nghiệp do một người thực hiện. Năm vừa qua, doanh nghiệp thua lỗ hàng chục tỷ đồng chỉ do không đảm bảo được chất lượng sản phẩm như đã ký kết cho khách hàng.

Thông hiểu về Chứng nhận và Công nhận sẽ giúp ích cho bạn

Sự phát triển giao lưu thương mại, hợp tác kinh tế giữa các doanh nghiệp, ác tổ chức ở các vùng lãnh thổ khác nhau, các nước khau nhau trên thế giới đã tạo ra nhu cầu phải có những hệ thống chứng nhận và công nhận về chất lượng của sản phẩm hay về hệ thống quản lý chất lượng.

Ví dụ bạn đang sản xuất một sản phẩm thực phẩm để xuất khẩu sang một nước thuộc EU. Bạn đã công bố tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm ở Việt Nam, và nhận được chứng nhận bởi Trung tâm y tế dự phòng địa phương. Hệ thống quản lý chất lượng của bạn cũng đã đạt tiêu chuẩn ISO 9001:2000, hệ thống an toàn thực phẩm theo HACCP cũng đã phù hợp tiêu chuẩn TCVN 5603:1998. Cả hai chứng chỉ đó được Trung tâm chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn Quacert (Việt Nam), một tôt chức đánh giá chứng nhận, cấp. Tuy nhiên, hàng của bạn vẫn có thể bị trả lại (không được nhập và tiêu thụ tại nước thuộc EU kia). Lý do chỉ vì những chứng chỉ mà bạn đang có cho sản phẩm và hệ thống quản lý chất lượng của bạn chưa được công nhận tại nước đó, và tại EU. Tuy nhiên, nêu bạn chỉ tiêu thụ nội địa thì những chứng chỉ mà bạn đang có là hoàn toàn thích hợp và đầy đủ, do chúng được công nhận ở Việt Nam.

Như vậy, thông hiểu về hệ thống chứng nhận và công nhận sẽ giúp bạn tiết kiệm được chi phí, tránh lãng phí không cần thiết, giúp bạn chọn lựa được những tổ chức chứng nhận thích hợp, và phòng ngừa được những rủi ro gây thiệt hại về kinh tế và uy tín của bạn.

Gíới thiệu về Chứng nhận và Công nhận

Trong phần này, bạn sẽ làm quen với khái niệm về công nhận và chứng nhận về hệ thống quản lý chất lượng.

Chứng nhận là hoạt động mà một tổ chức trung lập (bên thứ 3) tiến hành nhằm xác nhận một sản phẩm, dịch vụ, hệ thống, quá trình hay vật liệu phù hợp với những yêu cầu cụ thể. Chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng thì có thể là chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Tổ chức tiến hành hoạt động chứng nhận gọi là tổ chức đánh giá chứng nhận, hay tổ chức chứng nhận.

Tổ chức xây dựng tiêu chuẩn (chẳng hạn như Tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hoá ISO) không được quyền chứng nhận sự phù hợp bất kỳ một tiêu chuẩn nào. Chứng chỉ phù hợp với tiêu chuẩn cụ thể được ban hành bởi tổ chức chứng nhận, ví dụ như tổ chức BVQI, hoàn toàn độc lập với tổ chức xây dựng tiêu chuẩn.

Công nhận là thủ tục mà một cơ quan hay tổ chức có thẩm quyền (gọi là tổ chức công nhận) đưa ra một công nhận chính thức rằng một tổ chức (tổ chức chứng nhận) có đủ năng lực để thực hiện đánh giá chứng nhận sự phù hợp đối với một tiêu chuẩn cụ thể.

Tổ chức công nhận thường được Chính phủ của một nước thành lập, chẳng hạn như tổ chức UKAS của Vương quốc Anh. Các tổ chức công nhận sẽ định kỳ đánh giá các tổ chức chứng nhận, quan sát các chuyên gia tiến hành đánh giá chứng nhận, để đảm bảo rằng tổ chức chứng nhận và chuyên gia của họ có đủ năng lực để thực hiện công việc đánh giá chứng nhận.

Hệ thống Chứng nhận và Công nhận

Phần này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin căn bản về hệ thống chứng nhận và công nhận về hệ thống quản lý chất lượng hiện nay ở Việt Nam.

Tổng cục Tiêu chuẩn, Đo lường và Chất lượng (STAMEQ) là cơ quan quản lý nhà nước về các vấn đề tiêu chuẩn, chất lượng. Liên quan đến công nhận và chứng nhận, Tổng cục có 3 tổ chức được coi là độc lập với nhau, đó là: Văn phòng Công nhận, Ban tiêu chuẩn, và Trung tâm chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn (Quacert). Chứng chỉ về hệ thống quản lý chất lượng nào đó của bạn do Quacert cấp thì được công nhận ở Việt Nam.

Nhưng bạn cũng thấy có khá nhiều các tổ chức chứng nhận quốc tế đang hoạt động ở Việt Nam, ví dụ như SGS (Thuỵ sỹ), ITS (Mỹ), BVQI (Anh), DAS (Anh), DNV (Na Uy), TUV Rheinland (Đức), TUV Nord (Đức), Apa (Pháp), QMS (Úc), …. Tất cả các tổ chức này đều cung cấp dịch vụ đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và một số tiêu chuẩn khác. Chứng chỉ đạt ISO 9001:2000 do họ cấp thì cũng được công nhận ở Việt Nam, và công nhận ở hầu hết các nước khác trên thế giới.

Nhưng với 1 số loại tiêu chuẩn khác thì không như vậy, chẳng hạn ví dụ về tiêu chuẩn ISO 22000:2005. Chỉ mới đây, SGS tại Thuỵ Sỹ và Đài loan mới được công nhận có đủ năng lực đánh giá chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn ISO 22000:2005 về hệ thống quản lý an toàn thực phẩm. Nhưng SGS Việt Nam thì chưa được công nhận, mặc dù SGS Việt Nam do SGS Đài Loan thành lập. Do vậy, nếu bạn muốn có chứng chỉ ISO 22000:2005 do SGS cấp và được công nhận ở EU thì bạn có thể phải trả chi phí cao hơn do phải có chứng chỉ của SGS Đài Loan.

Bạn nên tham khảo thật kỹ ngay ở các tổ chức chứng nhận đó hay sử dụng tổ chức tư vấn để giúp bạn có được quyết định chính xác

Có chứng nhận cho QMS của bạn như thế nào?

Sau đây là các bước hướng dẫn để bạn có được chứng nhận cho hệ thống quản lý chất lượng của bạn.

1. Quyết định và cam kết (sau khi thấy thực sự cần thiết) xây dựng và áp dụng một QMS theo một tiêu chuẩn nào đó (ví dụ ISO 9001:2000). Nhiều khi bạn cần được tư vấn để lạ chọn loại tiêu chuẩn thích hợp. Thông báo quyết định này cho toàn bộ cán bộ công nhan viên của bạn;
2. Tự tiến hành hoặc sử dụng tư vấn bên ngoài để xây dựng QMS cho doanh nghiệp. Nếu sử dụng tư vấn bên ngoài, bạn cần lựa chọn cẩn thận và triển khai theo hướng dẫn của tư vấn;
3. Lựa chọn tổ chức đánh giá chứng nhận dựa trên các tiêu chí chính sau: chứng chỉ được chấp nhận tại thị trường, chứng chỉ có uy tín, cung cấp thông tin tốt, thực sự quan tâm đến nhu cầu của bạn, cung cấp các dịch vụ gia tăng (như đào tạo thêm về đánh giá nội bộ), và giá cả thích hợp;
4. Đăng ký với tổ chức đánh giá, gửi tài liệu;
5. Thực hiện đánh giá thử (bạn có thể tự thực hiện hoặc tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành);
6. Thực hiện những nhắc nhở và chỉnh sửa hệ thống (nếu có) theo yêu cầu của đoàn đánh giá chính thức;
7. Duy trì vận hành hệ thống.

Các thủ tục thực hiện để đánh giá chi tiết sẽ phải được tổ chức đánh giá chứng nhận cung cấp đầy đủ.

Liên hệ về chất lượng ở Việt Nam

Bạn đang hoạt động sản xuất kinh doanh tại Việt Nam, bạn nên có một mạng lưới hợp tác, trao đổi và giải quyết các vấn đề liên quan đến chất lượng ngay tại Việt Nam. Cũng như nhiều nơi khác, các bên liên quan về chất lượng và hệ thống chất lượng được chia ra theo những nhóm sau:

1. Các cơ quan của Chính phủ, cấp quốc gia và cấp địa phương: là những cơ quan quản lý chuyên ngành sản xuất kinh doanh của bạn, quản lý về chất lượng và tiêu chuẩn.
Việc liên hệ với các cơ quan của Chính phủ ở cấp quốc gia và địa phương sẽ giúp bạn không chỉ có những thông tin được cập nhật về tiêu chuẩn liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh chuyên ngành của bạn mà còn giúp bạn có thể tham gia vào những chương trình hỗ trợ.

Mỗi địa phương cấp tỉnh và thành phố hiện nay đều có chương trình hỗ trợ kinh phí cho doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tiên tiến. UBND tỉnh hay thành phố thành lập Ban chỉ đạo chương trình, với trưởng ban là một Phó chủ tịch UBND cùng thành viên chủ yếu là cán bộ lãnh đạo của Chi cục Tiêu chuẩn Chất lượng, thuộc Sở Khoa học và Công nghệ của địa phương. Hiện nay những chương trình tại địa phương này thường tập trung cho áp dụng các tiêu chuẩn ISO 14001:2004, HACCP, ISO 22000:2005 và ISO 9001:2000 hành chính công. Bạn cần liên hệ với Chic cục để biết về thủ tục tham gia.

Các bộ quản lý chuyên ngành khác cũng có 1 số chương trình hay dự án hỗ trợ. Tuy nhiên, các dự án này thường mang tính chuyên ngành, chẳng hạn như Cục An toàn vệ sinh thực phẩm cũng có khả năng hỗ trợ một phần kinh phí cho ột số doanh nghiệp đăng ký áp dụng hệ thống an toàn thực phẩm HACCP và ISO 22000:2005.

Một số cơ quan chính phủ cấp quốc gia khác cũng có những chương trình hay dự án hỗ trợ (như Bộ Thương Mại) nhưng thường không có quy mô rộng và thường là trình diễn trọng điểm.

2. Các dự án và trung tâm hỗ trợ: là các tổ chức và hoạt động nhằm khuyến khích bạn áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng, nâng cao chất lượng sản phẩm. Nhiều dự án và trung tâm trực thuộc các cơ quan của Chính phủ.
Hiện có nhiều dự án và trung tâm hỗ trợ, đặc biệt là hỗ trợ kỹ thuật, cho các doanh nghiệp thuộc nhiều ngành lĩnh vực khác nhau về quản lý nói chung và quản lý chất lượng nói riêng. Nhiều dự án và trung tâm hỗ trợ trực thuộc các cơ quan của các bộ ngành.

Bạn có thể liên hệ tới:

Trung tâm hỗ trợ kỹ thuật tại Hà Nội của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, của Tổng cục Tiêu chuẩn, Đo lường Chất lượng, của Phòng Thương mại và Công nghiệp, của Bộ Thuỷ sản, và của các địa phương;

Các bộ chuyên ngành cũng đang có nhiêu dự án, trong đó hoạt động về chất lượng và đảm bảo chất lượng rất được chú trọng. Đó là những dự án thuộc Bộ Thuỷ sản cho các doanh nghiệp chế biến thuỷ sản xuất khẩu, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn với các dự án của GTZ về lâm nghiệp và chế biến gỗ, Bộ Công nghiệp với các dự án về môi trường, Bộ Lao động Thương Binh và Xã hội với các dự án về an toàn lao động và môi trường,…

3. Các tổ chức phi chính phủ (NGOs) và các hội, hiệp hội: những tổ chức này thường có các dự án hỗ trợ từ các tổ chức và chương trình nước ngoài.
Các tổ chức phi chính phủ và hiệp hội cũng sẵn sàng hợp tác với bạn trong các vấn đề liên quan đến chất lượng và quản lý.

Bạn có thể liên hệ tới:

Các tổ chức phi chính phủ như Oxfam Canada, hay các trung tâm khoa học kỹ thuật đăng ký tại các Sở Khoa học Công nghệ tại địa phương, hoặc thuộc các hội khoa học kỹ thuật.

Các hiệp hội như hiệp hội các doanh nghiệp trẻ Việt Nam, Hiệp hội các doanh nghiệp vừa và nhỏ Hà Nội, Liên minh các hợp tác xã Việt Nam, Liên hiệp hội khoa học kỹ thuật Việt Nam, các hội khoa học kỹ thuật chuyên ngành (57 hội), Câu lạc bộ Chất lượng tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh,…

Nhiều hội và trung tâm cung cấp các dịch vụ tư vấn về chất lượng và hệ thống quản lý chất lượng cho bạn.

4. Các tổ chức quốc tế về tư vấn và chứng nhận.
Có rất nhiều các tổ chức chứng nhận quốc tế đang chính thức hoạt động tại Việt Nam. Bạn có thể liên hệ tới BVQI, DAS, ITS, ABS-QE, SGS, DNV, TUV Nord, TUV Rheiland, QMS, Global, Quacert, APA, …

Số lượng các tổ chức tư vấn thì còn nhiều hn rất nhiều, với đa số là của Việt Nam. Những tổ chức tư vấn của Việt Nam thường do các cán bộ đã từng làm trong các tổ chức về chất lượng, bao gồm cả đánh giá và tư vấn của nước ngoài. Đa số các tổ chức tư vấn đều có thể tư vấn khá tốt về ISO 9001:2000 nhưng chỉ có 1 số ít đối với những tiêu chuẩn chuyên ngành riêng.

Bạn có thể liên hệ tới: Apave, BV, VPC, 3A, KIS, Ahead, PNQ, IMTS, … rất nhiều. Tuy nhiên cũng giống như các tổ chức chứng nhận, thường thì các tổ chức tư vấn này sẽ chủ động liên hệ với bạn trước.


(THEO ASMED)